基于財務云平臺的國有資產管理內部控制優化研究

程平+趙化+李陵

【摘 要】 隨著云會計、大數據等技術的發展，重慶海事局借助財務云平臺加強國有資產的內部控制。以重慶海事局為例，在闡述重慶海事局國有資產管理內部控制現狀的基礎上，分析了目前存在的缺少資產購置預警、缺少資產使用動態信息、與外部系統聯系不緊密以及大數據分析不夠深入等問題，然后基于財務云平臺，從系統機制建立、增加資產使用動態數據、建立與外部系統的數據接口以及完善大數據分析功能等方面提出了重慶海事局國有資產管理內部控制的優化和改進建議，以期為行政事業單位實施國有資產管理內部控制信息化建設提供理論參考與實務借鑒。

【關鍵詞】 財務云平臺； 重慶海事局； 內部控制； 國有資產； 大數據

【中圖分類號】 F232；C931 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）20-0122-05

一、引言

近年來，云計算、大數據、云會計[1]和區塊鏈等信息技術迅速發展，各個行業都面臨著新的技術變革。隨著外部環境的不斷變化，行政事業單位對財務處理效率和內部控制要求不斷提高，財政部于2012年發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱《規范》），推進行政事業單位的內部控制建設。重慶海事局利用云計算、移動互聯網等技術，于同年開始搭建財務云平臺，將重慶海事局的財務相關業務遷移到“云”上，實現了符合《規范》的國有資產管理內部控制。

國內有許多學者研究了行政事業單位國有資產內部控制及信息化方面的問題。李東升[2]等指出了當前行政事業單位的國有資產管理的一些普遍存在的問題，并從資產調劑制度、資產監管重點、加強資產監督和建立資產錄入制度等方面提出了強化國有資產管理的對策。徐俊杰等[3]則引入了國際化的PAS 55標準探究行政事業單位國有資產管理，介紹了PAS 55框架體系的主要特點和管理體系，并提出了PAS 55管理體系在行政事業單位應用時應該把握的問題。陳艷利等[4]以調查問卷的形式總結了行政事業單位的內部控制和資產管理問題，并提出應該全面推進信息化、加強制度適用性以及實現資產管理的流程化等方法。在行政事業單位國有資產管理的信息化應用方面，汪代啟[5]等將云計算技術引入，分析了云計算對國有資產管理的意義、可能存在的問題和對策。

綜觀現有研究，這些文獻大多數是分析國有資產管理存在的問題、改進的方法與對策，即使涉及到信息化的研究也主要是從對策方面提出改進，較少有學者結合應用單位的信息系統去探討內部控制問題，然后提出改進并在信息系統實施。鑒于此，本文在梳理重慶海事局基于財務云平臺的國有資產管理內部控制現狀、流程及問題的基礎上，結合《規范》對國有資產管理的內部控制要求，從業務和數據的角度探析了重慶海事局基于財務云平臺對國有資產管理內部控制的優化與改進措施。

二、重慶海事局國有資產管理內部控制現狀與問題分析

（一）重慶海事局國有資產管理內部控制現狀

重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執法機構，從永川至巫山共設置13個海事處，機關內設18個處室機構。基層海事處下設26個巡航救助執法大隊，部分站點地域偏僻，造成資產存放地點多而分散，特別是執法車船飛機、交管雷達站、防污設備庫等水上安全監管設施設備數量多、價值大，給單位資產管理帶來了較大的難度和風險。

重慶海事局國有資產管控的重點是固定資產和無形資產。按照現行管理制度分類，固定資產主要包括房屋及構筑物、專用設備、通用設備、文物和陳列品、圖書、檔案、家具、用具、裝具及動植物等，無形資產主要包括軟件等。海事局國有資產管理工作在“統一領導，分級管理”的原則下實行部門分工負責制，并按照國有資產管理和使用原則，明確部門分工及管理職責。其中，局財務部門是全局資產的統一管理部門，負責資產的價值管理和預算管理；局裝備部門是全局資產的實物歸口管理部門，負責全局資產的實物管理和分管范圍內資產的職能管理；局科技部門和后勤部門負責分管范圍內資產的職能管理；局機關各部門負責資產的使用管理；局屬各單位負責資產的職能管理和使用管理。

