工程檔案在工程項目管理中的應用研究

陳碧珠

摘要：進入21世紀后，我國工程檔案建設經歷了從初步探索到不斷發展的過程。這不僅得益于檔案信息化大趨勢的到來，同時也得益于我國檔案工作在現實生活中所日益發揮的舉足輕重的作用。“十二五”期間，很多國家檔案館和企事業單位檔案部門都己將工程檔案建設納入到目標任務當中來。與此同時，“建設未動，標準先行”的思想也己經逐步得到多方認可。然而在目前，我國工程檔案相關標準規范的制修訂工作多由政府檔案行政管理部門主導，而與工程檔案建設直接相關的標準規范體系缺失，這便不可避免地出現當前的標準規范體系無法完全適應工程檔案發展的矛盾，由此也引發了筆者對我國工程檔案標準相關問題研究的關注。

關鍵詞：工程檔案；工程項目；應用

隨著大中型內部檔案信息化程度的加速，為保障在現有環境下檔案館各項基礎工作的順利開展，同時支持中期目標和遠期目標的實現，建立與檔案館同步運行的標準體系，使檔案館各項工作流程化、標準化和規范化，最終達到建設一流工程檔案的水平，既至關重要，又刻不容緩。

為加強系統各單位對檔案信息化工作的統一認識，縮小現代化條件下各單位之間檔案業務和管理工作的差異化程度，提升系統檔案信息化建設的整體水平，最終實現檔案信息化建設工作的一體化進程，同時建立總部檔案館對下屬單位檔案工作的指導與監督、下屬單位支持和維護總部對檔案工作統一領導、協調開展這樣一種責任和義務關系，必須建立和健全標準體系作為基礎保障。

目前在我國，電子文件的管理己經上升到了國家戰略的高度，作為檔案部門，應敏銳地意識到這種戰略的意義所在，充分地發掘自身工作的潛在價值，找準時機，從戰略的高度來搭建具局意義的標準體系平臺，使檔案工作真正地服務中心工作，服務戰略發展。這種具有全局意義的標準文件體系不僅是檔案館工作的實現規范管理的必要條件，同時也將是適應一定時期內戰略發展的需要。

一、工程檔案組織模式設計原則

（一）短期與長期規劃并行

系統的重要特征之一是組織的內外部條件的差異對組織運作具有強影響力，使安穩環境下組織發展的長期方案和預測會因外部環境的改變而不再有用。系統著重長時期預測的無效性，這與業務工程檔案市場導向性強特質一樣。但工程檔案的長期規劃也是其持續發展的重要方針導向①。因而，業務驅動型工程檔案應在提高短期能力的基礎上，發揮系統的非線性因果作用以影響組織長時期戰略規劃，使組織持續具有高度的應變能力，同時關注外部長期協作網絡的構建和短期協作方式的靈活性，以補償工程檔案資本有限性的制約影響。

（二）強調組織的能動作用

傳統組織理論傾向制度化、指令化管理作為組織最有效的控制方法，這使得組織內部的能動作用被忽視或受到限制。理論認為組織應發揮其內部的能動性，在組織機制的設計方面側重管理邊界的靈活性，使其表現出動態可重構的特征，具有“自組織”發展條件；同時在控制整體目標的前提下采用分權自治的管理運作方法，增強組織的反饋作用，從而充分發揮組織的能動性。因此，業務驅動型工程檔案組織管理環境要在組織結構設計和權力配置層面增強靈活性，為組織活動的執行留有自治空間，同時這種能動作用的有效發揮，也會增加組織創新靈活性和知識管理的系統性，以提升組織的創新效用進而提升工程檔案業務績效。

（三）發揮內部聯結柔性化

注重內部各部分的相互作用聯系，傳統組織對專業分工和等級制度的注重加強了筆直方向的聯系，但對橫向交流依靠聯系構成了阻止。動態可變的組織構造著重功用和業務流程的完整性，表現各專業的互補作用和協作效果；同時經過多元化的信息交流與禍合方法，使外部環境的變化敏捷在組織內部構成有用反響。工程檔案的方案流程運作系統應加強其內部聯合方法的柔性化和系統化構建，經過PMO的構建和PM的錄用提高縱向操控與橫向和諧的靈活性，使組織內各類資本能夠有用集成，業務化的管理需要，且組織環境的柔性化演化，可提高方案系統的全面性和資本和諧效率，進而對業務管理需要做出及時反饋，提高業務績效。

