探析文秘專業人才辦公自動化的應用能力培養

王曉婷

摘 要：隨著信息化時代的到來，自動化辦公已經成為一種主流的發展趨勢，尤其是對于文秘來說，為了不被社會淘汰，其必須與時俱進，熟練掌握辦公自動化的應用。基于此，本文從辦公自動化的概念及其在文秘工作中的作用入手，分析了企業培養文秘自動化應用能力的途徑。

關鍵詞：文秘專業人才；辦公自動化；應用能力；培養途徑

引言

隨著社會的不斷進步，新技術層出不窮，自動化等新技術在辦公中的應用，對文秘工作提出了新的要求。文秘不僅要掌握專業知識，還需要熟練掌握辦公自動化技術，并能夠將其熟練應用在工作中，以提高辦公效率。因此，企業和高校都應注意培養文秘的自動化技術，以提高文秘的技術水平，促進企業可持續發展。

1辦公自動化簡介

辦公自動化是一種新型的辦公方式，是通過將計算機網絡技術與現代化辦公技術相結合實現的。辦公自動化能夠運用海量的網絡資源，通過先進的科學技術讓整個辦公的活動在人之外的設備中得到外化，進而提升工作效率，增加企業經濟效益。隨著社會的發展，人們對辦公的要求越來越好，傳統的辦公方式已經不能適應新時代的要求。另外，社會競爭日益激烈，文秘不提高自身素質，很容易被淘汰。因此，文秘工作逐漸向著專業技能高、信心強、知識儲備豐富的方向發展，而且，文秘工作中信息化程度越來越高，文秘不僅需要掌握基本的辦公技術，還需要掌握一定的信息采集和分析能力，并能夠熟練掌握現代化辦公設備。

在經濟高速發展的時代，辦公自動化這種以現代化設備和通信技術為基礎，結合計算機技術和網絡技術的辦公方式如何取得較快發展，如何通過應用辦公自動化的方式提高效率，是文秘專業人員需要研究的主體方向。

2辦公自動化在文秘工作中的作用

2.1辦公自動化的功能與作用

一是內部通信簡捷化，不需要人為的傳遞；二是信息發布快速化；三是工作流程自動化，提高了工作效率。

2.2辦公自動化對秘書工作產生的作用

2.2.1提高工作效率

秘書工作本身較為復雜，涉及的內容很多，尤其是會務工作，很多文秘對會議安排工作力不從心。自動化技術在辦公中的應用，能夠在很大程度上提高工作效率，幫助文秘輕松應對大量的會議。另外，辦公自動化還能幫助文秘處理信息，文秘通過網絡獲取知識，進而更好的為政務服務。

2.2.2提高信息交流與溝通

自動化系統能夠按照工作流更新員工的信息、數據，實現多名員工之間信息交換等操作，合理分配工作，避免因信息更新不及時導致信息傳達出現錯誤，導致重復勞動。并且自動化系統將企業內部的網絡進行了聯通，從而使秘書這一工作與網絡自動化緊密相連。由此提高了其內部信息交流以及溝通速率，大大方便了與領導以及相關企業負責人之間口常工作事宜以及行程設定的溝通和交流。

2.2.3拓展文秘工作

傳統文秘工作的職能是辦文、辦公、辦事。隨著自動化技術在辦公中的應用，文秘工作與網絡技術緊密的聯系在一起，大大拓寬了文秘工作的內容。文秘的工作模式逐漸發生了變化，不再只是局限于辦文、辦公、辦事，凡是能通過網絡解決為領導工作服務的事務就可以算作是秘書的工作職能。

2.2.4更新服務意識

秘書服務意識直接來源于人的社會實踐活動，其是一種決策意識。隨著信息化時代的帶來，高新技術的應用越來越廣，秘書的思想素質越來越高，秘書的服務意識也因此得到了有效的培養，其逐漸意識到，自己應該創造更多的服務方式，以更好的為企業服務。