重慶海事局國有資產管控主要包括資產配置、資產新增、資產變動、資產清查、資產處置等核心環節。資產配置主要是根據資產預算管理程序、資產配置有關標準和規定對新增資產配置的申請和審批，其主要風險在于資產使用、管理和財務部門可能缺乏必要溝通，造成資產配置的可行性分析不到位、預算不當等問題。資產的新增有局機關集中采購、下屬單位單獨采購以及基建交付、上級調撥、接受捐贈、盤盈等幾種途徑，其主要風險在于采購中是否履行了應有的審批手續，采購方式是否符合國家規定以及入庫驗收程序是否符合規范等。資產變動主要是單位內部跨部門間、部門內部使用人之間資產使用權的轉移以及原值增減、資產基礎信息變更等情況，其主要風險在于是否履行了相應的審批程序以及正確記錄等。資產清查是由主管部門下達資產清查任務后，按照部門自查和組織小組清查的方式全面開展資產清查盤點工作，其主要風險在于是否建立了定期清查盤點制度，盤盈盤虧是否及時處理等。資產處置是指符合處置條件的資產經過申報、鑒定、集體決策、報批和批復后實物處置、備案等流程的業務處理，其主要風險在于是否按照國家有關規定進行，履行審批手續等。重慶海事局通過搭建財務云平臺開發國有資產管理子系統，實現了從資產配置、資產新增、資產變動、資產清查、資產處置等全生命周期的流程處理，同時滿足資產報表統計、電子檔案管理、卡片賬、明細賬等功能。通過財務云平臺中不同崗位權限的控制，實現了不相容崗位相互分離，新增了手機APP應用，可以實現移動審批、查閱等功能，提高了資產管理效率。財務云平臺中的各項資產均對應了管理部門、使用部門和使用保管責任人，滿足《規范》中對資產歸口管理的要求。重慶海事局國有資產管理內部控制流程如圖1所示。

重慶海事局根據平臺中設置的資產配置標準進行資產配置預算管理，由平臺自動生成新增資產采購計劃。經辦部門和使用部門在辦理資產收貨、驗收、報銷的同時，錄入資產基礎信息并上傳相關附件資料，通過財務云平臺各相關系統實現業務處理功能，其審核工作可以通過移動端APP完成。重慶海事局的資產變動包括信息變動、實物變動和價值變動，資產變動主要基于財務云平臺，將各個流程的審批節點進行固化，充分利用移動互聯網技術應用帶來效率的提升。重慶海事局定期開展資產清查，該項工作實行歸口管理制，滿足內控規范要求，清查人員根據資產實物情況在移動端APP或網頁端如實反映資產狀況。資產處置申請由資產使用部門在平臺中發起，經資產各分管部門審核，技術鑒定小組鑒定完成并由領導決策后，在平臺形成處置相關方案，實物處置后報告上級部門并將資產處置的收益上繳國庫。

（二）重慶海事局國有資產管理內部控制問題分析

財務云平臺為重慶海事局帶來了財務效率的提升和資產管控水平的提高，但隨著信息技術的不斷發展以及管理要求的不斷提高，目前在國有資產管理內部控制還存在一些問題。

1.財務云平臺在資產管理全流程控制方面需要完善，增強資產預警控制

根據《規范》要求，資產購置屬于內部控制關鍵環節，需要單位在預算編制、請購和審批以及驗收等多個環節進行銜接控制。重慶海事局的新增資產采購和入賬需要在財務云平臺、政府采購計劃管理系統、中央政府采購網、金蝶會計核算系統等多個信息化軟件中操作。因此，資產購置預算分別儲存在財務云平臺和政府采購計劃管理系統中，但是實際采購時由于系統的獨立性和統計口徑的不一致性，無法實現事前預算控制的及時性，預算的執行情況需要人工判斷和控制。在驗收完成后錄入資產信息時，盡管平臺提供的預算等信息對財務人員有輔助提示作用，但是無法充分發揮云平臺在事前的預警以及控制功能。

