淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

蓋志敏

摘要：眾所周知，事業單位的檔案管理是非常重要的。如果想要將事業單位辦好，就必須對事業單位的檔案有足夠的重視。對于單位本身而言，如果想要對檔案有很好的管理，就可以制定一定的規章制度來管理檔案，檔案管理人員的辦公環境有所保障?？偠灾谔岣呤聵I單位的檔案管理水平這條路上，我們要走的路還有很長。以下內容我們就從事業單位檔案管理的現狀和對策兩方面進行分析，希望對事業單位檔案管理有所幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；管理現狀和對策

通過對事業單位的檔案管理的了解，發現其中存在著許多問題。這些問題對于事業單位工作的進行和發展產生了不同程度的影響，同時也影響到了經濟社會服務功能的發揮。顯然，如何做好當管理工作已經成為一個非常重要的問題。

一、事業單位檔案管理的現狀

1、檔案信息化管理人才較為缺乏

據目前了解的我國事業單位檔案管理的現狀，在單位的檔案管理人員中有很大一部分人是未經過正規的檔案信息化培訓的，他們缺乏一定檔案管理信息化的專業知識。所以，他們在工作的過程中，就會出現一些不可避免的誤差，甚至有些事業單位并沒有派專人去管理檔案，而是由其它部門的工作人員兼任，無法完成對檔案信息化的建設。

2、完善的離職交接制度的缺乏

根據社會的發展各單位檔案人員的更換是有著必然性的，從而就產生了管理檔案人員的新老交替現象。檔案管理人員的離職交接對于檔案管理工作來說是十分重要的問題。如果有檔案管理人員的突發性離職會對檔案管理部門造成很大的損失。如：管理人員因生病離職或者有重大的家庭變故離職等等。

3、檔案信息保管中有效的措施的缺乏

檔案信息對于一個事業單位來說是十分重要的，隨著科學技術的發展，許多檔案信息都已經成為電子檔案。但對于單位的多數機密重要的檔案信息，還是會采取紙質檔案管理的方式進行管理備案。然而就現在的情況而言，許多事業單位沒有針對機密、重要檔案的備案的有效措施。造成電子檔和紙質檔案管理制度不匹配，如果涉及到設備更新和系統升級，會造成許多檔案丟失和損壞。

4、高科技管理和保護檔案的意識的缺乏

隨著時代的發展和社會的進步，以前原有的檔案管理方式和管理設備已經無法滿足現今時代的發展要求。然而許多事業單位并不這樣認為，他們認為這種問題并不足以阻礙他們進行檔案管理的過程，對于這一問題的嚴重性，他們并沒有正確的認識到，因此，在日常管理中許多事業單位信息管理的方式和設備不能夠及時的更新，或者是更新速度很慢。

二、事業單位檔案管理的對策

1、加強自身建設，提檔案管理人員素質

要制備嚴格的人事檔案管理人員選拔措施。注意加強工作隊伍建設，選擇那些政治上可靠，作風正派，責任心強的人員從事檔案管理工作。同時也不能松懈了他們的教育培訓，讓他們能夠很好的發揮積極性和創造性。檔案管理人員的素質從很大程度上決定了檔案管理的好壞，作為一個合格的檔案工作人員，應該把提高專業水平提上日程，提高專業水平的方式有很多，可以通過自學或者參加培訓來提高自己的專業素養。

例如：對于一個事業單位檔案管理人員選拔，那么必須提前進行相關制度的制定，建立一個完善的選拔制度，挑選有責任心，工作效率高并且對于單位的發展有良好作用的員工來進行人事檔案管理，再選拔出管理人員之后，要安排這些人員進行系統的學習，讓他們能夠熟練掌握一些關于檔案管理的細節和基本要求，這樣的檔案管理才是比較科學的。

2、健全檔案管理制度，完善檔案管理方案

要實現對檔案的規范管理，是一定不能缺少了健全的管理制度的。在收集制度上，我們要制定完善和健全的方案，運用事前監控收發文件，登門尋求等形式，既要對檔案有廣泛收集，也要有重點收集，要遵循各類檔案的行程規律，適時收集，在收集紙質材料的同時，也收集其他形式檔案。

例如：在進行一個事業單位的檔案管理時，除了保存紙質檔案，還可以保存如照片，錄音帶，錄像帶等磁介質載體，并能夠根據各類檔案的具體情況進行分類整理，使文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷封面、卷內文件目錄、案卷裝訂結實美觀。

3、加強人事檔案管理現代化和信息化建設

檔案對一個事業單位來說就是一個人才信息資源庫。要想合理的利用檔案中人才的信息，使其能夠發揮最大的作用，應該借助一些先進的科學技術手段，從而能夠實現工作效率的提高和檔案壽命的延長。檔案管理的現代化是當今事業單位檔案管理的一個重要趨勢，其最終目的是讓檔案為人事工作，人事制度改革和發展作出服務。

例如，在進行事業單位檔案管理時，已經保存有紙質檔案時，另外需要借助計算機或者其他現代設備進行輔助，將事業單位的檔案資料整理輸入計算機，并進行整理和相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變為數據資料。實現人事檔案紙質與數據格式并存。并且通過這種方法可以對檔案盡快進行檢索，大大提高了工作效率。

總結：

在當今時代，檔案管理就是一個事業單位的人力資源材料，因此其安全性必須得到有效地保障。但檔案管理是一項非常復雜而艱巨的工作，還存在許多問題需要我們進行解決，而且不但要解決問題，還應該與時俱進，增強人事檔案信息的時效性。

參考文獻：

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