通過提高檔案員素質優化檔案管理的研究分析

周怡然

摘要：現代科學技術的飛速發展對檔案管理工作提出了更高要求，傳統人工管理模式已經不能適應新時期檔案管理要求。只有努力提高檔案員素質才能優化檔案管理工作，更好地服務于現代社會發展需要。本文研究了檔案員素質優化的途徑，認為應該做到如下三點：一、認清變化，了解檔案管理問題根源；二、理論先行，構建業務能力標準體系；三、學用結合，切實提高員工綜合素質。

關鍵詞：檔案員；檔案管理；提高素質；認清變化

現代科技的發展不僅為檔案管理工作提供了便利，另一方面也對檔案員素質提出了更高要求。新形勢下檔案員應當努力提高自身素質，以便更好地應對檔案管理工作出現的變局。接下來，本文就針對提高檔案員素質的途徑進行簡要探索。

一、認清變化，了解檔案管理問題根源

“知己知彼，方能百戰不殆”，想要進一步增強檔案員素質，當務之急在于認清新時期檔案管理工作發生了哪些變化，了解檔案管理工作產生問題的根源在哪里。傳統檔案以文字材料為載體，伴隨現代科學技術的飛速發展，當下檔案載體已經發生了鮮明變化。除了文字材料之外，膠片、磁帶、光、電介質的檔案也逐漸走入了檔案員的視野。這些虛擬檔案的內容更加豐富、信息渠道更加廣泛、門類更加齊全，早已不是人工管理所能應付得了的局面。

美國檔案和博物館雜志編輯比爾曼曾經預言：“未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現場檢索的辦法來管理，而是用控制有關文件信息及其利用的方法來確保它們的操作、處置和利用。”這段話充分點明了檔案員拓寬知識領域、熟練掌握現代科學技術的重要意義。在全面掌握檔案管理專業知識的前提下，檔案員更應該努力學習先進的現代科學技術，了解新時期檔案管理工作發生的變化，才能及時做出反應，更好地開展檔案管理工作。

當今社會法制建設日趨完善，人們的知識產權意識逐漸提高，檔案是人們精神財富和智力成果的重要體現，檔案管理員還要具備一定的法律知識，依法為用戶提供服務，不得隨意泄露用戶個人隱私。

二、理論先行，構建業務能力考核體系

想要提高檔案員素質，還應當構建一套科學的業務能力考核標準體系，以規章制度的形式明確檔案員素質應該朝哪個方向發展。完善的業務能力標準體系不僅僅包括檔案管理專業知識，還應該涵蓋檔案員思維方式、自然和社會科學知識、現代科學技術運用能力多個維度的內容。首先，檔案管理專業知識是一個合格檔案員必須具備的基礎知識，直接影響檔案管理工作質量。檔案員上崗前，應當對其檔案管理基礎理論和專業知識進行詳細考察，確保檔案員掌握扎實的檔案管理技能，熟悉檔案管理各項政策法規、范圍、職責，具備良好的統籌管理能力。其次，《檔案法》明確規定了檔案查詢范圍和使用方式，涉及到個人隱私之處也進行了政策保護。檔案員是否擁有牢固的法律意識，也是考察其業務能力的重要標準之一。

檔案員的服務意識是其綜合素質有機組成部分之一，在整個業務能力考核體系中占據重要地位。只有當服務意識充分提高了，檔案員才會自覺完善服務方式、服務手段和服務機制，這對于檔案管理工作的最終優化具有現實意義。因此有必要將服務意識納入檔案員業務能力考核體系之中。

三、學用結合，切實提高員工綜合素質

在這個知識經濟時代，終身學習是永恒的時代命題。只有一個具備終身學習意識的人，才不會被時代所拋棄。提高檔案員素質最根本的方法在于滲透終身學習理念，通過繼續教育加強管理隊伍建設工作。現有檔案員應該主動接受繼續教育，通過專業學歷教育、崗位技能培訓、職業資格認定和在職教育等多種方式提高自身素質。這不僅為檔案員提高受教育水平提供了重要契機，還極大增強了業務能力，可謂一舉兩得。每個人工作性質、接受水平以及學習能力不盡相同，在選擇繼續教育方式時，應當盡量遵循缺什么補什么的原則，以促進自身職業素質的切實提高。

檔案員知識結構是呈現層次化發展的，綜合素質提高理當是一個從低到高、循序漸進的過程。接受繼續教育時要根據指示結構橫向和縱向間的聯系，一層層、一步步學習，千萬不能操之過急，以免適得其反。

作為一名新時代的檔案管理人員，我們應該以時不我待的姿態應對檔案管理工作產生的一系列變化，加強終身學習，為社會發展和經濟建設提供更好的服務。總而言之，新的社會形勢下，檔案員不再僅僅是檔案的保管員，更是檔案的服務員。每一個檔案員都應該樹立“用戶第一，服務至上”的工作理念，秉承高尚的服務理念，深入調研用戶檔案信息需求方向，有的放矢進行檔案管理工作。

參考文獻：

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