2.資產信息控制需進一步完善，提升資產精細化管控能力

《規范》對國有資產內部控制提出了要求，資產的領用、使用、維護、變動等日產管理活動均應建立規范并實施，財務云平臺在資產管理動態信息管理方面還需要增強。財務云平臺中記錄了比較完整的國有資產信息，例如資產的名稱、類別、規格型號、價值、使用年限等基本資料以及資產的審批單據、合同、購置發票、會計憑證等附件。但是對于資產配置標準、健康狀態、資產保養情況、資產報廢年限、資產使用率、資產折舊情況、運行維護經費等資產使用過程中的動態數據尚未建立。這些動態數據直觀且準確地反映了資產的使用情況和需求。通過記錄資產的動態使用數據，可以分析重慶海事局各部門資產的使用狀態、閑置狀態和需求程度，為更加精細地進行國有資產管控提供決策支持。

3.資產調配時數據傳輸控制較弱，財務云平臺和外部系統未實現數據交互

重慶海事局的部分國有資產由上級部門調撥和上級基建項目交付而形成，其中有些需要安裝的大型資產，由于在安裝完成后才會由重慶海事局進行接收，實物接收與辦理交付手續的時間跨度較長，有的長達數年，而重慶海事局財務云平臺沒有和上級主管部門進行數據對接，對于上級轉移的資產可能存在無法實時掌握資產相關信息發生錯位情況，這部分資產在財務云平臺中不能完整記錄。例如施工單位直接在基層海事處安裝監控或通訊設備，具體使用人員由于缺少專業知識無法清晰地判斷設備的安裝情況，加之人員的流動性，在跨度較長的時間里辦理交付手續，從而加大了資產驗收的風險。

4.資產控制數據分析還不夠深入，對國有資產績效評價和管控決策的支持較弱

重慶海事局財務云平臺主要記錄了資產的基本信息、變動信息、處置信息等資料，對資產數據的分析還比較簡單，目前還主要是資產信息的統計分析、資產賬目的序時記載，缺乏對資產配置計劃執行率、資產調劑利用率、固定資產增長率、資產運行維護經費投入與重點業務工作量的關系等資產績效評價指標的分析。財務云平臺的數據來源比較單一，主要依賴于平臺數據，缺少外部系統、業務系統和互聯網上的數據，因此關于資產控制的大數據分析支持較弱。

三、重慶海事局國有資產管理內部控制的優化與改進

根據對重慶海事局國有資產管理內部控制現狀的分析，結合財務云平臺國有資產管理業務應用，參考《規范》對國有資產管理內部控制的要求，本文從流程、功能、績效評價以及系統四個方面提出了具體的優化和改進措施。改進后的重慶海事局國有資產內部控制流程如圖2所示。

（一）建立多系統協同機制，完善資產全流程預警控制

針對資產購置流程中需要財務云平臺與政府采購計劃管理系統、中央政府采購網、金蝶會計核算等系統實現數據集成，財務云平臺應建立起多系統協同機制。通過數據接口將政府采購計劃管理系統和財務云平臺聯系起來，實時監督資產采購計劃和實際采購數據。將采購訂單中的資產名稱、供應商、價格等資料提取到財務云平臺中，并與預算數據相匹配，分析采購預算執行情況、資產采購審批控制、資產采購合理性等指標，實現資產采購的監督預警功能。新增財務云平臺與金蝶K3會計核算系統的數據交換功能，在資產的采購驗收完成后，財務云平臺中的入賬憑證編號等內容由系統傳遞到賬務系統中，消除以往人工輸錯的可能性。

