檔案管理在石油企業中的重要性

齊國良+姚棟檜

摘 要：檔案管理工作是記錄石油企業發展的大百科全書，它忠實的記錄著石油企業發展的歷史，也指導著當前工作的開展，更是對未來工作的一個借鑒，可以說它是企業管理工作能夠順利開展的保障和基礎。特別是，隨著國民經濟的發展，石油行業作為支柱性行業不管是產品開發還是管理手段都得到大幅度的更新，這就使得石油企業的檔案管理工作成為了企業管理的新亮點。同時，檔案管理工作是否科學化和現代化是石油企業實現科學化和現代化管理的重要標志。

關鍵詞：檔案管理 石油企業 記錄 行業 認識 進步

1 前言

檔案管理工作完整詳細的記錄著企業的發展歷史，石油行業作為國民經濟的支柱性行業，其檔案管理工作更是企業管理的一個重要的組成部分。在此我們將探討檔案管理工作對石油企業的重要作用，并就如何更好的開展石油企業的檔案管理工作提出幾點認識。希望與各位同行朋友和專家學者進行交流，共同進步。

當前石油企業的主要檔案大致上可以分為綜合檔案和人事檔案兩部分，主要以紙質檔案和電子檔案進行管理，在實際的工作中，這兩種管理方式各有利弊又互相補充。紙質檔案的最大特性便是它的原始性和不可代替性，紙質檔案能夠完整的保留人物的筆跡、個性化的落款、日期、筆墨顏色等等，提高了偽造和修改的難度。另外，紙質檔案并不需要任何的輔助設備，簡單、便于提取，且呈現時一目了然。然而隨著信息化時代的到來，電子檔案在石油企業的發展進程中占據了重要的角色，它繞開了紙質檔案所需要的手工整理的過程，利用現代化的網絡系統進行自動整理，減少了勞動強度，節省了勞動時間，提高了勞動的效率。另外在修改時不用手工涂抹和拆分重新裝訂，而是在電腦上直接修改就可，省時省力，方便快捷。另外，利用電腦進行保管時，當需要查詢一部分內容時，只提取給查詢者這部分內容即可，不用花大量的時間，進庫房查找，減少了勞動強度，提高了工作效率，文檔的保密性也大大增加。兩種文檔管理的方式在石油企業的實際工作中各有優勢，相互配合和補充。然而，在當前石油企業的實際管理工作中，就檔案管理而言，仍然存在著許多不科學、不合理、不和諧的因素，接下來我們將在此作出說明和探討。

2 當前石油企業檔案管理存在的一些問題

2.1 對檔案管理工作重視程度不夠

一是大多數石油企業對檔案管理工作的重視程度不夠，企業的檔案管理并沒有與石油生產的發展相同步。隨著經濟體制的相應改革，石油企業內部兼并，重組的現象時有發生，一部分檔案嚴重流失或發生混淆，檔案人員在進行檔案收集時并沒有采取有效的措施和方法，造成檔案雜亂[3]。另外部分管理人員簡單的把檔案室看做單純儲存資料的地方，從領導到員工形成了認識不足，重視不夠。

2.2 檔案信息不能清晰反映發展情況

二是檔案的信息不能夠清晰的反應發展變化的情況。首先，這是因為石油企業的檔案圖表格式過于專業化，加之注解不清楚，造成很多經濟信息普通民眾和某些并不具有專業知識的領導讀不明白，人事檔案中存在填表人對所寫內容不夠重視、認真，收集人沒有對所填材料進行仔細審核，造成了檔案反應的信息缺失。另外，一些信息缺乏連續性和長期性的數據，使前后對同一問題的反映失去了可持續性。

2.3 資金、設備和人才不到位

三是資金設備投入和人才投入不到位。在石油企業向現代化轉型期間，領導的重視程度不夠，對檔案管理投入的資金和設備少，很多石油企業并沒有購置檔案管理的必要設備，并沒有實現有效的信息一體化管理，還是按照老一套的辦法來，對檔案管理的人才培養工作也沒有開展，很多檔案室的工作人員只是兼職或是勤雜工而已，加之檔案室的人員流動性較大，造成了記錄的檔案前后內容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，對檔案管理的長期發展帶來了極大的影響。