二、工程檔案在工程項目管理中的應用

（一）工程檔案可促進政府管理科學化、民主化和高效化

工程檔案提供的數字化的檔案信息資源真實地記錄了歷史，通過工程檔案利用這些檔案信息資源可以讓政府在行政決策、行政執行和行政監督時及時借鑒過去的經驗和教訓，可以從根本上改變過去一貫的陳舊工作模式，使政府在決策中參謀和咨詢的系統工作變得更加簡單，在執行中更加有保障，在監督時更加有根據。同時，由于工程檔案的信息資源都可通過網絡進行共享共用，因而也會使政府工作變得更加全面、便捷、從而促進政府管理科學化，民主化和高效化。

（二）工程檔案可以為各級政府提供個性化信息服務

在電子時代檔案事業要實現真正意義上的革命，除了政治力量的推動外，技術力量的推動也是不可缺少的。我們在信息安全和工程檔案建設的過程中，千萬不能忘記國際上正在悄然興起的一種信息化新技術—網絡。在信息化的前兩次浪潮中，因特網把一臺臺計算機連了起來，萬維網把一個個網頁連了起來，然而不僅沒有給檔案事業帶來重大轉機，反而讓人們在“信息孤島”面前顯得是那樣的無奈。今天，當網格帶領人們實現數據格式互通互連的時候，我們不能再坐等機會的消失，要開展檔案信息網絡研究，從解決實際問題的理念出發，利用網格技術推動檔案信息資源建設和工程檔案的發展。

檔案部門在檔案信息資源建設時，需要處理大量的數據，由于現有技術條件、經濟條件的限制和檔案信息安全的制約，現有網絡無法對各個數據庫之間的數據進行連通和數據交換，各個檔案館之間的檔案信息資源還處于分散和孤立狀態，沒有能夠實現全面關聯，“信息孤島”、“信息煙囪”現象嚴重，在很多情況下用戶并不知道檔案信息資源存儲位置，不利于檔案信息資源跨地區、跨部門之間的利用，極大地影響用戶的利用需求②。本單位電子檔案的利用、上下級單位之間電子檔案的利用、全國不同地區不同部門之間電子檔案的利用都存在一些問題，目前我國有多少個部委，就可能有多少個系統。這些檔案信息資源各自為政、互不相通，造成了十分嚴重的人力、物力、財力浪費。

（三）實現信息資源共享，履行真正意義上的工程檔案功能

這個階段是利用網絡互聯技術，將單個工程檔案聯接起來，進行整合、延伸，組成完全意義上的工程檔案。在高層協議管理下實現工程檔案的全部功能，進行全國檔案信息的傳播、使用和管理。

計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。

檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，技術文件，可按照文件形成的先后順序進行排列打印、發放，這樣，對于降低文件歸檔、利用、查閱等工作，發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

三、結論

經過對文獻的閱讀整理，現有研究關于組織要素的提出和模型構建都是基于不同的研究角度針對一種或幾種要素研究其與組織績效的關系，由于研究的側重各不相同，缺乏較為系統全面的關鍵要素模型。本文根據組織理論的演化發展、組織研究的要素歸納研究結果，通過系統的分析和整合，總結出一種較為通用的組織管理環境要素模型。

注釋：

①葉彩霞.淺議電子檔案面臨的問題與對策[J].科技致富向導.2010（20）

②孫培毅，徐雪松，鄭立明.基于ssPc模型的客戶關系導向型工程檔案組織設計[J].華東經濟管理.2006.20：24

參考文獻：

[1]王海英，趙鐵良.試論檔案中的保密[J].黑龍江史志，2011（19）.

[2]趙鐵良，劉勝利.淺談案卷在數字和網絡世界中的作用[J].黑龍江史志，2009（07）.

[3]徐慧春.淺論檔案管理和利用中的保密工作[J].黑龍江史志，2011（16）.