企業(yè)物資集中采購(gòu)的重要性與實(shí)施探討

楊延麗

【摘 要】 物資采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的頭等大事，離開物資的支持任何生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及銷售都無(wú)法進(jìn)行。隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，物資采購(gòu)也在不斷的擴(kuò)大規(guī)模和提高要求。如何實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)工作有序推進(jìn)就成為企業(yè)管理者應(yīng)該關(guān)注的主要問題。本文從企業(yè)物資采購(gòu)的現(xiàn)狀入手，談?wù)勎镔Y集中采購(gòu)這種采購(gòu)管理模式對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性，并提出一些可供參考的管理意見。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理；物資采購(gòu)；集中采購(gòu)

一、前言

物資這個(gè)概念在企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作當(dāng)中不僅包括了一些基礎(chǔ)的用品和消耗品，而且也包括了用于產(chǎn)品生產(chǎn)的一切大型設(shè)備、資產(chǎn)、原材料及輔料。物資采購(gòu)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的生存發(fā)展尤為重要，因?yàn)榻陙?lái)對(duì)于如何加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)管理質(zhì)量的研究工作也在越來(lái)越多的得到討論和開展。健康有序的物資采購(gòu)管理不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約大量生產(chǎn)成本、提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也能夠大幅度降低一些因?yàn)槲镔Y采購(gòu)管理不善而引發(fā)的管理成本、附加物資成本等等。所以，物資采購(gòu)問題研究關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)，十分重要。

二、企業(yè)物資采購(gòu)現(xiàn)狀

所謂兵馬未動(dòng)糧草先行，物資對(duì)于一個(gè)企業(yè)的重要性不言而喻，因此企業(yè)管理者也越來(lái)越強(qiáng)化了對(duì)物資的管理和使用。在制度建設(shè)及管理方法上面都有顯著的質(zhì)量的提升。但是，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，物資采購(gòu)工作的要求也在不斷提升，尤其是對(duì)于一些多種經(jīng)營(yíng)的大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，物資采購(gòu)管理更是面臨著許多新問題，而在傳統(tǒng)管理模式下能夠勉強(qiáng)維持的狀況也在更大沖擊與考驗(yàn)面前暴露出了一些必須解決的實(shí)際矛盾。當(dāng)前企業(yè)物資采購(gòu)主要存在著以下一些方面的情況。

首先，缺乏系統(tǒng)性。物資采購(gòu)雖然對(duì)于企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)運(yùn)作環(huán)節(jié)都十分重要，但是不同的部門不同的環(huán)節(jié)，對(duì)于物資的需求是大不相同的，而且在物資采購(gòu)的時(shí)間和數(shù)量等方面也有較大差異，這種差異性隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍的不斷拓展和業(yè)務(wù)部門的不斷增多也在急劇變化著。這就造成了企業(yè)物資采購(gòu)顯得十分沒有系統(tǒng)性和計(jì)劃性，許多時(shí)候物資采購(gòu)全憑部門自己申請(qǐng)甚至自行采購(gòu)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要么并不關(guān)心具體采購(gòu)情況，要么信息掌握極度滯后，難以發(fā)揮管理作用。這樣不僅讓物資采購(gòu)陷入一片混亂，也不利于企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)管理水平提升，同時(shí)也可能造成資源、資金的大量浪費(fèi)。

其次，傳統(tǒng)的物資采購(gòu)的部門自主性較強(qiáng)，采購(gòu)?fù)圆少?gòu)人員與供應(yīng)商的單獨(dú)接觸完成交易和采購(gòu)，這就讓采購(gòu)行為無(wú)法受到更大范圍的監(jiān)督和約束，容易給采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間的暗箱操作提供創(chuàng)造機(jī)會(huì)，從而不僅讓企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)蒙受經(jīng)濟(jì)損失，還有可能所采購(gòu)物資無(wú)法達(dá)到生產(chǎn)及使用標(biāo)準(zhǔn)，危及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)安全及社會(huì)信譽(yù)和形象。

