開放網絡環境下檔案信息服務空間模型構建初探

孔維沖

摘要：本文根據當前檔案信息服務存在的問題，從開放網絡環境視角出發，構建以用戶為中心的檔案信息服務空間模型，有效整合各種檔案信息資源，為用戶提供一個全新的、個性化的、可共享的檔案信息服務模式，并指出模型構建中需重點關注的問題。

關鍵詞：網絡環境檔案信息服務空間個性化模型

Abstract：Based on the current problems of ar？ chives information service， this paper constructs a us？ er-centered archives information service space mod？ el from the perspective of open network environ？ ment. This model which integrates all kinds of ar？ chives information resources effectively provides us？ ers with a new personalized， shared， and synergic ar？ chives information service mode. Some key prob？ lems that should be paid attention to are pointed out in the process of models construction.

Keywords：Network Environment；Archives Infor？ mation Service；Space；Personalized；Model

一、引言

現代信息技術正以強大的功能推動信息化快速發展，改變著人們的工作、學習、生活方式，對檔案利用服務工作將產生深遠影響。開放網絡環境下，檔案種類繁多、檔案信息持續增長，社會檔案意識普遍增強，各類組織、機構、個人對檔案信息資源的需求不斷加劇，而現行檔案利用服務模式已滿足不了用戶多樣化的需求，實現不同領域用戶的個性化檔案信息需求成為當前亟待解決的問題。檔案服務機構應圍繞利用服務這個最終目的，創新服務模式，廣泛借鑒前沿技術和理論，打造開放網絡環境下適應用戶工作、學習、生活習慣的檔案信息服務空間，實現對檔案信息資源的充分整合及用戶個性化需求與現行檔案服務的匹配，促進檔案信息服務質量水平的全面提升。

二、當前檔案信息服務存在的問題

（一）檔案服務機構跟不上用戶需求步伐

隨著檔案利用服務社會化的不斷推進，用戶檔案需求呈現個性化、多元化、實時化、網絡化等特點，傳統以檔案館（室）為基地“提供什么就用什么”的利用模式無法滿足需要。首先，檔案資源保存在各級各類檔案館（室），分散程度高、缺乏有效的整合，受時間和空間限制，利用服務不便捷，程序繁瑣，時間較長，方式單一，致使服務整體水平和效率低下，難以滿足用戶個性化利用需求。其次，開放網絡環境下，檔案服務以數字化資源為主，數字化檔案資源又缺乏有效組織和深層次開發，滿足不了用戶多元化需求。最后，用戶檔案信息需求向多樣化發展，用戶主觀喜好、知識背景、利用目的和客觀環境等影響需求的因素增多，檔案服務機構不易抓住用戶需求和行為特點，難以研制新的檔案服務和產品，導致利用服務缺乏針對性，降低了檔案利用效果。

（二）用戶個體普遍為孤立的節點

在傳統的檔案利用服務中，用戶的檔案信息需求往往表現為一種個體行為，用戶個體之間彼此相互獨立，未能形成一種聯系，致使用戶對檔案信息資源的查找、研究、利用等無法協同合作。同時，也導致具有相同知識背景、研究方向、興趣與關注點或者處于同一行業領域的用戶不能聚合成有著同類檔案信息服務需求的虛擬社區。由于沒有完善的用戶間檔案信息資源共享機制，對于一些散存于社會或民間的檔案得不到有效共享和充分利用，不能發揮社會價值，阻礙了檔案事業的健康發展。

（三）檔案服務機構與用戶之間信息不對稱

信息“不對稱”主要表現在對檔案信息資源了解掌握的差異上，大多數用戶不具備檔案專業相關知識，對館（室）藏檔案數質量了解甚少或不了解，且沒有行之有效的查檔策略，而檔案服務機構對用戶的知識背景、信息素養和需求實際等又不能較全地把握，缺乏對用戶需求和利用行為的研究。此外，由于檔案服務機構與用戶之間沒有建立暢通的交流機制，對用戶需求表達、查檔策略構建和利用服務問題等指導不足，用戶對服務效果不能很好反饋，導致檔案信息服務變成檔案服務機構的主動服務或用戶的被動接受。

三、檔案信息服務空間模型的構建

（一）檔案信息服務空間的特點

檔案信息服務空間是指開放網絡環境下，以用戶為中心的綜合性、網絡化檔案利用服務環境，旨在提供個性化檔案信息服務，用戶可以對檔案信息資源進行有效利用。檔案信息服務空間的主要功能是滿足用戶個性化檔案信息需求，為用戶提供一個綜合、高效、個性化的檔案信息資源查找、管理、共享、利用的一體化平臺，具有以下特點：

