公立醫院合同管理風險管控探析

韓鈺

【摘 要】 通過對A公立醫院原有合同管理制度與內控規范對比，進行合同管理的風險評估，發現醫院合同管理內控制度存在制定不規范、執行不嚴格、信息系統不健全、評價監督不力等問題。針對這些問題，提出在修訂合同管理制度的基礎上，進一步對醫院的合同管理業務進行梳理，分為設備采購、物資采購、基建工程、維修工程、服務及其他等類型，每一類合同按照合同的簽訂、履行、檔案管理等環節進行整理。同時，為進一步提高醫院內部管理水平，規范內部控制，加強廉政風險防控機制建設，提出了完善合同內部控制制度、加強合同訂立管理、有效監控合同履行、有效處理合同糾紛和提高評價監督效果等措施。

【關鍵詞】 公立醫院； 合同管理； 風險評估； 風險控制； 制度流程

【中圖分類號】 F234.3；R197.322 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）19-0018-03

公立醫院是非營利性事業單位，但其經濟業務運行的復雜程度與企業相似。合同在公立醫院經營管理活動中是具有約束力的法律文件，是醫院經營活動的法律依據[ 1 ]。醫院合同管理是通過識別合同的訂立、履行、歸檔以及糾紛管理中存在的風險，建立有效的合同管理控制機制，確保合同有效實施[ 2 ]。

一、合同管理內部控制制度存在的問題

為了加強醫院合同管理，規范合同行為，A公立醫院制定了合同管理制度，規定了醫院需要簽訂合同的業務范圍，明確了合同審批流程、合同變更程序及合同登記人員職責等。為了推動行政事業單位內部控制建設，A公立醫院加強了對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍和條件；對合同履行情況實施有效的監控；根據合同履行情況辦理價款結算和賬務處理；加強合同登記的管理，實行對合同的全過程管理。

筆者通過對A公立醫院原有的合同管理制度逐條進行梳理，在原有合同管理制度基礎上，對照內部控制規范中業務層面控制的合同控制內容，對合同控制的要求及風險點進行分析，并結合A公立醫院原有合同管理制度進行對比，得出對比結果，如表1所示。

通過對A公立醫院原有合同管理制度與內控規范進行對比，發現醫院合同管理內控制度還存在以下問題：

（一）合同內控制度制定不規范

內控規范已發布五年，但醫院沒有把合同內部控制當作一個體系進行整體設計，沒有嚴格按照合同內控規范要求建立合同內部控制體系，雖然制定了合同管理制度，但是制度內容沒有完全覆蓋內控規范的要求，如現有的合同制度未明確授權審批和簽署權限，未明確合同訂立的范圍和條件，應訂立但未訂立合同等，醫院合同內控制度缺乏統一的規劃與管理，缺乏全面性。

（二）合同內控制度執行不嚴格

醫院對風險評估關注不足，沒有確定合同內部控制職能部門或牽頭部門，沒有建立單位各部門在內部控制中的溝通協調和聯動機制。涉及合同的決策、執行、監督沒有實現有效分離，權責不對等，醫院的合同專用章保管不善，未實施歸口管理。發生違規簽訂擔保、投資和借貸合同；未能及時發現已經或可能導致單位經濟利益受損的情況，或未能采取有效措施；未按規定的程序辦理合同變更、解除等；未能及時進行價款結算和賬務處理。

（三）合同管理信息系統不健全

醫院建立了個別信息系統，但是沒有完全覆蓋全部業務范圍，沒有將合同內部控制流程嵌入到信息系統中，且信息系統都是孤島狀態，沒有達到醫院數據的有效融合，資源共享較差，數據安全性不高，信息數據缺乏準確性。

（四）合同內控評價監督不力

醫院制定了合同內部控制制度，但是沒有按照內部控制規范的要求由指定的部門開展對內部控制制度的監督檢查和自我評價工作，對于涉及國家秘密、工作秘密或商業秘密泄露沒有明確的管理要求；合同糾紛處理不當，可能損害單位利益、信譽和形象；未收集充分的對方違約行為證據；未按照合同約定追究對方的違約責任；造成內部控制制度的落實和執行不到位，內控制度中存在的缺陷得不到及時整改，影響內部控制制度的實施效果。

二、規范分類整理合同管理流程

在修訂合同管理制度的基礎上，進一步對醫院的合同管理業務進行梳理，根據業務的類型分類整理合同管理的流程。以A公立醫院為例，合同可以分為設備采購、物資采購、基建工程、維修工程、服務及其他等類型。每一類合同按照合同管理的環節進行整理，主要包括合同的簽訂、履行、檔案管理等環節。

