實驗室檔案管理模式研究

楊娜

【摘要】檢驗檢測實驗室的檔案管理是實驗室運行體系中的重要環(huán)節(jié)，是保證實驗室體系管理文件化的重要組成部分，檔案管理關(guān)鍵點的質(zhì)量控制促進檢驗檢測實驗室的發(fā)展和完善。本文分析實驗室檔案管理工作存在的問題，并提出相關(guān)的對策，以促進實驗室檔案管理工作的順利開展。

【關(guān)鍵詞】實驗室檔案；檔案管理；管理措施

一、實驗室儀器設(shè)備檔案管理概述

儀器設(shè)備作為實驗室最主要的硬件設(shè)施，其檔案管理也是儀器設(shè)備日常工作的重要組成部分，承載著儀器技術(shù)資料的收集、整理、歸檔、鑒定等任務(wù)。科學(xué)有序的檔案管理是儀器高效利用的前提和保障，做好儀器設(shè)備檔案的管理意義重大。一是儀器設(shè)備是實驗室開展檢測工作得出科學(xué)結(jié)論的重要渠道，從側(cè)面反映著實驗室的檢測水平，儀器設(shè)備檔案“記錄”著儀器工作過程，為儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)提供了重要技術(shù)基礎(chǔ)，同時也記錄著儀器檢測過程中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)源，儀器設(shè)備檔案管理平時記載的設(shè)備數(shù)據(jù)信息，為儀器設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)及維護環(huán)節(jié)提供支撐。二是建立儀器設(shè)備檔案，不僅可以明晰單位的設(shè)備容量，而且對資源的優(yōu)化配置提供有效的科學(xué)依據(jù)。隨著科技的發(fā)展在檢測過程中的作用越來越重要，檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備的引入不斷增多。

二、實驗室檔案管理不足之處

（一）檔案每年都會有變化，導(dǎo)致檔案管理有難度

實驗室的檔案數(shù)量龐大，包括人員檔案、記錄檔案、設(shè)備檔案、財務(wù)檔案等，每年大量的檔案都要根據(jù)實驗室的需要進行改動，每年的檔案都會出現(xiàn)大量的添加和改動，改完后又重新入檔，花費大量的人力和時間。比如每年的人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備的期間核查和檢定校準(zhǔn)、檢測報告等各種工作最終都要把相關(guān)文件歸檔。

（二）檔案管理缺乏完善的制度

許多檢測機構(gòu)沒有專門的檔案管理員，即使有也大多是兼職，往往是每個科室自己管理自己的檔案，即使有專職檔案管理員的實驗室，由于沒有完善的檔案管理制度，檔案的管理水平也參差不齊。我作為專門的檔案管理員，對本部門內(nèi)的合同檔案、檢測報告檔案進行管理，建立完善的檔案管理制度，檔案的管理水平不斷提高。

三、實驗室檔案的建設(shè)

（一）建立和完善檔案管理制度，對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)

實驗室的各項工作必須嚴格執(zhí)行實驗室制定的管理體系文件的各項制度和操作規(guī)程，以使實驗室的管理體系正常有序地運行，還應(yīng)定期進行全面質(zhì)量管理及檔案管理意識的教育培訓(xùn)。實驗室應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，資料工作全部交由該部門統(tǒng)一管理，一線的檢驗室工作應(yīng)該結(jié)合檔案管理的要求進行，檔案人員不僅僅是單純的資料文件的管理，還應(yīng)接近、了解整個實驗室的工作流程，從而減少實驗室各部門間的重復(fù)工作；由于檢測工作的專業(yè)性強，應(yīng)對檔案管理員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（二）提升全體實驗室人員的檔案管理意識

檔案管理采用一人統(tǒng)籌，全員參與檔案建設(shè)工作的管理辦法，不斷增強檔案的管理意識，將檔案管理工作與人員分工掛鉤，即每個人在本職工作中負責(zé)的材料及時收集、整理、錄入和歸檔，既節(jié)省了人力資源，又能及時有效地進行檔案管理。其中重要的部分如器設(shè)備、環(huán)境安全、合同、檢測報告等專設(shè)分項負責(zé)人，由其組織和協(xié)調(diào)該類檔案的管理工作，做到歸檔內(nèi)容明確、職責(zé)明晰，落實到人。

（三）建立儀器設(shè)備檔案管理規(guī)范，使檔案管理有章可循

在日常工作中，嚴把操作流程、細化工作制度；切實抓好基礎(chǔ)工作、交接與借閱工作、責(zé)任落實到人；儀器設(shè)備檔案管理重在歸集和建檔，在歸檔的材料上，字跡工整、圖像清晰，杜絕使用鉛筆，繪畫筆等不利于保存的介質(zhì)；要認真做好儀器設(shè)備的靜態(tài)及動態(tài)的記錄工作，各項儀器設(shè)備記錄都必須認真做過歸集工作，確保檔案記錄保存真實、準(zhǔn)確、全面；建立儀器檔案維護登記薄，了解儀器設(shè)備的特性，遇到問題迅速上報及時修繕，建立崗位責(zé)任制，以便后續(xù)工作的開展。

（四）檢測機構(gòu)合同檔案管理

合同的簽訂是保證檢測工作高效開展的起點，因此，在合同的簽訂過程要保證供應(yīng)商資質(zhì)等內(nèi)容符合單位采購要求，必須建立完善的合同檔案。合同檔案包括簽訂的合同、合同評審等多項內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)該切實做好合同檔案收集、整理、匯總和歸檔工作，并實現(xiàn)動態(tài)化管理。在進行具體操作過程中應(yīng)該注意以下幾方面內(nèi)容。首先，保證一合同一檔，對所有合同都建立獨立的檔案。同時，為了方便對檔案進行管理，了解供應(yīng)商資質(zhì)變化情況。其次，做好日常文件收集整理工作。要將文件材料收集始終貫穿于日常工作中。

（五）實驗室檢測報告管理

檢測報告作為最終呈現(xiàn)給客戶的產(chǎn)品，做好檢測報告副本的歸檔工作尤為重要。面對如此復(fù)雜的質(zhì)量體系文件，就需要建立檢測報告的編制與管理程序，對檢測報告進行全面控制，對檢測報告的編制、簽發(fā)、存檔、修改實施管理和控制，確保檢測數(shù)據(jù)結(jié)果和檢測報告正確、有效、安全、保密。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是包含在整個實驗室檢驗過程中的，不僅忠實地記錄和保存了實驗室體系運行的一切信息，還能反饋實驗室的檢驗檢測工作，使之更加完善。同時，還要認清檔案管理的科學(xué)發(fā)展性。隨著時代的進步，實驗室自身也要不斷發(fā)展完善，這就要求實驗室的管理部門要定期進行相關(guān)人員質(zhì)量意識的教育培訓(xùn)，各項工作要嚴格執(zhí)行實驗室的操作規(guī)程，同時還應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心。

參考文獻

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