再次，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模擴(kuò)大、生產(chǎn)技術(shù)提高，物資采購(gòu)的技術(shù)性要求也在提高之中，也有越來(lái)越多與高新技術(shù)相結(jié)合的物資設(shè)備需要進(jìn)行采購(gòu)，但是傳統(tǒng)的物資采購(gòu)?fù)遣块T單獨(dú)行動(dòng)，而各部門負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的人員其技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力參差不齊，在物資采購(gòu)任務(wù)的完成方面顯得越來(lái)越吃力，從而制約了本部門的運(yùn)作發(fā)展，也讓整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展變得失衡。

以上便是當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)尤其是多種經(jīng)營(yíng)大規(guī)模企業(yè)、集團(tuán)企業(yè)在物資采購(gòu)工作中面臨的一些典型問題，這些問題如果不能得到及時(shí)有效解決，不僅會(huì)影響到物資采購(gòu)這一個(gè)方面的工作推進(jìn)，同時(shí)更加會(huì)影響到整個(gè)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

三、企業(yè)物資集中采購(gòu)的重要性分析

物資采購(gòu)逐漸成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理以及整個(gè)企業(yè)內(nèi)部管理的重要一環(huán)，前文我們所提到的傳統(tǒng)物資采購(gòu)方式又在逐漸給企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展及管理帶來(lái)一些麻煩與阻礙。因此，我們需要一個(gè)新的物資采購(gòu)及管理方法來(lái)解決這些問題并推動(dòng)企業(yè)向著更好的方向繼續(xù)發(fā)展。物資集中采購(gòu)能夠很好的解決這些問題，尤其是對(duì)于規(guī)模大、業(yè)務(wù)多的成熟企業(yè)來(lái)說(shuō)，物資集中采購(gòu)具有以下幾點(diǎn)現(xiàn)實(shí)重要性。

1.集中采購(gòu)能夠大幅度降低企業(yè)采購(gòu)成本

降低采購(gòu)成本，是集中采購(gòu)這種采購(gòu)形式給企業(yè)帶來(lái)的第一個(gè)也是最直觀的好處，不論是物資采購(gòu)還是產(chǎn)品采購(gòu)亦或者其他采購(gòu)活動(dòng)，集中采購(gòu)都能實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)單價(jià)的作用，從而節(jié)約采購(gòu)成本、提升企業(yè)的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益。

2.集中采購(gòu)可以有效強(qiáng)化企業(yè)管理質(zhì)量

物資集中采購(gòu)不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)壓縮成本提升效益，對(duì)于整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量提升也是非常有好處的。因?yàn)椋镔Y集中采購(gòu)不僅僅只是一個(gè)單純的采購(gòu)行為，通過物資采購(gòu)信息的集中和采購(gòu)之后的物資分配，企業(yè)管理者和決策者能夠更好的掌握整個(gè)企業(yè)在物資使用以及使用效率和價(jià)值產(chǎn)生情況方面的全面了解。從而幫助管理者更好的進(jìn)行部門管理、環(huán)節(jié)控制以及生產(chǎn)運(yùn)作方式調(diào)整，最終達(dá)到強(qiáng)化和提升企業(yè)管理工作質(zhì)量的目的。

3.轉(zhuǎn)變管理思路、促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型

在過去，市場(chǎng)供需關(guān)系在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都處于賣方市場(chǎng)的狀態(tài)，市場(chǎng)上物資缺乏，需求卻十分旺盛，從而企業(yè)發(fā)展模式和目標(biāo)也多偏向于市場(chǎng)拓展、產(chǎn)品研發(fā)和銷售增強(qiáng)，形成了一種粗放式的經(jīng)營(yíng)管理模式。而隨著市場(chǎng)逐漸規(guī)范、企業(yè)數(shù)量逐漸增多、產(chǎn)品種類增多、競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，整個(gè)市場(chǎng)也慢慢從賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力和更優(yōu)的技術(shù)及產(chǎn)品才能夠贏得消費(fèi)者青睞，而在此過程中企業(yè)的管理重要性也得到不斷提升，企業(yè)逐漸進(jìn)入以集約化、精細(xì)化管理促發(fā)展的階段。物資集中采購(gòu)正是將集約化、精細(xì)化管理思維應(yīng)用于物資采購(gòu)之中，而通過物資集中采購(gòu)管理意識(shí)的樹立，也能夠逐漸轉(zhuǎn)變管理者和決策者對(duì)于整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)工作以外更多方面的集約化精細(xì)化管理，最終轉(zhuǎn)變管理思路、促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

