教學秘書的職能及工作管理分析

蘇苗苗

教學秘書是維系高校教學管理工作正常運行的紐帶，在日常的教學管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文描述高校教學秘書的工作職能及特性，分析其工作倦怠形成的原因，并提出緩解策略。

一、教學秘書工作職能及特性

教學秘書是專門從事高校教學管理的工作人員，其詳細的定義為：教學秘書工作從屬于學校教學管理部門和院系領(lǐng)導，直接參與教學活動的組織、安排，管理本院系的教學行政事務，貫徹和執(zhí)行院系的教學指導思想和具體指示，保證院系教學工作的正常運行，圍繞教學活動之主體（教師和學生）做好管理、協(xié)調(diào)和服務工作。

（一）具體而言，教學秘書工作有以下兩條最主要的職能

1.服務職能。“服務學生”首先是教學秘書的第一要則。教學秘書從事的是教學管理工作，管理即服務，通過每學年對教學計劃的維護、對學生的教學管理，來保證院系正常的教學秩序運行。教學秘書從學期初至學期末，一直以教學為中心、以學生為中心，處理各種具體的教學事務，保證各項教學活動的正常開展。

2.“樞紐”職能。教學秘書協(xié)調(diào)著本學院、教務處、其他院（部）、其他職能處室、教師以及學生之間的各種“橫向”關(guān)系，并且承擔著向院系領(lǐng)導及師生宣傳學校或教學主管部門制定或發(fā)布的各種規(guī)章制度及會議通知，還要及時把學生意見反饋至院系，學院領(lǐng)導意見反饋給教學主管部門等，處理好這種“縱向”關(guān)系，做好承上啟下、左右開弓的“交通樞紐”功能。

（二）教學秘書工作的特性

1.繁瑣性。教學秘書工作不僅任務重，還具有較強的繁瑣性。不僅工作量大、涉及面廣，而且工作職責極其繁瑣，例如教務方面：學生入學的學籍管理、日常教學檢查、學生的日常學習問題、教師調(diào)課、簽到表的制定、學期教學任務安排組織、試卷印刷保管工作、教學任務維護、教師教材征訂，妥善地保管與整理所在部門的教學工作文件，保管教學檔案、填寫數(shù)據(jù)平臺等；

考務方面：入學英語分級考試、期中考試、期末考試、補考、重修考試、計算機一級考試、本科生英語四六級和專科生A、B級等取證考試等其他方面，工作內(nèi)容極其瑣碎。不僅各項工作都需要認真負責完成，同時還要認真處理領(lǐng)導交代好的各項臨時任務。而且每一件事情幾乎都涉及學生、教師、院部、教學主管部門等主體，極其繁瑣。

2.連貫性。教學秘書工作從學期初貫穿至學期末，以學年為單位，教學環(huán)節(jié)節(jié)節(jié)相扣，并且每一學年與上一學年也存在教學的連貫性。尤其對待學生方面，如果學生從大一入學到最后大學畢業(yè)，都有固定的教學秘書對其服務，也方便學生找老師及時了解自己的學習情況，查詢之前的掛科所在，教秘工作的連貫性有助于更好的服務學生。同時，工作連貫性的存在也需要各個院部教學秘書崗位的穩(wěn)定性，而不是每到一個新的聘期該崗位就會進行很大變動，極其影響院系的教學管理質(zhì)量。

3.細致性。教學秘書工作不能有一絲馬虎，涉及到教務、考務方方面面不允許有任何失誤，否則就會造成教學事故。舉個例子：任何一個學生某一學期某一科目的成績錄入都不允許出錯。每個專業(yè)有多少學生，要訂多少本教材，不能訂少，更不能訂錯。期末考試要印多少份試卷，而且印刷的試卷有的本科學生的考試科目還包括上一級重修的學生，不能印少。考試的每一個考場有多少座位，是否能達到每個班合理安排，都需要教學秘書的細致性工作。

4.隱蔽性。教學秘書常年埋頭事務性的工作，幾乎就無暇參加學校、工會組織的各種活動，而且由于教學秘書專業(yè)一般都是教育管理，在指導學生參加各類比賽的時候相比不占優(yōu)勢，相應獲得的獎項也少得多，工作沒有顯性成果；而選拔干部時，職能部門的科員和輔導員由于在日常工作中有更多的展示的機會，往往會被優(yōu)先考慮，因此在各高校中，教學秘書群體往往很難走上領(lǐng)導崗位。

二、教學秘書倦怠性成因分析

（一）工作強度大，身心疲憊

教學秘書一職工作任務極重，其本身就受教務處和院系雙重領(lǐng)導，與教務處十余名科員工作進行對比，院部教學秘書往往是每個院（部）1——2人與這十余個工作口進行對接，而且在工作的落實過程中，又要面對院（部）幾十名專任教師與上千學生。同時，從開學初的各種課表發(fā)放、補考到學期中的各種教學檢查、等級考試報名，還是到期末各種考試安排、下學期教學任務落實等，無一不是教學秘書在具體執(zhí)行。每天的工作內(nèi)容雖然有章可循，但是臨時性任務很多，而且每一項具體的工作環(huán)節(jié)不允許出現(xiàn)任何失誤，在身心疲憊的基礎(chǔ)上，有的教學秘書具有不同程度的精神焦慮，甚至晚上睡覺半夜會突然驚醒，哪些工作還沒干，極其害怕出現(xiàn)教學事故。與其他院部教學秘書交流之后，發(fā)現(xiàn)都存在一定程度的焦慮，而且焦慮的時間太長，使有的教學秘書出現(xiàn)了痛苦、厭煩工作的態(tài)度，長久下去，勢必影響教學管理工作的發(fā)展，影響教學工作質(zhì)量。

