企業檔案管理措施與效果研究

范天威

摘 要：檔案管理是企業在各類管理活動中所形成的具有保存價值的文獻、音頻、照片、影像等資料。企業檔案記錄著一個企業的發展歷程，是一個企業管理水平的象征，可見良好的檔案管理對企業發展的重要性。

關鍵詞：企業；檔案；措施；效果

企業檔案管理亦稱檔案工作，是檔案管理人員對企業內部各類紙版文件、檔案信息、光盤文檔等提供管理服務的總稱，也是企業管理最基本的部分。本文就企業檔案管理措施與效果分析進行簡要闡述。

一、企業檔案管理存在的問題

（一）管理人員后續對檔案管理工作管理乏力

企業在建立之初，管理者的管理積極性頗高，各項工作親力親為、嚴抓緊抓，對企業管理工作相對重視，而員工工作初期工作熱情度高，雙向結合，使企業檔案工作有序開展，而當企業運行到一定程度時，管理人員逐步將管理重點轉移到企業經營的外部運營上，內部管理缺乏持續推力，加之檔案管理工作性質枯燥，員工出現工作疲勞，管理人員后續對檔案工作管理乏力，檔案管理日漸懈怠，所謂“上層不抓，下層松懈”。

（二）管理制度不規范

檔案管理人員的專業技能低、管理制度建立不完善、管理工作缺乏重視度是企業檔案管理不規范的主要映射。首先企業管理人員片面的認為檔案管理就是將日常紙版信息分別歸檔，未能對檔案管理人員進行系統的培訓，導致人員專業技能過低。其次企業檔案部門未能制定統一的檔案管理制度，企業內部制度多但不精簡，導致各檔案管理人員以個人意識為主導思想管理檔案，如未經上層各主管人員許可隨意借閱、銷毀文件等問題層出不窮。各類文件管理、檔案管理等制度形同虛設。最后，歸根結底，管理制度不規范，主要問題在于企業上層管理者對檔案管理工作不夠重視，使得檔案工作過于混亂。

（三）檔案管理基礎設施落后

檔案管理人員主要負責檔案收集、整理、保管、編目、檢索、統計，檔案室需要多種設施來輔助檔案管理，而企業注重的則是企業外宣、廠區綠化、辦公區域建設等，忽視了檔案室的建設，檔案室內僅放置幾組檔案柜和單機電腦，檔案室基礎設施過于落后，較多工作需要手工完成。如檔案管理人員手寫卷內目錄、文件索引等，導致檔案盒外部既不美觀也不利于字體查閱辨認。而隨著企業的不斷發展，各類檔案逐步增多，“簡陋”的檔案室已經不能滿足企業存儲各類檔案的需求，急需增設先進設備及擴土建設。

二、企業檔案管理措施與效果分析

（一）完善管理制度，加大重視力度

針對企業檔案管理制度多而不精的現象，檔案部門召集企業各管理人員制定統一的檔案管理制度，制度一經落地，全員培訓，從上到下遵照檔案管理制度辦事，形成統一管理模式。如檔案室只配發給檔案管理員鑰匙，無關人員不得隨意配置鑰匙，避免其他人員擅自進入檔案室翻閱文件；建立借閱登記表，人員借閱檔案時，在登記表上記錄借閱時間、人員姓名、借閱部門等有效信息，保證借閱的文件可以追溯到個人，及時追還檔案，避免重要檔案丟失等。同時上層領導要加大對檔案室的監管力度，如每月巡查一次檔案室，檢查檔案管理人員是否嚴格按照規章制度辦事。上下齊心，力爭把檔案管理工作做到更好。

（二）擴大檔案管理基礎建設

檔案室是企業的一個重要組成部分，企業應不遺余力，加大資金投入，擴大檔案室基礎建設。隨著企業的不斷壯大，紙類文件、圖像文件、視頻文件等有保存價值的文件逐漸增多，檔案室需要增加檔案柜、打印機、掃描機、彩噴機等設施，提高檔案管理工作的效率，增加歸檔文件的美觀度。因檔案室內保存的文件需要長期保存，故要保證檔案室的“七防”設施建設，避免文件損壞。

（三）加強人員培訓，提高人員素質

1.檔案管理是一門重要“學科”，企業管理者要摒棄以往對檔案管理的錯誤認知，要重視檔案管理人員的培訓工作。通過培訓，人員自我完善，提升專業技能，只有在不斷的培訓中，人員才能觸及到先進的檔案管理方式及管理理念，培訓中發現自身不足進行自我改進。如人員檔案的管理，起先是以姓氏為排列方式，檔案盒外部編寫數字序號，有新人員入職，需要重新編排數字序號，耗時耗力，通過培訓，學習新的歸檔方式，企業中存在多個姓氏相同的人，以姓氏為開頭搭配數字，編寫檔案名稱，以“李” 姓為例，L—1（李某），L—2（李某某）以此類推，新人員出現“李” 姓時，直接插入到“L”檔案序列中，并逐次標注L的序號即可。

2.制定檔案管理人員的工作職責，根據個人工作能力，劃分工作內容，檔案管理人員各盡其責，在日常工作中，針對管理工作的不足相互探討，借鑒其他企業運行較好的管理方式，逐步完善自身不足，提升人員技能，總結好的管理經驗，并運用到檔案管理中。

（四）引進信息化建設

“信息化建設”這個詞語，對于當下的我們并不陌生，網絡時代涉及到各個領域，一切領域都受到信息技術的影響，企業檔案管理也需要引進現代化信息技術，如人員檔案不再只停留在檔案袋中，引進軟件技術，將人員信息錄入到信息系統中，檔案管理人員可以通過人員信息系統查詢信息，不需要在案室翻閱人員檔案，省時省力，減少檔案管理人員的工作量，同時使原本枯燥的檔案管理工作變得有創新、有挑戰。

三、總結

檔案管理工作就其本身的性質來看，實際上就是一項輔助企業管理和服務的工作，是衡量一個企業管理水平的重要特征，是為企業發展提供堅實后盾的基礎保障，由此可見，檔案管理對企業蓬勃發展起到至關重要的作用。

參考文獻：

[1]姜云娜.淺談檔案工作的規范化、標準化管理[J].科技創新導報，2011（05）.

[2]陳亞敏.推行檔案工作規范化與標準化淺談[J].商情（教育經濟研究），2008（06）.

（作者單位：黑龍江北大荒種業集團有限公司）