檔案信息數(shù)字化外包共建風(fēng)險控制研究

王磊

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的數(shù)字化發(fā)展趨勢日漸突出，檔案信息數(shù)字化逐漸成為信息化建設(shè)的一個有機組成部分，而檔案信息數(shù)字化外包則成為檔案信息數(shù)字化的重要表現(xiàn)形式。以下就檔案信息數(shù)字化外包共建的必要性及其風(fēng)險控制策略進行具體的分析探究。

關(guān)鍵詞：檔案信息管理；數(shù)字化外包；風(fēng)險控制

檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是業(yè)務(wù)外包活動中的一種類型，具體是指以檔案館、檔案室等為代表的檔案機構(gòu)，為了解決檔案信息數(shù)字化難題、有效利用外部資源，通過與外包方簽訂合同，把可以被認(rèn)為是本機構(gòu)非核心業(yè)務(wù)的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)全部或部分地委托給一個或多個專門的外包公司或外包中介的一種新型管理方法。在其外包共建過程中，有諸多的風(fēng)險因素存在。以下就檔案信息數(shù)字化外包共建過程中的風(fēng)險控制策略進行重點分析。

一、檔案信息數(shù)字化外包的可行性分析

（一）理論上的可行性

業(yè)務(wù)外包理論等為檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包提供了理論依據(jù)。其中，核心競爭力理論認(rèn)為公司應(yīng)當(dāng)明確自身的核心業(yè)務(wù)與核心優(yōu)勢，公司可以將不屬于本公司核心競爭力的其它業(yè)務(wù)外包出去，這樣企業(yè)就能夠集中精力來從事企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，提高競爭力。就檔案工作而言，可以把檔案信息數(shù)字化工作看作為檔案工作的非核心業(yè)務(wù)。因此，基于核心競爭力因素考慮可以把檔案館、檔案室等的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去。

（二）技術(shù)上的可行性

檔案信息數(shù)字化主要是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫的一項業(yè)務(wù)活動。數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等為其提供了技術(shù)支持，由于這些技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，檔案信息數(shù)字化工作才得以進行。

（三）實踐上的可行性

現(xiàn)階段，業(yè)務(wù)外包實踐活動日漸深入到人力資源外包、物流業(yè)務(wù)外包等領(lǐng)域，業(yè)務(wù)外包的實踐活動促進了外包市場的繁榮與多彩。就檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包來說，我國的北京、上海等地的一些檔案館、檔案室等相聚也把本機構(gòu)的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包了出去，這些地方的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實踐為檔案館、檔案室考慮把檔案信京去息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去提供了借鑒與參考。

二、檔案信息數(shù)字化外包共建的風(fēng)險控制策略探析

（一）科學(xué)合理制定外包計劃

1.選擇合適的外包共建企業(yè)。檔案業(yè)務(wù)外包中介機構(gòu)很多，需要綜合考察外包企業(yè)的綜合實力以及業(yè)內(nèi)的評價，對企業(yè)的資質(zhì)、成立年限都要考慮，可采取招標(biāo)的方式選擇外包企業(yè)。

2.確定外包的范圍，并不是所有的業(yè)務(wù)都適合外包，在外包前先要進行分類。一是要區(qū)分涉密和非涉密的信息，只有非涉密的信息才能外包出去；二是分批次的外包，把重要的信息先行外包，完成重要信息的數(shù)字化，再逐步實現(xiàn)館藏檔案的全部數(shù)字化。

3.制訂外包共建工作計劃，需要制訂一個完善的工作計劃，根據(jù)計劃來指導(dǎo)檢查外包企業(yè)的工作質(zhì)量。

（二）健全檔案信息數(shù)字化共建標(biāo)準(zhǔn)

就檔案信息數(shù)字化外包共建來說，目前還缺乏相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。有的檔案信息經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換后只有配備專用軟件才能利用，否則無法提供利用。如何在保障雙方最大利益的前提下，實現(xiàn)檔案信息由傳統(tǒng)介質(zhì)到電子介質(zhì)的轉(zhuǎn)化，數(shù)字化檔案信息的利用，數(shù)字化檔案信息安全，檔案網(wǎng)站的正常運行等都需要一個標(biāo)準(zhǔn)作為參照。在檔案信息數(shù)字化外包共建中，必須建立好相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，最終建立起一個檔案信息數(shù)字化共建標(biāo)準(zhǔn)。

（三）嚴(yán)控檔案信息數(shù)字化共建中的設(shè)備管理

實施檔案整理、數(shù)字化加工工作，一般應(yīng)使用本單位的設(shè)備，并根據(jù)檔案的載體情況和質(zhì)量狀況，選擇適宜的方法和設(shè)備，最大限度延長檔案的壽命。采用的信息設(shè)備及其信息系統(tǒng)應(yīng)符合封閉性和獨立性的要求，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，禁止安裝使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等各類具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和無線外圍設(shè)備。須采取物理的或者技術(shù)的措施，對信息設(shè)備的相關(guān)輸入、輸出接口進行管控，確保接口處于封閉狀態(tài)。檔案中介服務(wù)機構(gòu)及其工作人員因數(shù)據(jù)遷移、臨時備份等工作需要使用信息設(shè)備的相關(guān)輸入、輸出接口時，應(yīng)經(jīng)委托單位批準(zhǔn)、登記，并由委托單位管理人員在場全程監(jiān)督實施，實施完畢后立即封閉接口。

確需使用檔案中介服務(wù)機構(gòu)設(shè)備的，委托單位應(yīng)對設(shè)備進行檢查，確定其符合保密規(guī)定后方可使用。數(shù)據(jù)遷移、臨時備份使用的移動存儲介質(zhì)應(yīng)由委托單位指定專人保管。全部工作結(jié)束后，委托單位應(yīng)對信息設(shè)備中的全部存儲部件及使用過的全部移動存儲介質(zhì)按保密規(guī)定處理后，再交還檔案中介服務(wù)機構(gòu)。

（四）優(yōu)化外包后續(xù)服務(wù)協(xié)議的制定

很多業(yè)務(wù)外包共建完成后，在以后的使用過程中出現(xiàn)問題后外包單位就不再負責(zé)，如此巨大的業(yè)務(wù)量即使是經(jīng)過嚴(yán)格的檢查機制也難以避免出現(xiàn)問題，在以后的數(shù)字化檔案的利用、網(wǎng)站的后臺維護等方面都需要外包共建單位的持續(xù)支持。為了減少使用過程中的風(fēng)險，需要制訂外包后續(xù)服務(wù)協(xié)議，加強對后續(xù)使用過程中的風(fēng)險控制。

此外，要建立完善的檔案信息數(shù)字化共建監(jiān)督檢查機制。對外包的業(yè)務(wù)要進行持續(xù)的監(jiān)督和檢查，建立完善的督查制度，完成一部分檢查一部分關(guān)注外包共建企業(yè)的發(fā)展趨勢，注意各種反饋信息，將風(fēng)險控制在最低。

三、結(jié)語

綜上，檔案信息數(shù)字化外包的發(fā)展有其顯著的必然性與必要性，在理論、技術(shù)以及實踐的支撐下亦具備顯著的可行。但是我們必須對其外包共建中的風(fēng)險有一個正確的認(rèn)識，并采取有效的措施對其風(fēng)險進行強有力的控制，進而促使檔案信息數(shù)字化外包共建得以健康發(fā)展。

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