（二）完善資產使用動態數據，實現資產控制精細化

在財務云平臺現有資產控制基礎數據的基礎上，增加資產使用的動態數據，為資產的合理配置和優化管理提供數據支撐。通過擴展重慶海事局的資產主數據，將資產的壽命、使用時間、使用頻次、資產折舊、使用狀態、設備廠家、維修商及維修記錄、運行維護經費、動態存在位置等數據納入平臺的國有資產管理，這些數據的新增與修改不僅僅通過手工輸入，還可以對接掃碼槍、手機、RFID識別儀等智能硬件設備，自動進行數據更新。通過對資產的配置合理性、閑置情況、使用情況等基礎數據的處理，能夠分析不同類型資產的使用情況、不同地區或部門的資產利用效率、不同供應商的資產維護效果等，從而為資產的合理配置、需求測算、預算計劃等提供精細化的管控。此外，資產動態信息的分析結果可以為資產的采購預算提供科學依據。通過采用大數據技術對資產管理的歷史數據和動態數據進行分析及預測，能夠幫助編制更為科學的資產預算。

（三）完善數據接口，提升資產信息控制水平

財務云平臺需要與外部系統建立數據接口，這里的外部系統主要包括重慶海事局上級主管部門、財政部和國管局相關的資產管理系統。數據接口可以包括數據文件交換、數據庫接口等多種方式。外部數據主要包括上級在建資產交付及資產調撥數據、資產處置審批數據和上報資產報表等數據，以減少上級資產調配時數據的延遲或缺失等情況，實現數據的共享共用，及時反映資產管理的狀態。例如，上級主管部門向重慶海事局在進行資產調撥時，通過數據接口向財務云平臺中傳送待調撥資產的基本資料、安裝要求和驗收條件等信息。重慶海事局根據這些數據做好資產的接收工作，待接收完畢后，可以在財務云平臺中向主管部門進行反饋。財務云平臺的外部銜接可以大大減少信息的不對稱，同時，結合財務云平臺的資產管理功能，資產調撥完畢后可以無縫銜接資產的新增流程，實現資產的全流程管理。此外，對于需填報的財政部和國有資產管理局的資產管理系統軟件，實現無障礙數據交換，避免重復勞動。

（四）提高資產控制大數據分析能力，增強數據分析控制

重慶海事局的財務云平臺存儲了資產名稱、編碼、規格型號、價值、使用年限、管理部門、使用部門、使用人、存放地點等靜態數據以及使用頻率、轉移調撥、維修記錄等動態數據。通過財務云平臺，不僅能夠進行簡單的資產報表分析，還可以通過大數據的采集、處理和存儲技術，建立面向資產配置、資產新增、資產使用和資產處置等主題的數據倉庫，然后通過查詢、可視化、OLAP和數據挖掘等多種分析技術的運用，實現多維度、多粒度的國有資產管理和考核分析。例如，通過數據挖掘預測資產采購預算，分析資產使用年限與供應商或維修商的關聯關系，展示資產調撥與各部門資產需求的聯系、資產維修維護運行經費需求等。同時，通過在財務云平臺中設置固定資產增長率、資產預算執行率等考核指標，為資產管理的績效考核提供依據。大數據分析能夠以圖表、動態圖像等可視化技術展示，可以從不同維度直觀地展現國有資產的分布、使用、需求、績效指標等管理信息，能夠科學地提高重慶海事局國有資產的管控水平。

四、結語

重慶海事局充分利用云計算、大數據、移動互聯網等技術將行政單位內部控制規范與業務流程嵌入財務云平臺，顯著提高了國有資產管理內部控制水平。本文基于財務云平臺，重點闡述了重慶海事局在國有資產控制中的資產新增、變動、盤點以及處置流程，從業務流程與數據應用的角度提出了目前國有資產管理內部控制存在的問題及其優化和改進措施。財務云平臺的運用，能夠優化重慶海事局的國有資產控制流程，并為大數據技術的運用提供基礎，不同的行政事業單位可以結合具體的制度、規范和流程進行參考與改進。

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