論醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的發(fā)展趨勢

摘 要：合同是兩個(gè)或兩個(gè)以上當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)利益而達(dá)成一致的協(xié)議，是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物。{1}醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的簽訂大多是通過紙質(zhì)合同來完成。在當(dāng)前全球大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的浪潮下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展越發(fā)迅猛，這為醫(yī)院合同管理中紙質(zhì)合同向信息化合同的發(fā)展提供了技術(shù)支撐。同時(shí)，醫(yī)院紙質(zhì)合同管理的弊端日益顯露。文章探討了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理中紙質(zhì)合同存在的弊端，以及信息化合同管理對醫(yī)院管理的有利影響，并對信息化合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)做出說明。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理 紙質(zhì)合同 信息化合同管理系統(tǒng)

中圖分類號：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）09-099-02

對于市場經(jīng)濟(jì)來說，合同是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的保障和開端，對于醫(yī)院同樣如此。簽訂醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同，是為了達(dá)成經(jīng)濟(jì)合作意向，保證經(jīng)濟(jì)主體雙方的權(quán)利和義務(wù)，以便更好地完成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

一、當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的發(fā)展現(xiàn)狀

伴隨著市場誠信的缺失，越來越多的醫(yī)院意識到醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為的成敗，與簽訂經(jīng)濟(jì)合同以及合同管理有著密不可分的關(guān)系，所以醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的簽訂越來越多，范圍也越來越廣，涉及買賣、租賃、加工承攬、設(shè)備維保、工程等各個(gè)領(lǐng)域。這些合同的簽訂，大都是通過紙質(zhì)合同來完成的。因?yàn)橹挥泻炗喖堎|(zhì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，經(jīng)濟(jì)活動才能有章可循；紙質(zhì)合同能使雙方留有證據(jù)，互相約束對方行為，當(dāng)合同一方違約時(shí)，能夠作為法律制裁的依據(jù)，避免出現(xiàn)空口無憑、抵賴失信等合同糾紛事件的發(fā)生。

當(dāng)前紙質(zhì)合同管理也日趨完善，表現(xiàn)為規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的簽訂都有一套規(guī)范化的會簽流程，讓各分管院長和各部門都積極參與其中，發(fā)揮專業(yè)特長，審核合同的有效性、準(zhǔn)確性。合同文本的制作都是按照真實(shí)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，全面、準(zhǔn)確地描述合同內(nèi)容，涉及合同名稱、合同標(biāo)的、合同雙方的基礎(chǔ)信息、合同金額等一系列重要內(nèi)容。每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂都是在國家法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)簽訂執(zhí)行，以確保合同有法可依。

二、醫(yī)院紙質(zhì)合同管理的弊端

醫(yī)院紙質(zhì)合同是順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，有其存在的必然性，但隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，紙質(zhì)合同的弊端也逐漸顯現(xiàn)。

首先，合同簽訂滯后，執(zhí)行不暢。為了降低醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)，防止出現(xiàn)一人獨(dú)斷的魯莽行為，確保醫(yī)院經(jīng)濟(jì)不受損失，簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)大都采取合同會簽流程，即由經(jīng)辦部門、招標(biāo)部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)審批會簽，這樣能發(fā)揮各自專長，對合同全方位把關(guān)，確保醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的安全有效。但因合同在各部門中周轉(zhuǎn)需要時(shí)間，合同內(nèi)容的審核意見常有異議，造成合同從簽訂至完成需要時(shí)間過長，或不符合要求屢屢退回更改，亦或因某一部門的滯后審核、擠壓匯總審核等情況，導(dǎo)致合同簽訂滯后。同時(shí)，紙質(zhì)合同在執(zhí)行中也會存在因信息溝通不及時(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院各部門在協(xié)作辦公、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控體系形成等方面效率不高，費(fèi)時(shí)、費(fèi)事、費(fèi)力。

其次，醫(yī)院紙質(zhì)經(jīng)濟(jì)合同文檔管理困難。醫(yī)院紙質(zhì)合同一般是設(shè)專人保管、存檔，但當(dāng)需要查找借閱時(shí)，會存在查找困難、借出不還等問題，尤其是院領(lǐng)導(dǎo)重審合同內(nèi)容時(shí)需要耗費(fèi)很多精力、時(shí)間。對于規(guī)模較小的醫(yī)院，因其經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量不多，管理難度要求不大。但對于規(guī)模較大的醫(yī)院，每年的經(jīng)濟(jì)合同多達(dá)上千份，合同數(shù)量眾多、合同參與部門眾多、合同執(zhí)行部門眾多，而合同進(jìn)度的控制不能及時(shí)跟進(jìn)，醫(yī)院合同的信息匯總基本靠手工或者EXCEL來完成，這樣就會面臨數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、不全面等問題，不但影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，更會影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同還會存在因保管不善而丟失等情況。一旦合同丟失或部分丟失，就會造成無章可循，不但影響合同存檔，更會影響對合同的執(zhí)行監(jiān)督。而對于保存完好的合同則面臨后續(xù)存檔、查閱等艱巨任務(wù)，這對于規(guī)模較大的醫(yī)院來說，也是一項(xiàng)繁重的工作。