4.有助于整頓風(fēng)氣，打造健康企業(yè)文化

物資的集中采購(gòu)能夠避免各個(gè)部門采購(gòu)人員與供應(yīng)商過于頻繁的單獨(dú)接觸，這樣能夠確保采購(gòu)人員無(wú)法和供應(yīng)商進(jìn)行所謂的暗箱操作。從而即確保了企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益不會(huì)受到侵害，同時(shí)也能夠逐漸杜絕這種不正之風(fēng)在企業(yè)內(nèi)部的滋生，確保企業(yè)內(nèi)部管理及工作環(huán)境的純凈，讓企業(yè)形象更加健康，企業(yè)文化更加純潔。

四、企業(yè)施行物資集中采購(gòu)的具體措施

前文我們對(duì)當(dāng)前企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購(gòu)方式所可能帶來(lái)的一些問題進(jìn)行了分析，同時(shí)也歸納總結(jié)了物資集中采購(gòu)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)提升管理質(zhì)量及物資采購(gòu)工作質(zhì)量的重要意義。而明確了物資集中采購(gòu)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，還需要從具體管理入手加強(qiáng)環(huán)節(jié)控制，這樣才能讓物資集中采購(gòu)這種形式真正發(fā)揮出自己的作用。

1.組建專門管理機(jī)構(gòu)

物資集中采購(gòu)適用于部門多、人員多的大中型企業(yè)，尤其是對(duì)于多種經(jīng)營(yíng)性企業(yè)，集中采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)和管理優(yōu)勢(shì)更加明顯。但是正因?yàn)橥菩衅髽I(yè)規(guī)模龐大、部門及人員眾多。所以，物資集中采購(gòu)應(yīng)作為一個(gè)重要且獨(dú)立的運(yùn)作部門而存在。因此，我們首先應(yīng)該做的就是成立一個(gè)專門的物資集中采購(gòu)管理部門，雖然物資采購(gòu)屬于企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一個(gè)分支，但由于其特殊性和專業(yè)上的高要求，只從財(cái)務(wù)管理部門出發(fā)進(jìn)行管理難免在成效上達(dá)不到預(yù)期效果。專門管理部門成立能夠確保管理人員的技術(shù)上的專業(yè)性和時(shí)間上的完整性，能夠?qū)崿F(xiàn)物資采購(gòu)的規(guī)范化與科學(xué)化。在人員構(gòu)成上面需要考慮到適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展、適應(yīng)市場(chǎng)變化發(fā)展要求兩方面，所以除了本來(lái)的財(cái)務(wù)管理人員之外，小組成員還應(yīng)該包括企業(yè)內(nèi)部各部門負(fù)責(zé)人以及社會(huì)上專門機(jī)構(gòu)的物資采購(gòu)管理專家。

2.物資集中采購(gòu)管理制度

物資集中采購(gòu)不僅僅是將各部門分別采購(gòu)統(tǒng)一為集中采購(gòu)，而是需要有一系列的制度給予人員管理及制度執(zhí)行保障。

（1）分析制度

物資采購(gòu)工作想要做到及適應(yīng)部門發(fā)展又符合企業(yè)發(fā)展利益，同時(shí)還能夠在市場(chǎng)中具有更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力就必須充分而科學(xué)的進(jìn)行各種分析工作。首先要分析業(yè)務(wù)發(fā)展所需物資及配比；其次要充分了解企業(yè)當(dāng)前財(cái)務(wù)狀況及未來(lái)發(fā)展和業(yè)務(wù)發(fā)展之間的關(guān)系。此外，還需要就市場(chǎng)需求以及所需物資的價(jià)格、規(guī)格、質(zhì)量及供應(yīng)商情況進(jìn)行分析，最終得出最為有效的物資采購(gòu)數(shù)據(jù)，以供采購(gòu)計(jì)劃的具體編制。

