運用計算機技術加強中職學校檔案管理的思考

冷木

摘要：中職學校檔案管理工作中存在許多亟待解決的問題。新形勢下合理運用計算機技術做中職學校檔案信息資源管理工作在民族地區十分重要，為提高中職學校檔案管理工作水平，本文提出了一些解決問的方法。

關鍵詞：計算機技術；中等職業學校；檔案管理

中圖分類號：G648文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）08-0101-01

學校檔案是展示中職學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，檔案工作要爭取計算機技術管理，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

1.做好中職學校檔案管理工作的意義

中職學校檔案是中職學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教學研究、校園環境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。中職學校檔案真實客觀地記錄了中職學校發展的歷程，是中職學校重要的信息資源。它既是一個中職學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進中職學校在今后工作中揚長避短繼續前進的重要條件。分析中職學校檔案，可以全面掌握中職學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗。同時，中職學校檔案匯集了中職學校現有的各種先進事跡，形成特色的教育教學總結，是中職學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效地推動中職學校自身形象價值觀的發展。

2.計算機管理檔案勢在必行

計算機管理檔案具有比較長的歷史，自從計算機技術在我國大面積使用推廣后，計算機應用就已經開始在各行業試行，經過多年的實踐.在檔案管理過程中使用計算機技術也成為必展趨勢。檔案管理應用計算機技術主要是用于編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；二算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要案目錄及其原件；三是用計算機對檔案管理中各種數據或情況進行登記與統計。

3.當前中職學校檔案管理工作普遍存在白

3.1檔案意識淡薄、檔案材料不全。在偏遠民族地區的中等職業學校的教學過程中，上至學校領導下至一線教師，“重教學、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，案工作可有可無，認識不到檔案工作在學校工作中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不高，歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成了檔案利用率不高。中職學校檔案應為中職學校的發生、發展展現出生動的軌跡，應該客觀完整記錄下中職學校各項工作。但目前在很多中職學校普通存在兩種現：一是設有綜合檔案室，學校各科室按照傳統慣有敝法，只負責把自己科室自認為有用的材料加以收整理匯總，檔案保管各自為政；二是中職學校各部與檔案室協調工作嚴重脫節，檔案工作人員沒有深備科全面收集檔案資料，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯者放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。

3.2檔案管理手段落后、硬件設施不達標。學校中職檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源為中職學校的發展服務是關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的收集、整理與保管，以便有效地提供利用，操作也都是傳統的、低效率的手工方式，工作上也只是依查代調，還處于一種被動的、消極的狀態，不能充分發揮檔案的作用及利用價值。信息化管理，使中職學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。

3.3大力引進和培養計算機專業技術人才。我們必須擁有雄厚的技術力量，必須擁有既懂檔案管理業務，又通計算機專業的“兩棲人才”。目前，有不少中職學校把整個檔案計算機的應用工作，從系統設計到系統實現、從數據輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統缺乏實用性。退一步說，即便系統是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業人才的引進工作。同時全體檔案工作者都應積極掌握計算機技術。無論檔案室還是具體工作人員，應當通過參加各種講座、參加培訓以及通過自學等多種形式，提高計算機應用的水平和能力。通過學習能夠勝任運用計算機技術進行管理檔案的工作。

參考文獻：

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