淺析事業單位檔案管理的創新

呂東旭

摘要：事業單位是我國社會經濟發展的有效執行前提，對于社會發展而言應該更具先進性與引導性，特別是相關檔案管理方面更應該具備完善的保管和使用措施，避免因為檔案的疏漏與遺失，導致地方城市居民經濟財產受到損失，對我國城市建設及經濟發展會帶來極為不利的影響。本文將根據現有事業單位檔案管理方面的情況進行分析，從中找出相應需要解決的問題并逐一尋找措施，確保以創新為前提將檔案管理與信息社會發展為前提，為檔案管理系統提供有效依據。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

創新是我國生產力發展的源泉，在先進且科學性的綜合理念之下，對于傳統檔案方面的系統改善，應結合現代信息數據模式進行改良，確保相對檔案環境、使用、存儲和管理方面更加科學，為后續城市建設與事業單位的職能發揮提供可靠的數據基礎。

一、檔案管理的現狀

我國現如今的檔案管理模式，仍舊延用傳統的存儲與提取功能，針對相應的數據信息和社會經濟已經造成影響，更阻礙了事業單位有效的發展，具體根據以下幾個方面分析。

1.部門重視程度不足

我國事業單位對于檔案管理部門的重視程度不足，導致在內部政策上與檔案管理部門難以協調掛鉤，造成一切都以其他事業部門作為核心進行相關工作改革的情況。其次，在相應的檔案管理工作環境與條件上仍舊習慣性沿用傳統的方法，并未考慮到檔案管理部門針對事業單位的重要作用，更不具備憂患意識，甚至當前信息時代盛行的社會中，仍不具備將先進理念運用在檔案管理方面的工作上，造成相應的管理設備和系統都難以匹配復雜的查詢流程，當數據過多則會導致資料混亂，難以進行有效的梳理，從而影響后續檔案部門相關其他功能的有效使用。

最后，在檔案管理時效上的理解，我國事業單位部門存在誤區，針對紙質等材料和存儲位置所耗費的維護費用沒有很好的添加入運營流程中，促使傳統檔案管理模式員工行動力不足，對于后續的機制改革更難以實現。

2.保管條件不規范

相較于現代信息化的管理環境而言，事業單位的傳統管理模式仍舊停留在將紙質檔案等物件存在相應的檔案室內，雖然有不少事業單位在檔案存儲方面下足了功夫，但仍舊免不了有些地區事業單位因為自身資金問題進行檔案管理方面的縮減，促使檔案管理環境難以滿足紙質材料存儲的需要。

其次，由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，所以很多單位很難滿足事業單位管理體制統一、規范、整齊的要求。有的事業單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂。總的來看，事業單位的檔案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。

3.薄弱的業務素質

為了更好的勝任檔案管理的相關工作，管理人員應該有較高的素質，才能完成這項技術性和政策性較強的工作。很多事業單位的檔案管理人員多是從其他部門調過來的，一般擔任好幾個職務，太多的工作使得他們迫于應付檔案的管理工作，對于檔案管理工作的穩定性和持續性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質比較低，對于事業單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯系，較低的素質，使得檔案管理不能及時交底和不能按時歸檔的現象時有發生。很多檔案管理人員沒有責任性，應付檔案管理的工作，這種隨意應付的現象使得檔案管理受到了很大的阻礙。

二、事業單位中檔案管理應創新措施

1.完善檔案管理相關的制度問題

事業單位的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，事業單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束員工也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，事業單位中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

2.以檔案管理工作為核心的領導重視

各級行政事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

3.開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

4.增強檔案人員綜合素質

檔案管理人員的綜合素質加強是檔案管理工作的重點，只有加強相應的技能和服務意識，才能夠確保相應的部門運轉流程能夠滿足當前事業單位的需求，并在此之上約束或滿足檔案管理人員自身對于信息技術的提升，將檔案信息數據管理方面的知識徹底灌輸入檔案管理人員自身的素質教育中去，確保后續工作能夠具備一定的基礎，避免相應的錯誤幾率出現。

其次，制定相應檔案管理的規范，一方面不但加快了檔案管理方面的工作效率，更在此基礎上養成了檔案管理人員對于自身技能的系統使用，對后續工作的發展和進一步延伸也鋪墊了非常扎實的基礎，。

最后，針對檔案管理人員應該構建思想素質的建設，確保事業檔案管理方面的安全性同時，更應該將服務態度與工作態度進行貫徹，這樣才能夠確保后續工作的有效進行。

三、結語

事業單位的檔案管理是部門相互連接和職能使用的基礎，更是我國社會經濟發展必要前提。針對相應管理措施和服務意識而言，具備有效的素質技能是檔案管理體系中的基礎，更是后續信息化與設備化發展所必須具備的能力，這樣才能夠與其他工作進行有效的協調，促進后續事業單位在自身職能與社會地位的使用上，能夠滿足當前社會所下達的指標，并有效的完善城市及地方居民的基本需求，為后續發展工作進行有效的鋪墊。

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