分析企業(yè)檔案管理的問題及優(yōu)化措施

王雪

摘要：檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營中重要的工作之一，隨著市場競爭壓力的不斷增強(qiáng)，檔案管理被重視程度逐步攀升。現(xiàn)今社會(huì)企業(yè)檔案管理工作正處于發(fā)展階段，大多數(shù)管理機(jī)制還不夠成熟，與企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營存在不適應(yīng)性。本文結(jié)合現(xiàn)在企業(yè)檔案管理工作中所存在的問題，分析企業(yè)檔案管理問題產(chǎn)生的原因，并提出了合理的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；措施

檔案管理作為企業(yè)管理模式的重要組成部分，在企業(yè)管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的原始信息，見證了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)檔案管理工作也作為企業(yè)參加各項(xiàng)活動(dòng)的指標(biāo)而存在。要想提升企業(yè)的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。

一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

大多數(shù)企業(yè)檔案的收集、保管、保護(hù)、保密等制度都是不健全的。一些企業(yè)對(duì)檔案的管理建立了一些制度，但執(zhí)行卻不夠嚴(yán)格。如檔案管理工作者工作疏忽、責(zé)任心不強(qiáng)、工作懈怠；發(fā)生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續(xù)，有借無還，還有更甚者檔案長時(shí)間借出不知去向。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

一些企業(yè)至今沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對(duì)檔案只進(jìn)行了簡單的分類，有些并沒有設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)部門，各部門的相關(guān)資料僅僅只是由各個(gè)部門直接負(fù)責(zé)，如此這般則容易產(chǎn)生檔案不透明的情況，并且嚴(yán)重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時(shí)不能形成規(guī)范的移交流程，極易導(dǎo)致檔案資料的丟失。

（三）檔案管理人員管理觀念薄弱

檔案資料與檔案資源的開發(fā)是密不可分的，在檔案資源的開發(fā)中具有重要的參考價(jià)值，同時(shí)檔案資料也作為檔案發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)和參考資料而存在。然而，現(xiàn)今大多企業(yè)經(jīng)營管理者還沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)與企業(yè)發(fā)展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業(yè)管理者的足夠重視，投入相對(duì)較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時(shí)，檔案部門工作人員的檔案意識(shí)也非常模糊，無法確保企業(yè)檔案資料的完整與真實(shí)，因此無法很好地實(shí)施檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任

建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，所以必須建立與檔案管理相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業(yè)工作同步考核，同步發(fā)展。企業(yè)檔案管理必須依照相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)的基本情況滿足生產(chǎn)服務(wù)等方面的不同要求，制定適合企業(yè)的檔案管理體系，遵守“統(tǒng)一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實(shí)效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護(hù)等檔案管理相關(guān)工作嚴(yán)格按照檔案管理體系執(zhí)行，保證檔案資源得到最大價(jià)值的利用。

（二）增強(qiáng)企業(yè)檔案管理重視程度

對(duì)檔案管理工作的重視體現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業(yè)檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中的實(shí)際作用。從企業(yè)管理者來講，應(yīng)該重視檔案管理部門的建設(shè)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員對(duì)工作的認(rèn)知，提高管理人員工作素質(zhì)，在管理中逐步完善檔案管理體系，規(guī)范管理流程，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

我國從事檔案管理工作人員專業(yè)普遍較弱，專業(yè)素質(zhì)的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作無法更好地進(jìn)行。當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作變得越來越重要，成為企業(yè)良好發(fā)展的重要因素，現(xiàn)代化的檔案管理工作開展過程中，專業(yè)檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應(yīng)從雜業(yè)型向?qū)I(yè)性轉(zhuǎn)變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對(duì)我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業(yè)應(yīng)加大力度對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，從而進(jìn)一步提高其隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

（四）運(yùn)用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理

向檔案管理工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)并與其交流檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。聯(lián)合本地區(qū)各個(gè)單位開展檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，將本企業(yè)在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進(jìn)行交流、討論，通過交流找到科學(xué)解決方案。除了與企業(yè)交流之外，還可以借助中介服務(wù)來進(jìn)行檔案管理工作。檔案中介服務(wù)是快速解決企業(yè)檔案管理工作的辦法，將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理，可節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。

總之，現(xiàn)如今，企業(yè)的發(fā)展面臨越來越多的挑戰(zhàn)。要保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展重要內(nèi)容的企業(yè)檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與檔案管理工作是相互促進(jìn)的，為保證檔案管理體系的完善，企業(yè)應(yīng)樹立正確的管理觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化建設(shè)的要求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張蓉.新時(shí)期企業(yè)檔案管理問題及對(duì)策分析[J].科技資訊，2013（31）：78-81.

[2]張琳.我國企業(yè)檔案管理中存在的問題及完善對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理，2016（15）：120-122.