社保檔案管理中信息化建設的有效途徑

王娟

摘 要：當前隨著我國科學技術水平不斷提高，我國的信息化建設取得了巨大的成就，信息化的發展對推動我國各項工作發揮了非常重要的作用，特別信息化與企業管理工作的結合，大大提高了企業管理工作的效率。本文以信息化建設在社保檔案管理中的運用為例，分析社保檔案管理中實施信息化建設的應用價值及意義，并在此基礎上提出優化社保檔案管理中信息化建設的有效途徑的策略。

關鍵詞：社保；檔案管理；信息化建設

1 引言

當前我國已經正式進入了信息化社會，信息化建設開始運用到我國的各行各業當中，特別是與其政府部門和企業的管理事項相結合，在一定程度上提升了這些部門管理工作的效率，社會保險作為與人們的生老病死密切相關的一項社會公共事務，對于緩解社會矛盾，維護社會穩定具有重要的作用和意義。社保的檔案管理工作是社保障部門的一項重要的工作，也是一項較為復雜，較為繁瑣的工作，由于涉及到幾億人民的福祉，并隨著我國社保覆蓋范圍的不斷擴大，參保人員越來越多，因此為了提高社保檔案管理的工作效率和效果，加強信息化建設、引入信息化管理是一項非常有意義的事情。推動和加強信息化在社保檔案管理中的建設，可以在很大程度上解決我國社保檔案管理中的技術難題，推動我國社會保障制度和事業的不斷發展和完善，為此本文基于此背景下積極探討社保檔案管理中信息化建設的有效途徑和策略，以期為我國的社會保障事業做出一點點貢獻。

2 信息化建設在社保檔案管理中的應用價值及意義

信息化與社保檔案管理工作的結合，是我國社保管理工作中的一個非常大的突破，對推動社保檔案的管理具有非常重要的作用和意義。

（一）改變了傳統的檔案管理模式，提高了管理效率

在實施信息化管理之前，我國社保檔案一般都是采用人工來管理，由于檔案的數量過于龐大，往往需要大量的人工才能夠管理好，而且管理效率也不是很高，例如在查找某條信息的過程中，往往需要針對某個年限的資料逐條逐步的查找，而采用信息化建設后，只要在計算機系統里面輸入需要查找的關鍵詞后，幾分鐘甚至幾秒鐘整條相關的信息便會呈現人們的眼前，大大節省了時間。再比如，對于一些年代久遠的社保檔案，如果保管不善就會造成檔案的丟失、壞損以及資料不全等現象的發生，而信息化的運用則在很大成程度上避免了這種現象的發生，特別是隨著信息化系統安全措施的不斷升級，社保檔案管理的安全性進一步得到了提高。這是因為信息化在網絡技術、大數據以及多媒體技術的支撐下，能夠將所有險種、所有參保人員的個人信息進行統一、規范化的數據化處理，并實現全國社會保險各險種之間的信息共享。此外，信息化技術的運用，使得社會保險檔案管理的流程逐步呈現出正規化和有序化，而且各項社保業務之間實現了無縫隙的對接，大大提高了社保檔案管理的效率。

（二）健全了社會保障體系，節省了大量的人力和物力

社會保險作為關系民生的社會公共福利事業，對于緩解社會矛盾和維護社會穩定具有重要的作用和意義。隨著我國社會保險覆蓋的范圍越來越廣泛，參保人員的數量也越來越多，所涉及到的信息量也越來越大，面對如此龐大的業務量、數據量和工作量，如果僅僅依靠人工來工作的話，將需要大量的人力和物力，而計算機等信息化設備在社保檔案管理中的運用，大大的改變了這一現狀，幫助社保部門節省了大量的人力和物力，這主要是由于以下幾種原因，第一、計算機系統里面具有非常強大的存儲功能，而且存儲的時間也比較長，特別是在大數據的時代背景下，這種存儲功能已經變得更為的強大；第二、隨著計算機里面的辦公軟件的越發完善，往往一個工作人員就可以通過對這些辦公軟件的操作來完成過去需要三個人完成的工作量，并且所花費的時間也較短，不僅節省了大量的勞動力成本，而且還節省了大量的時間成本；最后信息化建設促進了人員工作之間的分配與交流，使得工作人員能夠各司其職，各履其責，實現工作之間的有效對接與運轉。

3 社保檔案管理中信息化建設的有效途徑

從上述研究分析可知信息化建設在社保檔案管理中具有非常強大的應用價值及發展意義，因此必須針對社保檔案管理工作的實際狀況，促進社保檔案管理中的信息化建設。

（一）加大對信息化建設的投入力度，突破傳統局限

加大對信息化建設的投入不僅僅表現在資金方面，更重要的是表現在技術引進方面，尤其是當前信息化技術的發展變化速度比較快，社保部門必須緊跟信息化技術變化發展的步伐，積極促進信息化技術的不斷升級。此外，在社保檔案信息化管理的基礎上，加強信息化的安全性維護，確保社保檔案存儲的安全性。在社保檔案管理的模式方面，要積極進行創新，參考國外社保檔案管理的經驗，學習和借鑒別人先進的管理技術和方法，并根據國內的實際情況來加以運用。

（二）創新和完善社保檔案管理的法規和制度

要針對信息化建設在社保檔案管理中的運用特征，創新和完善社保檔案管理中與信息化有關的法規和制度，在信息化運用的每一個環節都應該制定相應地法規和制度，例如在社保檔案信息化中所涉及到了記錄、分類、整理、裝訂以及存儲等環節，都應該有相應的法規和制度來加以規范和引導，這樣可以使得社保檔案管理工作逐步走向法制化、規范化的發展道路。同時設置相應的稽查制度，定期或不定期的對錄入信息化系統里面的信息進行定期的核對和更新，發現與現實狀況不吻合的情況應當及時的進行更改。

（三）加大培訓力度，提高檔案管理人員的整體素質

傳統的社保檔案管理工作往往只要求管理人員掌握豐富的檔案管理知識就可以了，但是隨著信息化技術在社保檔案管理中運用范圍的不斷擴大，這就要求社保檔案管理人員不僅需要熟練掌握檔案管理的相關知識，而且還需要他們掌握信息化技術的相關知識和操作程序，因此對他們進行適當培訓是非常有必要的。在進行培訓的過程中最主要的針對他們的信息化技術進行培訓，包括信息化技術的操作程序，以及在面對常見的信息化故障所面臨的解決措施，這樣才能夠更有利的開展信息化在社保檔案管理中的作用，也有利于提高社保當管理的工作效率。

4 總結

從上述分析研究可以看出，推進社保檔案管理中的信息化建設對于提高檔案管理的效率和效果具有重要的意義，推進社保檔案管理工作中的信息化建設，也需要根據業務的具體的情形和特征，有針對性和目的性的開展信息化建設。當然我國的信息化技術水平也在不斷地完善和發展，為此社保檔案管理也需要立足于實際情況，緊跟信息化技術水平的發展步伐不斷進行改進和完善，與時俱進，從而充分的發揮信息化建設在社保檔案管理中的作用，村級我國社會保障事業的更快更好的發展。

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