1.互動性。檔案信息服務空間是檔案機構與用戶、用戶與用戶間的互動平臺。用戶之間不再是單個孤立的節點，可以根據自身心理和行為建立起聯系，針對檔案領域內相互之間感興趣的話題或服務中存在不足、工作學習生活中的問題等進行討論交流，凝聚起與用戶相關的檔案信息資源，為用戶營造了一個終身學習的環境；[1]同時，檔案服務機構與用戶之間建立了實時交流咨詢及信息反饋通道，并針對用戶特點提供相應的檔案檢索與利用服務。

2.共享性。檔案信息服務空間是個共享平臺，主要表現在顯性的“檔案知識”共享，把經過系統組織、整理的檔案知識資源通過各種方式為用戶共享。[2]用戶對檔案信息資源的獲取不再僅局限于檔案服務機構的顯性正式知識，不受限于時間空間及信息載體，而是借助開放的網絡環境，實現對隱性非正式檔案知識的共享。endprint

3.自主性。檔案信息服務空間是用戶自主利用的平臺，充分體現“以用戶為中心”的核心思想，服務圍繞用戶展開，用戶可以建立適應個人心理和行為的檔案信息活動環境，打造專屬的信息獲取、存儲和利用通道，同時也可以自由操作、個性化定制檔案信息資源。[3]

（二）檔案信息服務空間模型構建

數字化、網絡化、交互式、協作式、共享式已逐漸成為開放網絡環境下用戶獲取檔案信息資源的主要特點和發展趨勢。檔案信息服務空間模型的構建，以開放的網絡環境為基礎、檔案機構為主體、用戶為中心、檔案信息共享為目的的思路，通過網絡實現檔案服務機構、檔案信息、檔案用戶的有機對接，由五個部分構成，即檔案社區、個性化服務、用戶信息庫、檔案門戶、咨詢交流/效果反饋（見圖1），圖中的箭頭代表檔案信息資源的流向。

1.檔案社區。檔案社區，是指建立在開放網絡環境之上以檔案信息資源檢索查詢、經驗交流、知識共享等為目的，有著相同檔案信息需求和共同志趣的用戶聚合體。檔案社區具有以下特點：用戶通過交流產生足夠強的情感并形成人際關系；[4]這種聚合體是由用戶、用戶關系、交流共享、虛擬空間聚合而成；[5]社區依賴于開放網絡環境，圍繞與檔案信息資源相關的某種興趣/需求進行在線交流與互動；[6]用戶之間可以相互間建立聯系，圍繞檔案需求或檔案相關問題展開協同合作。

（1）我的檔案館。為用戶提供個性化的自主的“私人檔案館”，用戶可以將網絡上權威正式的和個人非正式的檔案信息資源進行歸類、存儲、管理。主要包括以下功能：①書簽收藏功能。收藏對自身有參考價值并檔案相關的頁面、網站、鏈接等，如常用的重要數字檔案館以及檔案服務機構網站，用戶可以方便快捷地搜集、組織、維護各種檔案信息資源；②云檔案功能。利用云計算技術，提供檔案信息資源的云共享服務模式，用戶可以隨時隨地對云端的檔案信息資源進行獨立的存儲、管理、使用，從而實現利用服務的快捷高效；③科研學習功能。將有關檔案文獻、期刊、報紙、會議等數據庫資源歸類，對資源進行集成、整理和發掘，推進用戶終身學習。

（2）私人定制。用戶根據自身檔案需求，對檔案服務機構提供的各種資源和服務進行定制，自主設定檔案信息的資源類型、表現形式、業務類型、服務功能等。例如，教育檔案、電子期刊、新增檔案、前沿檔案理論等，形成“我的教育檔案”“我的電子期刊”“我的新增檔案”“我的檔案學習”。

（3）交流共享。檔案信息服務空間模型借鑒了信息共享空間（IC，Information Commons）中知識共享理念，提供了用戶間傳遞、交流和共享檔案信息、知識和經驗的機制，也提供了基于網絡的更開放的學習、交流、討論模式，從而實現檔案信息資源的共享交流。主要包括兩部分功能：①檔案交流。提供一個開放的公共交流空間，對具有相同興趣愛好、專業行業、年齡背景、利用特點等的用戶進行歸類、聚合、推薦，根據需要建立連接，進行有關檔案資源、知識、經驗的交流。②檔案共享。用戶可以將自己“檔案館”中的知識向社區中其他用戶共享，也可在已建立的用戶節點關系中進行推薦，進而營造一個良性的共享氛圍，不斷創新檔案知識，拓寬檔案來源渠道，推進民間各類檔案信息資源的共享。

