關于做好新型農村社區建設過程中檔案管理工作的思考

錢海峰

摘要：本文探討了北京市新型農村社區建設過程中檔案工作的特點，指出了檔案工作中存在的問題，并提出了加強領導、完善制度；加強監督指導，保證新型農村社區建設過程中文件材料的完整收集；嚴格把握移交全流程，做好檔案的移交工作等建議。

關鍵詞：農村社區檔案管理檔案工作

新型農村社區試點建設是北京市深入落實城市總體規劃和城鄉一體化規劃，轉變農村經濟發展方式，促進優質資源和要素向農村轉移，實現農民充分就業和人口集聚，提高農村地區公共服務水平，努力探索郊區城鎮化和新農村建設協同發展的新途徑。新型農村社區建設檔案是新型農村社區建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄，是行政村向新型農村社區過渡過程的重要歷史見證，是新型農村社區建設實踐活動的真實記錄，是依法落實和維護農民各項權益的重要依據。如何確保行政村向新型農村社區過渡過程中，形成的文件材料能夠很好地收集歸檔、規范整理，并按照有關規定妥善地將原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區，確保檔案的齊全完整和系統安全，是新型農村社區檔案工作迫切需要解決的問題。

一、新型農村社區建設過程中檔案管理工作的特點

（一）涉及面廣，檔案類型豐富

從檔案的形成部門看，新型農村社區建設不但涉及各級相關行政監管審批部門、鎮鄉、行政村，還涉及工程建設的設計、施工、監理等單位；從檔案形成的門類來看，既產生大量的文書檔案，還產生大量的基建、會計、聲像等類型的檔案；從檔案形成的載體看，既有紙質載體的檔案，還有電子檔案、實物檔案等。

（二）更加強調時效性

新型農村社區建設往往采取的是政府和大型企業合作建設的方式，在建設的時間節點上，體現了時間緊、節奏快、環環相扣的特點。具體到檔案管理工作上來說，由于相關檔案材料都是隨著建設過程的推進而產生的，因此同樣體現出較強的時效性。這就要求文件材料的收集歸檔要及時跟進，否則就很有可能造成永久性的遺失。

（三）對專業性的要求更高

在新型農村社區建設過程中，無論是文書、基建、設備檔案，還是聲像、會計、電子、實物檔案，每一門類檔案都有其特定的形成規律和特點，而且這些規律和特點往往隱藏在一定現象的背后，需要實踐者要具有一定專業知識。具體來說，這些檔案的收集整理不但需要掌握較強的專業基礎，而且需要檔案管理人員把相關的專業知識與具體的工作實踐相結合。

二、新型農村社區建設過程中檔案管理工作存在的問題

（一）領導重視程度有限，檔案管理力度尚待提升

當前，北京市一些地區的鎮鄉將新型農村社區建設作為最緊要的任務去落實，但是他們并沒有將檔案工作列入其中，沒有把通過檔案驗收作為新社區竣工驗收的前提。從行政村的情況看，部分行政村的檔案工作尚未形成正常領導體制和工作機制，行政村領導對檔案工作重要性認識不夠，對檔案相關法律法規不了解，檔案工作沒有得到應有的重視和關注，檔案管理所需的人、財、物均無法得到很好保障。新社區建設時，由于原行政村拆除，臨時的辦公條件有限，檔案保管的設施設備跟不上，普遍存在檔案管理措施不力，保管條件差的現象。如有的行政村檔案室地方狹小，致使檔案無法實行集中統一管理，只能分散保管在各辦公室，遺失、廢棄、蟲蛀等風險較大；有的行政村檔案無專人管理，柜子不上鎖，誰都可以隨意查閱和利用檔案；有的行政村檔案資料零散存放，日常工作中檔案資料誰用誰管，中間如果出現人員變動，很容易造成檔案資料遺失。

（二）缺乏有效監督，檔案收集不到位

新型農村社區建設過程中的檔案工作與日常的農村檔案工作存在較大差別，無論是產生的文件材料數量，還是檔案的門類都遠超過日常農村檔案工作中產生的文件材料。由于缺乏有效的監督指導，這些行政村并沒有根據工作情況的變化及時調整本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，導致許多有歸檔價值的文件材料都散落在各部門中，沒有能夠及時地收集歸檔。此外，新社區建設過程中，由于缺乏明確的任務分工，相關部門對合并村鎮的地物、地貌、重要建筑、文物古跡等原貌，沒有足夠的記錄存檔意識，致使這些重要的信息不能較好地留存下來，造成永久的遺憾。