（一）合同訂立環節的流程

在合同的訂立環節，醫院按照合同管理制度中規定的合同訂立范圍和條件，設計制定了合同審簽表。審簽表由合同承辦部門填寫，填寫的內容包括合同的內容、類型、編號、招標方式、招標時間、合同單位、合同價款、合同起止時間、合同主要內容、各部門審核意見等。通過合同審簽表，方便審核部門對合同訂立的情況逐條進行審核，保證合同在訂立環節得到嚴格的控制。

（二）合同履行環節的流程

醫院在合同的履行環節，按照不同合同種類進行分類管理。對于設備采購、物資采購等，資產管理部門嚴格按照合同約定的內容辦理驗收入庫后填寫付款申請書；基建工程、維修合同等，管理部門嚴格按照合同約定的方式，根據審計部門出具的進度決算或完工決算填寫付款申請書；服務類合同，管理部門嚴格按照服務時間和完成情況填寫付款申請書。財務部門嚴格審核各管理部門提供的付款申請書，根據科室預算執行情況，按照合同約定的付款方式辦理付款手續。為了保證對合同履行的實時有效監控，由合同檔案管理人員對合同的履行情況進行登記，對沒有正常履行的合同及時報告管理科室。

（三）合同管理的流程圖設計

在對合同管理進行分類和流程整理的基礎上，進行流程圖的設計，以流程圖的形式展現出合同管理的各個節點。對各個節點進行風險評估及分析，并制定有效的防控措施。以A公立醫院為例，制定出物資采購合同管理流程圖，如圖1所示。

流程圖將合同管理的全部工作流程程序化、標準化、系統化，可以清楚地展現出合同管理的各個環節，保證醫院合同管理的有效性。流程圖還要注意根據醫院業務的變化和政策的調整進行不斷的完善。

三、加強合同內部控制規范的措施

（一）完善合同內控制度

醫院內部控制是一項長期且復雜的過程，涉及醫院的各項經濟活動和業務活動[ 3 ]。醫院領導要對內部控制有正確的認識，明確內部控制對醫院管理的重要性，確保醫院合同內部控制工作的積極開展；具體實施人員要提高對內部控制的認識程度，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合，保證內部控制的有效實施。單位應當建立健全合同內部管理制度。單位應當合理設置崗位，明確合同的授權審批和簽署權限，妥善保管和使用合同專用章，對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制。合同歸口管理部門應當加強對合同登記的管理，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理，與單位經濟活動相關的合同應當同時提交財會部門作為賬務處理的依據。

（二）加強合同訂立管理

醫院應當明確合同訂立的范圍和條件，對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等工作人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保管。在當今信息時代，信息化技術可以大大提高工作的準確性，將信息技術運用到醫院內部控制中，將不同的系統數據對接融合，各系統數據能夠相互應用，實現信息的最大化利用，保證各系統數據相互印證，保證數據的真實有效，真正實現信息系統的內部控制。

（三）有效監控合同履行

醫院應當建立合同履行監督審查制度，對合同履行情況實施有效監控，對合同履行中簽訂補充合同或變更、解除合同等應當按照國家有關規定進行審查。合同履行過程中，因對方或單位自身原因導致可能無法按時履行的，應當及時采取應對措施。醫院的財會部門應當根據合同履行情況辦理價款結算和賬務處理。未按照合同條款履約的，財會部門應當在付款之前向合同管理部門負責人報告。

（四）有效處理合同糾紛

醫院要加強對合同糾紛的管理，當合同發生糾紛時，醫院應當在規定時效內與對方協商談判。合同糾紛協商一致的，雙方應當簽訂書面協議；合同糾紛經協商無法解決的，經辦人員應向單位有關負責人報告，并根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

（五）提高評價監督效果

醫院要健全有效的內部控制全面監督機制，實現業務管理和財務管理的程序化、標準化和信息化，保證內部控制制度的有效實施。只有通過醫院內部審計或紀檢部門定期對醫院內部控制規范的實施情況及效果進行檢查評價，才能夠促進內部控制制度的不斷完善，讓內部控制真正落到實處，確保內部控制真正發揮作用，保障醫院業務穩健高效運行，提升醫院管理水平和服務效率。

【參考文獻】

[1] 查元杰，顧慧.醫院合同管理與跟蹤信息系統建設[J].中國數字醫學，2014（12）：76-78.

[2] 徐偉亞.完善醫院合同管理內部控制[J].行政事業資產與財務，2015（5）：55.

[3] 袁新春.建立健全醫院內部控制制度的探討[J].會計之友，2009（5）：47-49.