（4）協同合作。這種協同合作為用戶提供了滿足需求、解決問題的協作機制，體現了集體智慧，用戶最大限度地創新并獲得最有價值的檔案知識。用戶可以對相關檔案信息、知識等自由地發表己見，并“點贊推薦”，共同推進結論的不斷完善。此外，用戶還能通過彼此間的協同合作，調動個體對檔案信息資源的查詢、開發、利用等能力，快捷高效地獲取檔案信息資源。

2.個性化服務。檔案信息服務空間下的個性化服務是以用戶為中心，根據用戶所提要求和用戶信息庫提供有針對性、符合用戶需求和個性特點的檔案信息資源、產品和服務的一種模式；核心在于通過用戶個性、習慣的分析，主動向用戶提供可能需要的檔案信息和服務，也是培養個性，引導需求的服務模式。[7]主要實現以下功能：

（1）信息推送。利用信息推送技術定期或不定期地主動向用戶推送所需檔案信息資源，這種推送圍繞用戶實際的和潛在的需求進行，即從用戶的瀏覽行為、查找記錄等出發，在對用戶需求、利用行為和用戶間相關關系等分析基礎上，將各種用戶可能感興趣的、前沿的、大家共同關注的檔案信息等推送給用戶，從而確保推送信息的高相關度。同時也將關注了此類信息的用戶所關注的其他信息進行推送，以盡可能地滿足用戶沒有意識到、沒有表現出來的檔案需求。

（2）智能代理。代理用戶查詢檔案信息資源，是用戶與檔案服務機構間的中介，自動搜集、分類、篩選、整合可能滿足用戶需求的檔案信息資源，尤其是對于沒有實現的查詢需求以及還沒有來得及更新的檔案信息，可以借助智能代理實現實時監控。同時進一步跟蹤用戶在空間中的信息活動，自動學習用戶的興趣、習慣、需求關注和行為特點等，自動調整查詢策略，及時將結果反饋給用戶。

（3）新型資源和產品。對檔案信息資源進行深層次開發，深度挖掘檔案知識，積極開展檔案編研、定題服務等，同時對零散無序、形式各異、內容交叉滲透的檔案信息進行深度加工，形成新的檔案信息資源產品以滿足用戶更高層次的需求，實現價值增值。

3.用戶信息庫。用戶信息庫是整個檔案信息服務空間模型框架的中心環節，一方面體現了“以用戶為中心”的服務思想，涵蓋用戶相關的影響檔案信息需求的全部信息，另一方面也體現了大數據思維理念，通過大數據技術分析用戶信息，預測用戶需求，挖掘潛在用戶，拓寬服務視角和領域。

國際檔案界通常按照檔案利用的目的，將檔案利用者劃分為：學術利用、實際利用、普遍利用三類（學術利用，主要是指智力的轉化功能，是較高層次的利用，其主要對象是專家、學者以及從事學術研究的研究人員與教師；實際利用，目的十分明確，利用者查閱檔案，主要不是為了獲取知識，而是為了解決實際問題；普遍利用，目的是使更多的人了解檔案與檔案工作，使檔案資源廣泛服務于社會）。[8]筆者從三種利用目的出發，又將檔案用戶進一步細分為專家學者、研究人員、機關工作人員、特定需求者、社會公眾等，增強了檔案服務機構提供檔案信息資源服務的目的性和針對性。用戶信息庫功能模塊據此借助互聯網技術、大數據技術等，對用戶個人信息、從事崗位、工作經歷、取得成果、職業規劃、興趣愛好等進行搜集整合，同時根據檔案用戶的知識背景、預期效果、社會環境等影響因素，進行加工整理、量化建模、數據挖掘、分析預測等，及時把握用戶檔案信息需求、行為特點、心理預期等，指導其他功能模塊的管理運行。endprint

用戶信息庫的建立需要以服務用戶為宗旨，利用計算機技術、網絡技術等建立起用戶信息存儲中心，實時跟蹤用戶行為、適時更新用戶信息。其內容除基本的用戶背景信息外，主要針對用戶對檔案信息的需求和用戶利用檔案信息的行為記錄，囊括了用戶在“產生檔案信息需求→利用檔案信息→效果反饋”整個過程中用戶的需求傾向、行為特點、興趣偏好等信息。在數據的采集上，首先利用注冊檔案社區會員的方式，讓用戶錄入個人信息，例如性別、年齡、專業、工作、職稱等基本背景信息；其次利用當前的技術手段，跟蹤用戶在整個檔案信息空間中的行為，包括利用檔案信息時的行為偏好和傾向以及用戶在除利用行為外參加活動、討論交流、網上沖浪時的瀏覽記錄等；最后是與其他機構合作，將檔案用戶在其他系統中的注冊信息和行為記錄作為用戶信息庫的補充。