3培養文秘專業人才辦公自動化的途徑

3.1認清形勢，增強責任感和使命感

二十一世紀的競爭，是技術的競爭、人才的競爭，文秘專業人才首先要認清大的發展方向，意識到信息化時代的到來給辦公帶來的影響，進而改變傳統的觀念和工作方式，以企業需求為依據，不斷提高自身素質，努力學習辦公自動化等高新技術，并將自動化與實際工作有機結合，進而提高工作效率。

3.2注重敬業奉獻，不斷增強對于服務的主動性

敬業是我國核心價值觀的基本要求。文秘專業人才需要做的工作涉及到的內容有很多，整體較為繁瑣。文秘人員促進要為領導分憂，還要做好干部職工工作。在實際工作中，文秘專業人才要落實自己的出發點和落腳點，統籌兼顧“參與政務、管理事務、搞好服務”三大職能；合理安排自己的工作，統籌兼顧“服務圍繞大家轉、協調圍繞領導轉、調研圍繞中心轉”這幾大職能，明確工作目標，促使工作成效更加明顯。

3.3設立合理人才規劃機制，加強業務培訓

設立合理人才規劃機制，加強業務培訓，能夠有效提高文秘專業人才的綜合素質。具體工作可以圍繞以下幾方面開展：一，建立一個統一、規范的企業文秘管理平臺，及時共享資源和信息，實時、全面的掌握文秘專業人才發展動態，預測未來的文秘人才的供求趨勢，定期發布各部門文秘人才的供求信息，進而加強人才的流動性；二，企業要根據現有的人才素質情況和結構，針對性的設立培訓機制，對辦公自動化知識進行講解，提高文秘專業人才對辦公自動化的應用能力。

3.4構建真情關懷的人文格局

文秘工作涉及內容較為復雜，工作壓力較大，很需要管理人員的關懷。企業在培養文秘專業人才的辦公自動化應用能力時，應密切注意文秘的學習情況及思想動態，及時發現其在學習中遇到的困難，本著真情、真心的管理理念，正確引導文秘心態，幫助其解決問題，解除文秘人員的后顧之憂，激發文秘人員的工作潛能。另外，領導要積極搭建人文關懷格局，公開表揚、獎勵表現突出的文秘工作人員，優先提拔這些人員，激發文秘人員的學習熱情。

3.5構建任務明確的考核格局

良好的考核制度能夠激發文秘人員的積極性，促進其不斷為企業服務。企業應對日常協調、結合服務、文稿起草、調查研究、決策建議、學習能力等業務要求進行考核，定期考核文秘辦公自動化應用的能力，并將其與績效工資、先進優秀評定、選撥任用等結合起來，進而提高文秘專業人才辦公自動化的應用水平。

3.6在學習中實踐不斷提高自身的素質和業務素質

文秘專業人才也要不斷提升自身的素質和業務能力，提高辦公自動化的應用能力。知識和能力不是在短期內速成的，其需要在工作實踐之中不斷的更新，尤其是優秀的素質和先進的技術更需要在不斷的學習和實踐之中逐漸豐富。現代社會，自動化技術發展迅速，應用范圍極廣，文秘專業人才要緊跟時代潮流，不斷學習自動化技術，并熟練的將其應用在辦公中，要擺正學習態度，遇到不懂的問題，要及時查閱相關資料或者請教專業人士。另外，文秘專業人才要了解企業實際情況，在實踐中應用自動化技術進行辦公，將自動化技術落到實處，多動腦思考，加強各部門之間聯系，促進企業辦公向著自動化方向發展，進而促進企業實現可持續發展。

總結

總而言之，培養文秘專業人員的辦公自動化應用能力，是時代的需求。辦公自動化能夠提高文秘工作效率、提高文秘之間的信息交流與溝通、拓展文秘工作、更新文秘服務意識，因此企業應促使文秘專業人才認清形勢，增強責任感和使命感，培養其敬業、奉獻的精神，并不斷完善人才規劃機制，培養高素質人才，提高文秘專業人才的自動化辦公應用能力，促使其更好的為企業服務。

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