淺談檔案管理的保密工作

摘要：檔案記錄著一個組織或個人所有重要的信息，它的安全保存與管理是一個組織能否正常運行的前提條件，也是維持其核心競爭力的關鍵一步。一些檔案直接存放著企業或者組織關鍵技術資料，只有對其進行有效的保護才能保持企業的領先地位，其關鍵性不言而喻。從大格局角度來看，也就是在國家立場分析，對檔案的保密工作是國家與國家之間開展競爭的重要戰場，如果國家機密遭到竊取，落入敵對勢力手中，那就將對國家安全構成嚴峻的威脅。就小的角度來看，比如在公司層面進行分析，這也是左右公司發展前途的戰略行為。文章以企業的檔案保存與管理工作為切入點，對該項工作中存在的問題進行了分析，并且針對此類問題提出了相應的解決方案。

關鍵詞：檔案管理；保密；問題；對策

伴隨著社會的進步，公平公正公開的理念深入人心，對信息公開化的呼聲日漸高漲，這就給檔案管理帶來了嚴峻的挑戰，與此同時，在信息化時代各利益階層越來越重視對信息的獲取，如何做到既滿足信息公開的需求，又不損害保密原則，成為了各組織工作的重點。

一、現在企業檔案管理存在的問題

就當前情況反映的問題來看，在檔案管理過程中會出現各種涉及保密的問題，這些問題暴露了管理工作的不完善之處，例如相關人員對保密工作的認知不夠深刻、對于檔案在轉運或保存過程中遺失的問題未能有效處理和將信息泄密成為盈利手段的不良行徑等。

1.對檔案管理工作沒有足夠的重視。在人為因素上看，現在企業的保密工作者沒有相應的專業素養和警惕性，他們并沒有認識到自身工作對于整個團隊的重要性。在制度上，組織必須具有相應的管制規章制度，這點國內很多企業做的很好，然而由于保密工作者的態度問題，不嚴謹的工作肯定會帶來一些紕漏，這將會給檔案管理帶來很大的麻煩。

2.檔案資料遺失問題屢見不鮮。社會的進步帶來了一體化工作的推進，企業逐漸成長為集團，一個現代化產品勢必會涉及多學科、數個領域的知識，這就導致一個問題，保密人員根本意識不到其他領域工作的重要性，就會缺乏安全意識。這樣一來，檔案資料就會被其在無意間泄露出去，釀成悲劇。另一方面，保密人員自身有強烈的保密意識，但是工作太具有隨意性，處理過的檔案不按要求進行存放，這也為其他人員泄密提供了可能性。

3.現代計算機信息系統的使用，雖然給檔案管理提供了便利，但也加大了泄密的風險。信息技術的推動下，信息管理系統孕育而生，并迅速移植到了企業之中，好的方面就是，省去了檔案袋分類處理過程中的人力勞動，大大提高了辦公效率，而另一方面，信息安全問題將是隨時懸在保密工作者頭頂的利劍。顯然，在現在的互聯網環境下，如果單純依靠殺毒軟件和身份驗證的措施依然不能保證自身網絡安全。如何在信息化條件下做好檔案管理工作，將是技術人員必須克服的挑戰。

4.企業內部員工進行泄密的情況屢禁不止。社會逐利思潮的興起，勾起了拜金主義者的人性欲望，使得私下機密信息交易活動頻繁發生。甚至，極端主義員工以偷竊的手段獲取公司機密，而后進行倒賣獲取暴利，很遺憾，這些行為存在于各個公司之中，并且難以根除。

二、如何做好企業檔案管理和使用過程中的保密工作

1.強化對檔案管理團隊的制度化建設，按照檔案的重要性進行等級劃分，不斷優化保密團隊的配置。在進行企業檔案管理時，必須成立具有專業素養的保密工作團隊。做好制度層面的建設，制定相關規章制度，將責任落實到個人。當然，任何工作沒有監督是不行的，企業應該強化檢查力度，對保密工作進行隨時抽查，一經發現問題，就要進行嚴肅處理。相應的，國家也對檔案管理保密工作出臺了相應的法案，企業應該對其進行認真的學習，其中重要的一點就是，對檔案采取層級劃分，并根據不同層級采用不同安保措施。特別要預防他人進行檔案查閱和使用時的風險泄露問題。

2.對檔案保密工作人員進行保密法制宣傳教育，提高其法律意識。檔案保密工作者是企業穩步向前發展的衛士，在企業保持核心競爭力的方面承擔關鍵角色，對于當前甚囂塵上的泄密活動，加強企業檔案保密工作者的法律意識責任意識變得尤為重要。要強化懲處措施的宣傳，使不法分子警鐘長鳴。只有擁有高尚的職業道德、高超的專業素養和嚴謹的責任意識，才能切實承擔企業檔案保密工作的重任。

3.加強網絡信息的安全管理和保密工作。計算機網絡在檔案管理上的大規模應用，給保密工作帶來了很大的隱患。在國家層面上，應該完善法律法規建設，制定并落實信息安全保護法，在企業層面上要加強信息安全意識，依法上網。其次，在公司檔案管理部門應該配置工作嚴謹認真的員工進行管理，落實責任意識，加強監管力度。再次，不斷對檔案管理的系統進行優化，將定期與不定期檢查結合進行，對其中的bug進行及時修復，逐漸強化系統的安全性能，當然，定期更換密碼也是一個很好的保密措施。最后，還是在制度上進行處理，將保密工作者的職責進行分工，達到相互牽制相互監督的目的，防止重大機密的泄漏。

4.加強信息使用過程檔案的保密工作。在企業中，檔案存在的目的就是為了更好地服務于企業運營，維持其核心的競爭力，所以，只有合理的利用檔案，才能將保密工作的價值發揮出來。如果只是為了怕影響保密，而去限制檔案的使用，就會有本末倒置的嫌疑。

三、結束語

綜上所述，我們不難發現，只有做好檔案的保密管理工作，才能確保其安全性，如果保密工作出現問題，那對公司的發展將會是毀滅性的影響。故而，企業必須要將檔案管理與保護工作納為工作的重點，優化進行檔案管理時的保密工作，在制度上搭建一個科學完善的管理體系，定期加強對保密人員的專業培訓，培養他們的專業素養，提高他們的責任心，唯有如此，方可杜絕泄密事件的發生，繼而提高檔案管理保密工作的水平。

參考文獻：

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作者簡介：

褚小琳，女（1973-04-11），民族：漢，籍貫：重慶市合川，當前職務：副科級，當前職稱：館員，學歷：本科，研究方向：燃氣工程檔案管理。