電子公文使用感知的影響因素分析

邢亞麗+朱菁菁

【摘 要】論文利用層次分析法，建立了以辦公硬件、電子公文系統(tǒng)、辦公人員個(gè)體為準(zhǔn)則層并下含14項(xiàng)指標(biāo)層的電子公文使用感知影響因素評(píng)價(jià)體系，通過(guò)計(jì)算組合權(quán)重向量和一致性檢驗(yàn)，得出各指標(biāo)在該體系中的綜合排序，為企業(yè)建立或改善電子公文系統(tǒng)、提高辦公人員對(duì)系統(tǒng)使用感知程度提供借鑒方案。

【Abstract】 Based on AHP， the paper establish the evaluation system of the influence factors of use perception of electronic official document， the electronic official document takes the office hardware， electronic documents system， and officer as the criterion layer， and including 14 index levels. By means of calculating the combination weight vectors and the consistency check， we work out the comprehensive sequencing of the measures index in the system， which provides reference for the enterprise in establishing or improving the electronic documents system， as well as in enhancing the office personnels using perception of the system.

【關(guān)鍵詞】電子公文；層次分析法；影響因素

【Keywords】electronic official documents； AHP； influence factor

【中圖分類(lèi)號(hào)】270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）09-0116-03

1 引言

公文是行政主體行使行政權(quán)與實(shí)施行政行為的必須形式與重要依據(jù)，也是作為將來(lái)審視行政行為的可追溯性憑據(jù)[1]。隨著電子辦公系統(tǒng)的推廣與普及，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)手段處理和傳輸?shù)墓末ぉる娮庸囊言谖覈?guó)政府及企事業(yè)單位推廣應(yīng)用，并在行政管理中發(fā)揮著重要作用。但通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不少電子公文的實(shí)際辦公人員們對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)并非都積極認(rèn)可，他們認(rèn)為某些方面還有待于進(jìn)一步完善。因此，筆者引入層次分析法（AHP），就電子公文使用感知的影響因素構(gòu)建了相對(duì)完整的層次體系，在將其系統(tǒng)化和定量化的基礎(chǔ)上，為電子公文系統(tǒng)的改進(jìn)提供更為科學(xué)客觀的依據(jù)。

1.1 電子公文使用感知影響因素體系的指標(biāo)構(gòu)建

結(jié)合筆者近年來(lái)的工作經(jīng)歷和相關(guān)研究，同時(shí)借助對(duì)多個(gè)企業(yè)相關(guān)人士的訪談和問(wèn)卷調(diào)查，總結(jié)并歸納出共性問(wèn)題，按照要素之間的支配關(guān)系劃分層次，建立了電子公文使用感知的影響因素評(píng)價(jià)模型樹(shù)（如圖1）。其中，第一層為總目標(biāo)層，即A層；第二層為準(zhǔn)則層，即B層；第三層為指標(biāo)層，即C層。

1.2 電子公文使用感知影響因素評(píng)價(jià)體系的指標(biāo)權(quán)重計(jì)算

首先，應(yīng)用Saaty等提出的1-9標(biāo)度法，筆者先后組織30余位相關(guān)人士對(duì)圖1中的各層因素進(jìn)行兩兩比較打分，通過(guò)計(jì)算得到表1-表4的比較矩陣；其次，計(jì)算各比較矩陣的最大特征根（λmax）和最大特征向量（W）；再次，進(jìn)行一致性檢驗(yàn)；最后，在通過(guò)一致性檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上，計(jì)算組合權(quán)重向量并利用權(quán)重傳遞原則，得到綜合排序（見(jiàn)表5）。