（二）無晉升渠道，回報與付出不成比例

以我所在的院校為例，整個學校，只有管理崗的院（部）教學秘書一職不能進行職稱評審，這嚴重打擊教學秘書工作的積極性。教學秘書本來就從事的是事務性的工作，與專業(yè)課老師相比，不僅沒有課時費，也沒有科研項目，年底的考核也無法進行量化評比，收入自然成最低一族。無晉升及收入低這兩項與繁重的工作不成正比，看不到黎明的黑夜是最難度過的。教學秘書每天辛辛苦苦的工作卻換不來應有的回報，這讓教學秘書看不到往上發(fā)展的方向，工作上就會出現(xiàn)消極被動情緒，遇事能躲則躲。

（三）崗位性質(zhì)較隱蔽，不受重視

教學秘書的工作由于具有隱蔽性，一般都是屬于幕后服務人員，并不像專業(yè)課老師申請科研項目一樣，其工作成果不易顯現(xiàn)。甚至在高職院校流行這樣一種現(xiàn)象：專業(yè)課教師地位要高于行政管理人員，只有沒有能力、專業(yè)能力不行、教不了書的人才去管理崗位。就我所在學校而言，各教學秘書也是正規(guī)研究生畢業(yè)，也是事業(yè)單位招聘公開招聘考試入校的。在入校起點上，教學秘書并不輸于任何一個專業(yè)課老師，甚至筆試過程和面試過程比專業(yè)課老師更為嚴格。但入校后，專業(yè)課老師很快就能跟著年長教師拿到科研項目等能看得見的教學成果，而教學秘書一味的低頭忙于各種繁瑣的事務性工作，加上無晉升渠道，久而久之，教學秘書一職就越來越受不到重視。

三、緩解教學秘書工作倦怠的策略

（一）自我調(diào)整

內(nèi)因是事務發(fā)展的根本原因，無論工作多么繁忙，調(diào)節(jié)最主要的還是靠自己，在繁重工作之余，考慮自身的健康問題。調(diào)整心態(tài)，心平氣和的做好本職工作。每天上午可以留出固定的十分鐘時間用來緩解一下身心，尋找有效的減壓途徑。在工作之余，可以與朋友進行傾訴、可以健身，來緩解工作帶來的壓力。保證充足的睡眠，以飽滿的熱情投入到工作當中。

（二）創(chuàng)新工作

提高自身素質(zhì)，掌握各種軟件操作，提高工作效率。許多院（部）教學秘書在教學管理方式上，仍停留在就事論事地解決問題的經(jīng)驗型管理，在管理中很少使用現(xiàn)代化的管理理念和管理手段，例如EXCEL中簡單的篩選、統(tǒng)計、求和都不會，只是被動地執(zhí)行相關(guān)政策，采用老式的統(tǒng)計方法，墨守成規(guī)。徘徊于低效率、低水平的管理中，既浪費了資源，又不適應現(xiàn)代教學改革的需要。所以，在大數(shù)據(jù)時代 ，教學管理人員應該把大量的精力花費在信息反饋系統(tǒng)、教學質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)等工作上，及時更新自己的教學管理技術(shù)儲備，掌握各種操作軟件，利用現(xiàn)代化的手段進行創(chuàng)新工作，提高教學管理效率，把自己從繁瑣的工作中解脫出來。

（三）創(chuàng)建民主的管理氛圍

讓教學秘書擁有話語權(quán)。雖然教學秘書處在一線的教學管理之中，但是并沒有管理的權(quán)限，只是被動的執(zhí)行各種安排，所以為了院部更好的進行教學管理工作，需要教學秘書擁有一定的話語權(quán)。而且不僅是在院（部），在學校教代會以及教師座談會中，也應該有教學秘書的一席之地，不能只有領(lǐng)導和專任教師參加，合理的權(quán)益應該主動去爭取，努力創(chuàng)建和諧民主平等的管理氛圍。

（四）設置合理的晉升評估機制

應對教學管理人員建立公平公正合理的晉升機制，充分肯定其工作業(yè)績。恢復職業(yè)院校教學秘書職稱評審工作，讓其也能進行職稱評審，重新激發(fā)其工作的積極性。教學秘書不能永遠處于最低的職位，晉升是對教學秘書工作努力的一種肯定、一種激勵。同時，每年的年終總評，教學秘書不能和專業(yè)課老師一樣進行量化評估，應對其設置合理的評估機制。只有關(guān)注教學秘書的職業(yè)發(fā)展，才能更好的服務教學、服務學生。（作者單位為天津職業(yè)大學）