加強人力資源與社會保障個人檔案管理的思考

葉紅

摘要：本文首先對人力資源和社會保障個人檔案管理的意義進行闡述，并就檔案管理現狀進行分析，進一步提出加強人力資源和社會保障局個人檔案管理的有效措施。

關鍵詞：人力資源與社會保障；個人檔案管理

一、人力資源和社會保障個人檔案管理的意義

人力資源和社會保障個人檔案管理的有效實施具有兩個方面的積極意義。從宏觀上來講，人力資源和社會保障個人檔案管理工作是我國治理工作、分配工作及統計本地區人員就業情況的基礎性工作，是我國各個事業有效開展的保障工作。其有助于企事業單位對應聘者深入了解，提高經濟社會人力資源的整體運行效率，加快社會的經濟發展。

從微觀上來講，人力資源和社會保障個人檔案管理工作記錄了公民的教育和成長歷程，記錄員工的晉升和降職，學生的就業情況及學生在校的表現情況，此管理工作有助于保障公民的合法權益和生活保障，特別是對喪志勞動力及有殘障的人士有了生活的基本保障，從而減輕了社會分配不均衡的問題，在一定程度上減輕了部分社會問題，加強了公民的生活物質保障，達到緩解社會矛盾的效果，促進社會向和諧、穩定的方向全面發展，真正的做到迎合科學發展觀的核心—“以人為本”。

二、人力資源和社會保障局個人檔案管理現狀

（一）計算機技術在檔案管理中沒有發揮出應有的作用

隨著網絡技術的快速發展，計算機逐漸進入我們的生活和工作范圍中及社會發展等領域，并產生巨大作用，促進社會的發展。就目前而言，企事業單位、學校圖書館、中型企業等，采用計算機技術進行財務管理、檔案管理等方面，大大提高了員工辦事效率。甚至個體經營者也在經營的過程中采取計算機技術應用到個人檔案的管理工作中。

但在將計算機技術應用到人力資源和社會保障局個人檔案管理工作中，由于對現代信息化的應用不夠完善和熟練及管理系統信息相對獨立，無法實現信息之間的共享，導致難以及時的核實信息，很容易出現擾亂社會秩序的情況發生。不利于社會保障工作的有效執行，并降低辦公效率，造成大量工作無法及時完成，讓很多的信息得不到及時的反饋，大大的阻礙人力資源和社會保障局個人檔案管理水平的提高。

（二）工作人員的業務水平及業務素質亟待提升

檔案管理是一項系統性能要求很高的工作，尤其是在基層工作過后，會更加體會到檔案管理的工作量多而繁瑣。從事檔案管理工作的人員要對先進技術進行了解并熟練掌握，還要擁有專業的檔案管理知識，并且自身具有很強的責任感、較高的職業素養及認真的工作態度和嚴謹的思維。與此同時，要加強從事檔案管理工作人員的思想道德建設，讓從事檔案管理工作的人員意識并了解到檔案管理對社會保障的重要性和必要性。從事檔案管理工作的人員要熟悉計算機技術，并熟練掌握數字化、信息化的先進技術，讓從事檔案管理工作的人員具備較高的業務水平及業務素質。

（三）統一管理性不強

對大城市來說，人力資源與社會保障局已經實現了統一，但在基層人力資源與社會保障局之間還是分離狀態，所以部門與部門之間分支相對較多，各部門之間的職責又各不相同。那么，個人檔案管理工作的有效進行會面臨很大的問題，由于各部門之間的職責不同，個人檔案集中統一管理會面臨著實質性的問題，嚴重的話會使部門與部門之間的嚴重脫節，出現各自為政的現象，部門自行管理個人檔案，這樣的現象定會導致檔案管理的科學性及統一性降低，從而制約人力資源與社會保障局對個人檔案管理的工作效率和時效性。

三、加強人力資源和社會保障局個人檔案管理的有效措施

（一）加強檔案信息化建設

培養從事檔案管理工作人員的檔案管理信息化意識，隨著計算機技術滲透于各個領域，這就要求檔案管理進行網絡化建設，更是要求人力資源和社會保障局在檔案管理時進行信息化建設。必須要注重思想的培養，在思想上提高加快檔案管理信息化建設的進程，從思想上對檔案信息化建設有一個初步的了解和認識，并用這種積極向上的思想和態度進行檔案管理工作，讓檔案管理信息化建設工作緊跟時代發展的步伐。

提高檔案管理現代化水平，對于加強檔案信息化建設也是至關重要的。通過網絡，讓檔案查閱者可以跨越空間的約束，對檔案進行查閱，將封閉的檔案服務轉換為開放的檔案服務，更好的方便檔案的查閱，讓檔案管理信息化建設工作得到進一步的發展。

（二）加強對檔案管理工作人員的培訓

培養較強的開發意識是通過社會的實踐活動及社會實踐而產生的知識和方法。這就對檔案工作人員提出了合理掌握發展目標的要求及預測潛在檔案的需求等。與此同時還應做到“眼觀六路，耳聽八方”，除了對自己嚴格要求外，還要多聽廣播或網絡視頻等方式接受信息，培養自己的開發意識。

計算機技能的培訓，可以讓檔案管理緊跟社會發展的腳步，可提高檔案管理人員的辦事效率，提高檔案的利用率，更好的保存援建信息的完整，并讓檔案查閱者更方便的進行檔案查閱，提高檔案的利用率。在單位定時的對檔案管理人員進行計算機技巧的培訓，使其掌握基本的計算機操作技巧；運用掃描儀和數字儀等先進儀器進行檔案的輸入工作。

（三）進一步完善個人檔案管理工作的運行機制

完善檔案管理工作的規章制度。隨著社會的不斷發展，檔案管理工作的深入，管理檔案設備的不斷更新和優化，檔案管理的方法也需要創新。這就要求檔案管理人員工作要有緊迫感，不斷的學習知識提高自身的職業素養，加強法制教育。單位領導者應該與時俱進的完善檔案管理工作的規章制度，從實際出發制定實施有效的管理辦法和規章制度。

四、結語

人力資源和社會保障監察檔案管理是與民生息息相關的重要工作，加上我國人口基數大，其檔案管理工作的開展則更具難度。強化人力資源與社會保障個人檔案管理措施，提升其信息技術的應用質量，優化平臺建設，才能從根本上做好人力資源管理，才能為百姓提供更為優良的社會保障。

參考文獻：

[1]李在江.探討人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施[J].西部皮革，2016，02：153.

（作者單位：膠州市人力資源和社會保障局）