如何優化事業單位檔案管理制度

張國剛

摘要：我國人口眾多，同時人們的很多行為都能夠產生檔案，檔案的數量是非常巨大的，檔案管理工作目前正受到嚴峻的考驗，在這個過程當中，事業單位的檔案管理工作也出現了一些問題，管理工作復雜程度很高，同時處理過程中也經常需要各種各樣的技巧，具有一定的難度。總體上來說，我國事業單位的檔案管理工作仍然有很多問題有待于解決，這不僅需要我們采取有效手段進行優化，更需要我們結合現有的情況進行有效分析，這樣才能提高我國檔案管理工作的水平，給其他管理工作的開展提供有力支持。

關鍵詞：事業單位；檔案管理制度；優化

就單位性質而言，事業單位偏向于公共服務，所以和企業之間是有一定區別的，其本身具有很強的服務型和公共性，在運行過程當中并不會產生經濟效益，而是以推動公共事業發展和社會建設水平提高作為基礎的，這樣才能提高居民接受到的服務質量。對于事業單位來說，檔案管理也是一項非常重要的工作，但我們也應該看到當前階段事業單位檔案管理工作當中存在的問題，那就是檔案種類多、檔案數量大，很多工作并不具備足夠的透明性，所以如何針對檔案管理工作進行優化就顯得尤其重要。

一、關于檔案管理工作的意義

總體上來說，事業單位的檔案分為很多種類。正常來說，事業單位和企業之間無論是性質還是職能上都有很大的區別，所以很多工作開展過程當中都可能產生檔案，其直接后果就是檔案數量多，管理困難。從另一方面來說，現階段我國事業單位檔案管理工作仍然沒有走向透明化，很多工作都無法公開，所以無論檢查還是監督都存在一定的困難，其實這也是事業管理工作存在的主要障礙。對于現代化的管理理念來說，檔案管理工作也可以在一定程度上體現出一個單位的管理水平，所以作為事業單位的管理人員，尤其應該對檔案管理工作有一個正確的認識，在檔案管理工作的開展過程當中做到認真負責，一旦出現問題都會導致事業單位正常運行受到影響，難以體現出權威性，所以從這個方面來看，在管理工作當中，檔案管理是一項較為重要的內容。

二、事業單位檔案管理制度中存在的問題

（一）缺乏足夠的檔案管理意識

事業單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業單位的檔案管理工作受到阻礙。

（二）沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規范，并且檔案管理規范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

（三）缺乏信息化的檔案管理

計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

（四）缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業素養和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業責任感還應具有較好的專業管理水平。但是目前我國的一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

三、優化事業單位檔案管理制度的途徑

（一）重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業單位人力資源開發方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業單位檔案管理工作的發展。

（二）重視檔案管理制度的執行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業單位要重視檔案管理制度的制定和執行。并且在對事業單位檔案管理制度進行優化時一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

（三）加強檔案管理人員的專業培訓

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業水平和檔案管理知識。

（二）提高檔案管理員專業素質，強化數字化管理意識

完善檔案管理工作人員的隊伍建設的具體措施，首先要事業單位自上而下加大對檔案管理工作的重視程度，安排并設置專人專職的負責檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，以挖掘人才、留住人才；其次要嚴格設置檔案管理工作人員的準入制度，崗位任職要求必須是受過專業檔案管理教育、擁有扎實的理論基礎的人員方可勝任；最后要加強檔案管理工作人員信息現代化素養的培養訓練，定期開展培訓指導學習檔案管理軟件等操作，為事業單位推進信息化、網絡化檔案管理工作夯實基礎。

四、結語

經過前文總結我們不難發現，對于當前階段的事業單位來說，檔案管理這項工作是非常重要的，其本身已經成為檔案工作正常運轉必要日常工作，在整個事業單位的管理工作當中處于非常重要的位置。所以作為事業單位的工作人員來講，也應該對于這項工作給予足夠的重視，建立一套完善的保證體系，這樣才能給管理工作的進行提供必要的依據。本文針對事業單位檔案管理工作當中的相關問題進行了一些分析和探討，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

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