再次，缺少預(yù)警機(jī)制。紙質(zhì)合同的管理中，當(dāng)醫(yī)院需要及時(shí)掌握并監(jiān)督合同執(zhí)行時(shí)，需要人工處理、查詢合同數(shù)據(jù)，來獲取有關(guān)資訊，而很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自己預(yù)警提示，更無法根據(jù)已有合同的執(zhí)行進(jìn)度、結(jié)算款項(xiàng)等信息為醫(yī)院提供未來時(shí)段的資金流運(yùn)行狀況。

三、醫(yī)院信息化合同管理的發(fā)展優(yōu)勢

1.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院信息化合同的發(fā)展提供了技術(shù)支持。在當(dāng)前信息化、網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，市場上已經(jīng)開發(fā)出多種功能合同管理系統(tǒng)，醫(yī)院完全可以實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)合同向信息化合同轉(zhuǎn)變。多功能的合同管理系統(tǒng)通過對合同信息的閉環(huán)整合，實(shí)現(xiàn)了工作流與信息流的完美融合，為我們提供了功能巨大的信息化辦公平臺，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院合同無紙化辦公提供技術(shù)支撐。

2.信息化時(shí)代人才強(qiáng)國戰(zhàn)略為醫(yī)院信息化合同管理提供了人才保障。在信息全球化的今天，掌握上網(wǎng)能力已經(jīng)成為一種基本常識，而醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)操作簡單，只要掌握基本的網(wǎng)絡(luò)知識，無需高端人才便可操作，這為醫(yī)院信息化合同管理的擴(kuò)散提供了人才支撐。

3.醫(yī)院信息化合同管理的優(yōu)點(diǎn)促進(jìn)了信息化合同管理的發(fā)展進(jìn)程。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，用既定的登錄名和密碼實(shí)時(shí)登陸系統(tǒng)，隨時(shí)隨地進(jìn)行合同的審核及簽訂工作，解決了紙質(zhì)合同效率低下的問題。同時(shí)，信息化合同管理系統(tǒng)還能自動預(yù)警合同執(zhí)行進(jìn)度、付款情況，能夠自動生成各種報(bào)表和分析報(bào)告，將醫(yī)院工作人員從瑣碎、低端的手工工作中解救出來，從事高端的醫(yī)院管理等核心事務(wù)，整體提高了醫(yī)院工作效率。再次，醫(yī)院信息化的合同管理系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)運(yùn)作執(zhí)行，信息的準(zhǔn)確性高，合同內(nèi)容等資源在設(shè)定的范圍內(nèi)共享，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使醫(yī)院管理趨于完善。最后，信息化合同管理能規(guī)范醫(yī)院辦公流程，建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、準(zhǔn)確、簡單的管理機(jī)制，讓醫(yī)院各部門充分參與合同的制定、執(zhí)行與監(jiān)督，對合同執(zhí)行中存在的問題及解決措施，有一個(gè)全面的記錄，既能使各參與部門的工作人員明確責(zé)任，權(quán)限分明，也能有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院高效辦公，更能實(shí)現(xiàn)查有所依，從而杜絕遇事推諉扯皮，合同傳遞阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象。endprint

4.醫(yī)院信息化合同管理有利于院領(lǐng)導(dǎo)制定決策。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)院領(lǐng)導(dǎo)及各會簽部門領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)登陸合同管理系統(tǒng)，查看職責(zé)權(quán)限內(nèi)相應(yīng)合同內(nèi)容，查看各會簽部門對所簽合同的審核意見及建議，了解合同執(zhí)行進(jìn)度。院領(lǐng)導(dǎo)通過了解醫(yī)院已有合同信息及執(zhí)行情況，結(jié)合醫(yī)院本年度的預(yù)算，能更好地為醫(yī)院的長期發(fā)展做出決策。

四、醫(yī)院信息化合同管理的工作框架及框架中的重要節(jié)點(diǎn)

醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)是將紙質(zhì)合同中的關(guān)鍵信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并在系統(tǒng)中記錄經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行進(jìn)度及收支款項(xiàng)明細(xì)，實(shí)現(xiàn)合同的執(zhí)行進(jìn)度跟蹤管理、合同信息實(shí)時(shí)查詢管理、合同收支款項(xiàng)的登記管理、合同執(zhí)行結(jié)果的綜合分析管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化合同管理。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架分為：準(zhǔn)備階段、訂立發(fā)起階段、簽署階段、成立階段、履行階段、終結(jié)及查詢階段。