4.交流咨詢/效果反饋。交流咨詢，提供檔案服務機構與用戶的交流機制，搭建各種有關檔案知識、利用服務、最新前沿動態等方面的咨詢平臺，解答用戶存在問題，幫助構建查檔策略，提供利用服務指導等。效果反饋，針對用戶從產生檔案需求到最終解決問題的過程，提供對有關檔案規章制度、檔案檢索系統的科學性易用性、檔案服務方式等的反饋機制，用戶可以隨時給出改進的意見建議。通過交流與反饋，用戶能及時調整查檔策略，更好地獲取檔案信息資源，檔案服務機構也能及時對檔案服務方式、內容等作出調整，以更好地對接用戶檔案信息需求。

5.檔案門戶。檔案門戶是一種正式的官方的門戶網站，指通向各類檔案信息資源并提供有關檔案服務的綜合性網站系統。整合了各種檔案信息資源，以科學的分類體系進行分類整理，廣泛應用各種技術，提供檔案的自然語言檢索、在線瀏覽和下載、資源導航以及在線學習培養等，能夠滿足廣大非專業用戶需求，適應用戶借助網絡進行工作學習等的需要。此外，檔案門戶還有利于各種檔案有關政策法規、前沿理論、科研成果、檔案文化等的宣傳，推進檔案事業的全社會化發展。

整個檔案信息服務空間模型框架，共由以上五個功能模塊組成，其中用戶信息庫為其余四個模塊的基礎，檔案門戶是面向用戶的各功能的入口，用戶通過注冊后進一步搭建起檔案社區，檔案服務機構根據用戶信息庫提供個性化服務，用戶通過交流咨詢/效果反饋與檔案服務機構進行交流、反饋意見建議，用戶信息庫又通過各種技術將另外四個模塊中產生的用戶數據進行搜集和挖掘，以提供更具針對性的檔案服務，各個功能模塊通過檔案信息資源的流動緊密聯系在一起，形成一個以用戶為中心的檔案服務有機體。

四、模型構建應重點關注的問題

（一）建立配套的激勵機制

開放的網絡環境下，人們對檔案服務的需求愈趨數字化、網絡化、虛擬化，完善的激勵機制對于增強用戶在檔案社區中的信息活動不可或缺。為此，應采取適當的物質激勵和精神激勵，建立起有助于用戶提高獲取檔案資源效用性、娛樂性、歸屬感、認同感等的機制，形成一種良性互動的交流共享機制，并定期組織線上線下各類檔案活動，濃厚檔案事業氛圍，從而提升檔案事業的社會認同和社會檔案意識。

（二）保護用戶隱私及知識產權

用戶隱私包括自身信息隱私和瀏覽行為隱私，在對用戶信息進行采集整理、加工分析時，不可避免地會造成用戶隱私風險，因而保護用戶隱私必要而迫切。此外，在用戶交流共享檔案信息資源、發布自身有關檔案知識經驗以及成果時，常常涉及用戶知識產權問題，只有建立確實可靠的知識產權保護機制才能有效保證用戶權益和積極性，推進檔案信息資源共享和檔案事業的健康發展。

（三）確保檔案信息安全保密

檔案是黨和國家極其珍貴的信息資源，確保檔案信息安全保密是檔案工作的基本要求。開放網絡環境下，文檔一體化、數字檔案館、檔案論壇等對數字化檔案資源的安全保密帶來了巨大挑戰。要確保檔案信息的安全保密，就需要采取一定的網絡安全、身份認證、授權等技術，對用戶的權限進行相應限制，尤其是對于較高密級的檔案信息，應嚴格管理使用，甚至采取只能實地實物查閱的方式，從而從源頭上確保檔案安全保密。

五、結語

檔案作為一種資源為人們所廣泛需求，檔案服務的社會化將是一個不可阻擋的趨勢。雖然目前我國紙質檔案和電子檔案并存，但隨著檔案信息化建設的不斷推進，文檔一體化和智慧檔案將是一個新方向，檔案利用服務作為檔案工作的最終目的，也將深受影響。本文通過研究得出，開放網絡環境下，要提升檔案服務的質量水平，需要堅持以用戶為中心，基于用戶信息庫開展個性化信息服務，建立交流與反饋機制，將眾多的用戶聚合起來形成檔案社區，發揮用戶的主體作用、創造作用，進而才能實現檔案信息資源共享，推進檔案利用服務的社會化。

注釋及參考文獻：

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[8]薛匡勇.檔案利用服務[M].北京：解放軍出版社，2004：92-93.

作者單位：國防大學政治學院軍事信息管理系endprint