3 石油企業檔案管理工作的基本思路

3.1 提高對檔案管理工作的認識

各級領導和各級管理人員應充分認識到檔案管理工作在石油企業發展中的作用和地位。檔案管理的工作要站在企業發展的戰略高度上，借助由檔案體系建立起來的平臺，為石油企業的發展保駕護航，促進企業做大做強。具體操作上，在石油企業中應專門成立檔案管理小組，對檔案管理的工作要統一領導，從制定、規劃到檢查、交流培訓要有所部署，定期開展[4]。

3.2 實現檔案管理工作的創新

檔案重在管理，貴在利用，只有管理好，才能適時的利用好。石油企業的檔案是一個非常龐大和瑣碎的信息庫，很多信息都是較為零碎的分布在各個單體檔案中，因此要在提高館藏質量的基礎上提高創新管理的方式，使人們不會總覺得館藏的資源不足。具體可以在操作中明確歸檔資料的范圍、歸檔時間、數據類型、版本、地域、格式等要求，及時收集各方面的檔案材料；當在錄入電子文件時如發現此文件也存有相關的紙質文件或者其他載體形式的文件時，應審核他們的統一性，然后歸類集中存放；遇到一些具有永久保存價值的電子文檔時，要及時備份，相應的保留它的紙質資料，防止電腦或設備損壞時電子檔案的消失；還應該注意封存的檔案嚴禁外借，未經允許不能復制電子文檔或查閱紙質文檔，建立嚴格的查借閱審批制度。

3.3 提高檔案管理人員業務水平和硬件水平

人才是企業發展的大事，在檔案管理的工作中也同樣如此。首先應有意識的培養檔案管理人員的素質，重點應培養以下幾種素質，即敬業精神，獨立思考的習慣和求真務實的科學精神。其次，在鼓勵檔案人員自學的同時也要積極開展和定期舉辦檔案管理培訓班，對剛進入崗位的新人進行培育。再次，可以定期派出檔案管理員到其他信息化程度較高的大型石油企業進行觀摩學習，力爭使檔案管理工作上檔次，出成果。

另外，應加大財政投入提高檔案管理的硬件水平。在當前信息化的社會中，計算機為檔案管理工作解決了一大難題，它能實現檔案的自動編目、檢索、數據的自動標引等，因此檔案管理要統一購置必要的計算機、打印機、復印機、掃描儀，為企業檔案實行信息化管理提供充足的硬件保證。同時，要廣泛采用電子文檔，進行檔案的無紙化管理，提高工作效率[5]。

4 結語

檔案管理工作完整詳細的記錄著企業的發展歷史，人事變遷。石油行業作為國民經濟的支柱性行業，其檔案管理工作更是企業管理的一個重要的組成部分。只有客觀的記錄企業發展的歷史，才能為我國石油企業的發展壯大提供參考，才能在有價值的檔案資源的支撐下實現石油企業的全面的協調的可持續的發展。檔案工作會在石油企業的發展中越來越受到重視，它的價值會由歷史來證明。隨著經濟飛速發展，社會不斷進步，石油企業檔案管理手段也要隨之提高，引進先進化的管理模式，使石油企業檔案管理工作制度化、規范化、信息化，充分發揮人事檔案在國有企業的效用、價值。

參考文獻：

[1] 王偉，趙欣.以創新的意識監督重大事項檔案工作[J].中國檔案，2002，（04）

[2] 杜新瑞.石油企業電子文件管理存在的闊題及對策[J].檔案管理，2008（3）

[3] 孫巍，孫丹紅.淺談紙質檔案的重要性[J].科技咨詢導報，2007，11

[4] 楊彩虹，張馨木.信息時代電子檔案管理淺析[J].中小企業管理與科技，2010，04endprint