2 電子公文使用感知影響因素評(píng)價(jià)體系的指標(biāo)分析

2.1 準(zhǔn)則層分析

從表1可以看出，在準(zhǔn)則層中，電子公文系統(tǒng)的權(quán)重值（0.3953）最大，它略高于辦公硬件的權(quán)重（0.3486）。這是因?yàn)殡娮庸牡倪\(yùn)轉(zhuǎn)必須基于既定系統(tǒng)的構(gòu)建，該系統(tǒng)功能模塊是否健全、操作使用是否便捷、批轉(zhuǎn)流程是否高效、界面設(shè)計(jì)是否友好、系統(tǒng)兼容是否強(qiáng)大等都會(huì)直接影響辦公人員對(duì)電子公文使用的心理感知；同時(shí)，電子公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)和辦結(jié)等環(huán)節(jié)必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段加以實(shí)現(xiàn)，這就需要相應(yīng)的辦公硬件做支撐，包括服務(wù)器性能、網(wǎng)速以及其他辦公設(shè)備，這些硬件的配置是電子公文系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的先決條件，否則會(huì)在很大程度上影響辦公人員對(duì)系統(tǒng)反應(yīng)速度的直接感知，更有甚者，可能出現(xiàn)電子公文處理“斷鏈”的情況。相對(duì)而言，辦公人員個(gè)體的權(quán)重（0.2561）相對(duì)較小，是影響電子公文使用感知的一般因素。

2.2 指標(biāo)層分析

從指標(biāo)層14個(gè)因子分析出的權(quán)重結(jié)果來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)速度、服務(wù)器性能、辦公人員的操作熟練程度、系統(tǒng)瀏覽與操作的便捷性、流程設(shè)計(jì)的高效性名列影響因素的前五位。網(wǎng)速的快慢直接影響電子公文的處理效率，尤其在公司內(nèi)部局域網(wǎng)中，雖然現(xiàn)有網(wǎng)速不會(huì)影響一般文件的收發(fā)，但對(duì)于大文件（比如附件為圖片的文件）而言，下載速度慢的問(wèn)題則會(huì)凸顯[1]。不少辦公人員在等待時(shí)所產(chǎn)生的焦慮心情極度降低了其使用感知。

服務(wù)器性能主要涉及兩點(diǎn)：

一是容量大小，服務(wù)器要承載大容量數(shù)據(jù)在服務(wù)器和用戶磁盤(pán)之間的運(yùn)輸，容量過(guò)小會(huì)影響系統(tǒng)自身對(duì)公文操作的響應(yīng)速度；

二是速度快慢，這主要取決于CPU配置和內(nèi)存大小，內(nèi)存越大，其運(yùn)轉(zhuǎn)速度越快，公文在前端使用的感知就越好。

辦公人員的操作熟練程度以及系統(tǒng)瀏覽與操作的便捷性都同電子公文良好的使用感知呈明顯的正相關(guān)。比如辦公人員的電腦操作能力越強(qiáng)、對(duì)系統(tǒng)的熟悉程度越高，其使用感知就越好，反之，就同社會(huì)心理學(xué)中歸因理論所述一樣，辦公人員會(huì)把自己對(duì)系統(tǒng)操作不熟悉的原因直接歸結(jié)于系統(tǒng)本身或是硬件原因，認(rèn)為這些外在因素影響了其操作的順暢性。而在系統(tǒng)瀏覽與操作的便捷性方面，比如設(shè)計(jì)合理的配置模板能在既定的公文分類(lèi)基礎(chǔ)上，讓辦公人員快速的套紅和發(fā)文。endprint

但通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前不少企業(yè)的系統(tǒng)在功能模塊層級(jí)的設(shè)計(jì)上過(guò)于復(fù)雜，在公文排版上對(duì)是否方便瀏覽和編輯考慮不夠。

