房產檔案的數字化管理淺談

郝燕

【摘要】在我國國民經濟穩定增長的同時，房地產事業也煥發出新的生機與活力。而房地產事業的快速發展勢必會產生大量的與房產相關的檔案信息。這不僅增加了檔案管理人員的工作量，且房產檔案的管理難度也會大幅度提高。基于此，實現房產檔案的數字化管理就勢在必行，這也是當前有效提高房產檔案管理水平、規避管理風險的重要舉措。

【關鍵詞】房產檔案；數字化；管理；措施

近年來，隨著信息化技術以及數字化技術的廣泛推廣和應用，加強房產檔案的數字化建設已成為保證房地產行業穩定發展的關鍵。所以，為了加快房產檔案管理的數字化進程，相關部門應該分析房產檔案數字化的必要性，制定和完善相關的數字化管理機制，從而為今后房產檔案數字化管理效率的提高奠定基礎。

1、實現房產檔案數字化管理的優勢

1.1向用戶提供多樣化的房產檔案查詢服務

在查詢房產信息時，指到電子圖中的哪一棟房屋，就可以立即掌握該房屋的面積、層次以及結構等基本信息。與此同時，這種方法還能對該房屋的居住人口數量、產權人、共有情況以及分戶圖等產權基本信息有一個準確了解。相反，還可以根據已知的產權人姓名或者房產證號等信息準確高效在電子產籍圖上進行定位，并且還可以了解到該房屋周邊的配套設施等。另外，借助商品房預售許可證或者商品房備案合同編號等，同樣可以查詢到所在樓盤位置及預銷售信息等。

1.2發揮數字檔案與檔案原件相互補充、有機管理的優勢

數字化管理系統可以利用計算機數碼成像技術，建立一個完善的三維虛擬檔案庫房，從而實現對數字檔案及檔案原件的一一對應管理。具體來說，在通過系統進入到三維虛擬檔案庫房后，可以根據需要打開任意檔案架，之后就會動態顯示檔案。與此同時，系統會自動進行碰撞檢測，并提供導航圖標，引導相關操作人員打開檔案柜，準確高效的查詢所需信息，提取檔案，進而對檔案實施打印或者瀏覽等操作。另外，為保證數字檔案及檔案原件的安全，需要針對檔案查閱建立和執行嚴格的權限管理制度，根據不同的用戶等級開放相應的權限，減少檔案丟失或被篡改的幾率。

1.3有利于檔案利用情況的管理

在當前的房產檔案管理中應用數字化系統，可以對每一分房產檔案的利用情況進行詳細記錄，比如檔案的借閱人、借閱時間、內容及檔案歸還時間等，而相關管理人員則可以根據這些記錄來對某一段時間檔案的利用情況進行統計匯總分析。

2、加強房產檔案數字化管理的有效措施

2.1加大對軟硬件資源建設的投入力度

想要實現和加強房產檔案的數字化管理，需要一個完備的房產檔案數字化管理系統作支撐，而這需要投入大量的人力、物力、財力。所以，相關部門需要結合自身經濟實力及房產檔案管理現狀，研發一個符合自身工作需求且功能完善的分布式房產檔案數字化管理系統。在完成這項研發工作后，就要購置相應的網絡服務器、防火墻服務器、計算機終端以及數據庫服務器等，為該管理系統的正常運行建設部署一個標準化的運行機房。然后針對運行機房配備專業的防雷器、消防器材、防塵器以及空調等設備，確保房產檔案數字化管理系統的運行環境，比如空氣濕度、溫度以及消防安全等指標滿足要求。另外，建立房產檔案數字化管理系統，其目的不僅是為了提高檔案管理人員的工作質量以及工作效率，同時還需要向用戶提供相應的檔案查詢等服務。為此，應配置一個健全的、易于擴展的局域網或者廣域網，以便用戶可以從外界進入系統進行訪問，從而保證了整個房產檔案管理信息的共享性。

2.2培養和提高檔案管理團隊的專業水平

在我國社會發展以及城市建設過程中，總會形成大量的房產檔案，而對于房產檔案的管理，最根本的問題就是管理團隊的老齡化太過嚴重。很多老員工雖然資歷深厚，工作經驗豐富，但是由于其思想保守，仍然會不自覺的沿用傳統的檔案管理方法及模式，對新鮮事物的接受度較低，甚至于抵觸或者排斥先進的數字化管理技術。而年輕員工則大多年輕氣盛、心浮氣躁，總想將自己知道的秘密透露給他人，使得房產檔案的保密性得不到保障。所以，為了進一步提高當前房產檔案管理效率，加快數字化建設，相關部門就必須要強化管理人員的專業水平以及職業素養。房產檔案管理人員的數字化管理能力，除了在大學期間可以得到培養之外，更重要的是在工作實踐中增強。作為新時代的房產檔案管理人員，應該嚴格要求自己，注重工作中的每一個細節，認真熟悉工作環境及工作流程，從基層做起，不斷提高自己的個人素質以及品格。另外，作為檔案從業人員，首先要提高自身的保密意識，嚴格遵循相關的法律法規，不得以損害他人利益為自己謀福利，同時在工作之余也要不斷更新自己的知識與技能，爭取學習和掌握更多更先進的數字化技術及技巧，從而為房產檔案的數字化管理提供強有力的人才支撐。

2.3建立健全房產檔案管理制度

在房產檔案管理中，要提高整個工作的質量及效率，除了要改變從業人員的精神面貌以及專業水平之外，還需要一定的硬性手段來對從業人員的行為進行約束。具體來說，針對當前房產檔案管理現狀，相關部門需要制定和實施嚴格的規章制度以及工作守則。其中，規章制度要盡可能的涉及到檔案管理工作的方方面面，包括數字檔案的錄入、存儲、查詢、傳輸、檢索以及管理等步驟，并實施嚴格的文件保密制度以及網絡安全管理制度等，對整個數字化管理工作提供有力保障。只有這樣才能從制度上確保相關工作人員逐漸形成檔案數字化管理意識，以保證新時期房產數字化檔案管理的安全性以及時效性。

2.4實現傳統與現代數字化管理相融合

研發和應用房產檔案數字化管理系統，并不意味著需要完全摒棄傳統檔案管理以及文件保存模式。在實際工作中，對于那些機密性較高或者具有重要紀念意義的檔案資料，可以選擇使用傳統與現代兩種管理方式，如果紙質檔案缺失還可由數字檔案進行補救，反之亦然。這種管理模式可以進一步保證歷史資料的完整性、真實性以及安全性，以降低檔案管理風險。

結語：

綜上所述，房產檔案管理的數字化是我國檔案管理發展的必然趨勢，它一方面提高了整個房產檔案管理效率以及質量，另一方面還為了房產檔案的存儲、利用等提供有利保障。因此，為進一步提高房產檔案數字化管理的標準化以及科學化，需要相關部門加大對軟硬件資源建設的投入力度，培養和提高檔案管理團隊的專業水平，建立健全房產檔案管理制度，實現傳統與現代數字化管理相融合，以此來促進房產檔案管理事業健康穩定的發展。