檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策

付振萍

【摘要】本文主要從當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，分析當(dāng)前信息化建設(shè)存在的問題，并提出應(yīng)對措施，以推動信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；對策

一、企業(yè)檔案信息化的作用

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對企業(yè)檔案進(jìn)行智能化管理。企業(yè)的檔案管理需要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和組織，以便提高企業(yè)檔案管理效率，讓企業(yè)的檔案和資料能夠快速地被調(diào)用，極大程度地節(jié)約人力資源和提高辦事效率。讓以往紙質(zhì)的檔案變成電子檔案，以更加便捷查閱的方式面向用戶，同時優(yōu)化檔案管理的過程。企業(yè)檔案信息化可以用更加科學(xué)的思想和方法作為保障，運用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案資料進(jìn)行管理，優(yōu)化管理的效率。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)旨在隨時為企業(yè)提供高價值的信息和資料，讓檔案的利用率更高。

二、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

檔案本身的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ)，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫以及大容量服務(wù)器等等，同時還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務(wù)獲得相關(guān)的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設(shè)的資金投入，導(dǎo)致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。

（二）檔案本生性質(zhì)的影響

對于檔案的原始記錄性，其表現(xiàn)為在檔案的內(nèi)容上和檔案的形式上，由于目前當(dāng)事人的親筆手稿、單位蓋章及領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名等原始記錄才有相關(guān)法律憑證作用。然而在現(xiàn)今檔案管理的信息化中，檔案主要以數(shù)字化、電子文檔等新形式保存，所有內(nèi)容的修改在電腦上進(jìn)行，導(dǎo)致作為檔案原始記錄性的內(nèi)容不存在。如何判斷其是否具有法律憑證作用，已成為檔案工作的新課題，起到數(shù)字、電子文檔能否轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、檔案管理信息化現(xiàn)狀的應(yīng)對措施

（一）加強信息化人才隊伍建設(shè)

當(dāng)前，信息化建設(shè)已成為大趨勢。有關(guān)部門應(yīng)加強對檔案管理信息化的重視，聘請專業(yè)人員對學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的重視，擯棄傳統(tǒng)思想觀念，主動樹立正確的服務(wù)觀念，更好地投入到檔案管理信息化建設(shè)中去。加強人才隊伍建設(shè)，建立合理的人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理人員的綜合管理素質(zhì)，以繼續(xù)教育、講座、崗前培訓(xùn)等形式對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息軟件使用能力、信息處理能力，以促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）做好基礎(chǔ)性工作

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作是一切工作的前提，只有在前期做好信息的采集和歸檔的工作，才能讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。在進(jìn)行基礎(chǔ)工作時要對企業(yè)檔案資料進(jìn)行分類，將核心資料和檔案妥善處理，加強信息的安全，防止檔案和信息的丟失。針對企業(yè)檔案建立其強大的檔案和信息資料庫，并且與其他部門進(jìn)行工作的對接，做好檔案和資料的歸檔工作。

（三）加快標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這是檔案信息化建設(shè)的必要條件。很多企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)還不明確，所以企業(yè)的檔案部門要加快這一標(biāo)準(zhǔn)的制定。企業(yè)檔案信息化建設(shè)對數(shù)字檔案的信息和標(biāo)準(zhǔn)都有較高的要求，所以在檔案的接收和保管上都應(yīng)該有規(guī)范性的原則和標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)檔案的傳遞和利用更加有序，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的運行更加有章可循。

（四）有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)

檔案信息資源作為電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中不可或缺的公共信息資源，要想進(jìn)一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應(yīng)當(dāng)有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的層面去進(jìn)行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開發(fā)能夠與電子政務(wù)進(jìn)行有效的整合。對檔案部門來說，應(yīng)當(dāng)主動加強與電子政務(wù)建設(shè)機構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中，依托我國電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁，積極發(fā)布檔案政務(wù)相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動實施現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務(wù)，以便于相關(guān)資料的共建共享。

（五）保障網(wǎng)絡(luò)安全，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)

因檔案的特殊性、保密性，為避免用戶信息流失，必須加強檔案管理的安全措施。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶信息的不同，進(jìn)行等級劃分，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理。電子設(shè)備應(yīng)采取一定的安全維護(hù)措施，如定期進(jìn)行殺毒，完善系統(tǒng)漏洞等，防止不法分子攻擊。在管理過程中，應(yīng)制定嚴(yán)格的管理方案，提高檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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