（2）采購(gòu)計(jì)劃編制與審核

物資集中采購(gòu)的計(jì)劃編制與審核分為兩個(gè)步驟，首先由各部門人員編寫各自的物資需求報(bào)告并提交物資集中采購(gòu)管理小組審核；其次物資集中采購(gòu)小組對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行分析評(píng)估，并將所有部門所需物資進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格、需求時(shí)間的匯總再進(jìn)行集中采購(gòu)。

（3）供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

根據(jù)物資采購(gòu)的種類可分為常規(guī)物資和大型資產(chǎn)與固定資產(chǎn)幾個(gè)類別，應(yīng)將供應(yīng)商資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、產(chǎn)品數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行編輯錄入，并定期更新，確保采購(gòu)工作開始的時(shí)候能夠憑借所掌握的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行擇優(yōu)擇廉。

（4）制定階段性推行方案

物資集中采購(gòu)雖然能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益與管理效益，但是從傳統(tǒng)的采購(gòu)模式轉(zhuǎn)為集中采購(gòu)，不僅僅需要有科學(xué)的管理制度，同時(shí)也需要循序漸進(jìn)，給予各級(jí)部門和業(yè)務(wù)部門適應(yīng)和調(diào)整的時(shí)間。對(duì)于多種經(jīng)營(yíng)的大規(guī)模企業(yè)而言，第一階段應(yīng)從需求量大、部門差異較小的常規(guī)物資集中采購(gòu)入手，從實(shí)際工作中逐漸摸索經(jīng)驗(yàn)和找到適合企業(yè)自身管理的有效辦法。在小范圍常規(guī)性物資集中采購(gòu)中取得成功之后，再逐漸擴(kuò)大覆蓋面，最終將企業(yè)各部門及業(yè)務(wù)流程中的所需物資全部囊括進(jìn)集中采購(gòu)模式當(dāng)中。

3.加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)

人員隊(duì)伍的素質(zhì)直接影響到一項(xiàng)管理工作的最終質(zhì)量和水平，尤其是對(duì)于多種經(jīng)營(yíng)企業(yè)，集中采購(gòu)不僅是采購(gòu)數(shù)量增大，同時(shí)也需要采購(gòu)人員掌握更多專業(yè)技術(shù)知識(shí)，以適應(yīng)對(duì)各部門物資采購(gòu)申請(qǐng)的正確評(píng)估和判斷。人員隊(duì)伍建設(shè)：

（1）要引進(jìn)兼具企業(yè)管理知識(shí)、物資集中采購(gòu)知識(shí)以及財(cái)務(wù)管理知識(shí)的復(fù)合型人才。

（2）要加強(qiáng)工作人員的上崗前培訓(xùn)，確保其能夠快速適應(yīng)管理需要。

（3）人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)必須與績(jī)效考評(píng)體系掛鉤，以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲來(lái)促使管理人員即被管理人員都能夠更好的執(zhí)行新制度，確保管理工作正常和有序。

五、結(jié)束語(yǔ)

物資集中采購(gòu)能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約大量資金，同時(shí)把關(guān)所采購(gòu)物資的質(zhì)量以及物資使用的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，有利于財(cái)務(wù)管理及整個(gè)企業(yè)的內(nèi)部管理工作質(zhì)量提升。尤其是對(duì)于多種經(jīng)營(yíng)性企業(yè)而言，物資集中采購(gòu)益處多多，但是制度剛剛推行也必然會(huì)遇到一些問題，我們應(yīng)該沉下心來(lái)循序漸進(jìn)的推行制度改革及相關(guān)工作。相信只要立足企業(yè)需求，必然能夠在推行過程中不斷改進(jìn)具體方法和思路，為企業(yè)尋找到最為適合的方法與方向。

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