流程設(shè)計(jì)的高效性一方面取決于專(zhuān)業(yè)公司在建立系統(tǒng)時(shí)的技術(shù)支持，他們會(huì)預(yù)先根據(jù)配置模板、部門(mén)權(quán)限、公文用途等設(shè)計(jì)批轉(zhuǎn)流程，如果這一流程在現(xiàn)實(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)后，不能滿足實(shí)際工作需要，之后又缺乏有效的流程監(jiān)控、客觀的工作瓶頸分析、后續(xù)的流程優(yōu)化，辦公人員對(duì)該系統(tǒng)的使用感知就會(huì)大大降低；另一方面也取決于自身的企業(yè)文化，如果該企業(yè)官僚作風(fēng)明顯，行政級(jí)別劃分嚴(yán)重，那么就會(huì)特別細(xì)化和強(qiáng)調(diào)權(quán)限設(shè)計(jì)，從而影響辦公人員對(duì)電子公文的感知。

此外，辦公人員的處理時(shí)效、系統(tǒng)與版本的兼容性、系統(tǒng)功能的健全性以及安全保密性對(duì)電子公文使用感知的形成也發(fā)揮著比較重要的作用。辦公人員的處理時(shí)效，即各層級(jí)處理電子公文的時(shí)間長(zhǎng)短，它涵蓋公文收文、擬辦、各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批閱、公文轉(zhuǎn)發(fā)落實(shí)等各環(huán)節(jié)，無(wú)論哪一層級(jí)出現(xiàn)處理不及時(shí)的問(wèn)題時(shí)都會(huì)影響公文的處理效率。另外，需要特別提及的是系統(tǒng)與版本的兼容性，要保證辦公人員只要使用常見(jiàn)的操作系統(tǒng)均能正常打開(kāi)頁(yè)面，同時(shí)，在自媒體時(shí)代，還要考慮移動(dòng)辦公集成對(duì)接性，即在手機(jī)等移動(dòng)終端直接處理問(wèn)題：一要與移動(dòng)終端對(duì)接，無(wú)論其操作系統(tǒng)是iPhone還是Android；二要借助移動(dòng)終端，比如對(duì)未及時(shí)審批或簽收的公文，通過(guò)短信、微信、釘釘?shù)确绞竭M(jìn)行更催；三要解決電子公文在移動(dòng)終端不便編輯的問(wèn)題。

個(gè)人使用習(xí)慣、辦公設(shè)備配置情況、界面設(shè)計(jì)的友好性、辦公人員對(duì)電子公文的接受程度、系統(tǒng)其他輔助功能等因子的權(quán)重值相對(duì)較低。

3 結(jié)語(yǔ)

本文在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，運(yùn)用層次分析法，選取辦公硬件、電子公文系統(tǒng)、辦公人員個(gè)體三個(gè)方面對(duì)電子公文使用感知的影響因素進(jìn)行了系統(tǒng)的建模和計(jì)算，根據(jù)各因素在評(píng)價(jià)體系中的權(quán)重，將其進(jìn)行整理排序[2]。根據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)速度、服務(wù)器性能、辦公人員的操作熟練程度、系統(tǒng)瀏覽與操作的便捷性、流程設(shè)計(jì)的高效性是影響電子公文使用感知的主要因素，是企業(yè)在建立或改善電子公文系統(tǒng)時(shí)必須充分考慮的重點(diǎn)內(nèi)容；辦公人員的處理時(shí)效、系統(tǒng)與版本的兼容性、系統(tǒng)功能的健全性以及系統(tǒng)自身的安全保密性也會(huì)在較大程度上影響電子公文的使用感知。

當(dāng)然，各企業(yè)現(xiàn)有的電子公文系統(tǒng)，無(wú)論是作為獨(dú)立的管理系統(tǒng)，還是與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA） 集成，因自身特點(diǎn)以及運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題不同，在具體的各項(xiàng)指標(biāo)權(quán)重判斷上可能存在差異，必要時(shí)需修正計(jì)算。

【參考文獻(xiàn)】

【1】趙屹.電子公文流程與傳統(tǒng)公文流程的比較研究[J].檔案學(xué)通訊，2010（4）：35-38.

【2】李莉.電子公文系統(tǒng)對(duì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公及改變工作習(xí)慣的作用和影響 [J].科技促進(jìn)發(fā)展，2012（8）： 49-53.endprint