（三）檔案移交不規范

新型農村社區建成后，無論是由一個行政村轉化而來的，還是由幾個行政村聯合建成的，原行政村的所有檔案都應該移交給新成立的社區保管，然而目前仍存在檔案移交不按程序辦事，交接時檔案底數不清，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的也不簽字，交接手續不嚴密、監交工作不嚴格等問題。甚至出現相關檔案不移交或不按期移交，移交的檔案不完整等現象，這樣很容易造成移交的檔案既不能真實全面地反映原行政村的基本職能和歷史全貌，又不能把新型農村社區建設過程進行全程留痕。

三、做好新型農村社區試點建設過程中檔案管理工作的對策

（一）加強領導，完善制度，做好新型農村社區建設過程中的檔案管理工作

鄉鎮作為新型農村社區建設的牽頭單位，從開始就應把檔案工作列入新型農村社區建設工作計劃中，與社區建設的各項工作統籌規劃，保障檔案工作與社區建設各項工作同步開展。區檔案局與鄉鎮應指導參與新型農村社區建設各單位、各部門建立健全檔案管理制度和標準，使工作制度覆蓋新型農村社區建設過程中檔案收集、保管、利用、移交等各個環節，形成制度體系，主要包括檔案管理人員崗位責任制、文件歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案保管制度等規章制度。

各單位、各部門要切實增強工作責任感，認真分析并及時解決新型農村社區建設過程中檔案管理工作中存在的各種困難和問題；加強對新型農村社區建設過程中各環節業務文件資料及照片、音像、實物和電子文件的收集力度，集中統一保管，確保新型農村社區建設過程中產生的檔案文件完整、準確、系統、有效；要把新型農村社區建設過程中的檔案管理責任落實到崗、到人，切實加強社區檔案保管工作，檔案庫房應確定專人負責管理，檔案管理人員要切實履行管理職責；要根據工作需要配備相應的設施設備，采取各種防范措施，切實做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物（霉菌、蟲、鼠）、防火、防盜等工作，確保檔案的安全保管。endprint

（二）加強監督指導，保證新型農村社區建設過程中文件材料的完整收集

區檔案局可以聯合鄉鎮，依照“提前著手、提前介入、減少散失”的原則，即根據新型農村社區建設過程中檔案工作的特點，按照國家有關規定和檔案規范管理基本要求，編制一些易懂、易操作的教材，可以通過微信、QQ等手段，采用一對一指導等方式，積極幫助各單位、部門檔案管理人員學習掌握檔案業務知識，掌握專業技能，做到全程督查，隨時指導，發現問題及時糾正，確保在新型農村社區建設過程中，各門類、載體文件材料收集的齊全完整。同時，區檔案局要指導行政村科學編制新型農村社區建設過程中的文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，將新型農村社區建設過程中形成的具有保存價值的文件材料全部納入歸檔范圍，科學劃分保管期限，使各單位、各部門檔案管理人員有章可循、有法可依，知道哪些文件材料應該被收集。

行政村的檔案管理人員，以及新型農村社區建設過程中各臨時機構的兼職檔案管理人員，要依據修訂的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，認真做好本單位、本部門產生的文件材料的收集工作。如鄉鎮牽頭負責部門，重點加強收集諸如市、區縣、鄉（鎮）有關新型農村社區建設的方案、辦法、通知，新型農村社區建設工作中形成的建設規劃平面圖、鳥瞰圖、宣傳資料、統計報表、工作小結、工作臺賬及有關新型農村社區建設各種信息等；參建施工部門要重點加強收集諸如新型農村社區建設的地質勘探、規劃設計、圖紙報表、工程質量管理等；行政村要重點加強收集諸如群眾入戶登記、房屋丈量評估、征求意見書，新住宅樓的建筑與結構施工測量記錄、施工記錄、施工試驗、過程驗收、竣工圖，新住宅樓的電、暖、水、煤施工記錄、施工試驗、過程驗收、竣工圖，太陽能熱水系統工程、陶瓷等施工材料構配件檢測報告、進場檢驗、設備開箱檢查的文件材料等。此外，鄉鎮牽頭部門還應指定相關部門人員注意拍攝留存好行政村拆遷及新型農村社區建設過程中有關聲像和照片資料等歷史原貌等資料。

（三）嚴格把握移交全流程，做好檔案的移交工作

原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區前，主要做好以下五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數；二是對借出的檔案要及時催還；三是要注重收集散存在各部門工作人員手中的文件材料；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；五是撰寫檔案移交說明。在正式移交過程中，要做好檔案交接監督工作。檔案交接監督工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，檔案交接監督人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。交接雙方在交接監督人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、交接監督人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

參考文獻：

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