1.合同準(zhǔn)備階段實(shí)現(xiàn)的功能。醫(yī)院招標(biāo)部門指定專人負(fù)責(zé)錄入中標(biāo)單位名稱、地址、賬號等相關(guān)信息。填寫完畢后將合同草稿傳輸給經(jīng)辦部門。合同經(jīng)辦職能部門指定專人負(fù)責(zé)合同標(biāo)的信息的錄入，通過系統(tǒng)中既定的合同模板，輸入貨物規(guī)格型號、單價(jià)、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息，錄入完畢后一旦保存，便無權(quán)進(jìn)行修改，以確保合同的完整、準(zhǔn)確。

2.合同訂立發(fā)起階段實(shí)現(xiàn)的功能。錄入結(jié)束且保存成功后的合同信息會自動生成合同文本，待經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審核并簽署電子簽名后，自動傳輸給下一個(gè)審核部門。

3.合同簽署階段實(shí)現(xiàn)的功能。經(jīng)辦部門審核后簽署電子簽名，合同文本及審核意見便按照既定的會簽順序?qū)訉觽鬏斀o紀(jì)檢、審計(jì)、財(cái)務(wù)、分管院長、院長等審核部門負(fù)責(zé)人，各部門審核人員的電子簽名隨審核意見一并保存。審核意見對會簽部門領(lǐng)導(dǎo)公開，以確保各部門領(lǐng)導(dǎo)的意見能夠得到及時(shí)準(zhǔn)確的表達(dá)，從而使醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同能夠得到有效簽署。

4.合同成立階段實(shí)現(xiàn)的功能。會簽完畢后合同正式生效，此時(shí)合同文本及會簽意見永久保存并且不允許進(jìn)行修改。信息化合同管理系統(tǒng)支持電子印章，對生效后的電子合同加蓋醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同專用電子印章。生效后的合同由專人負(fù)責(zé)打印，打印的合同帶有水印、二維碼等加密防偽手段，以確保打印出的合同的真實(shí)唯一。同時(shí)，系統(tǒng)自動記錄合同打印時(shí)間、打印人及打印份數(shù)等相關(guān)信息。

5.合同履行階段實(shí)現(xiàn)的功能。合同履行階段醫(yī)院財(cái)務(wù)部設(shè)專人負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付登記工作，合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同履行情況的監(jiān)督及履行，財(cái)務(wù)人員協(xié)同監(jiān)督合同履行情況。

醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)具有待辦事項(xiàng)提醒的預(yù)警設(shè)置，能夠具備審批合同、到期應(yīng)付貨款合同、合同執(zhí)行進(jìn)度時(shí)間提醒等功能，以便醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同能夠按計(jì)劃有效地完成。

6.合同終結(jié)及查詢階段實(shí)現(xiàn)的功能。由專人負(fù)責(zé)將生效并加蓋電子印章的合同文本打印并及時(shí)存檔。合同始終具有按經(jīng)辦部門、合同名稱、中標(biāo)單位名稱、貨物名稱、金額等維度的綜合信息查詢功能，醫(yī)院各會簽科室始終具有查詢職責(zé)權(quán)限內(nèi)的信息功能，以便了解合同執(zhí)行情況，為醫(yī)院采取下一步計(jì)劃提供可靠的信息。

醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)能夠根據(jù)已錄入的合同自己生成月度、季度、半年度、年度合同匯總報(bào)告，合同執(zhí)行情況分析報(bào)告等相關(guān)報(bào)表信息。醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)也可以借助安卓智能手機(jī)平臺功能，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作人員對合同的查詢、分析、工作審批等移動辦公的功能。

五、醫(yī)院信息化合同管理尚需科技進(jìn)步的補(bǔ)充和完善

首先，信息化合同管理系統(tǒng)是建立在網(wǎng)絡(luò)平臺之上，對網(wǎng)絡(luò)安全的要求非常高，而當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全問題又是一個(gè)新型的尚待解決的問題，所以，需要醫(yī)院高度重視網(wǎng)絡(luò)安全，防止黑客惡意攻擊篡改合同內(nèi)容。

其次，醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的登陸是各部門工作人員通過登陸名及密碼來完成系統(tǒng)及權(quán)限內(nèi)的操作，并通過個(gè)人的電子簽名完成合同的簽字審核，所以，登陸密碼尤為重要。一旦登錄人員的密碼泄露，會導(dǎo)致有人惡意進(jìn)入系統(tǒng)篡改合同，這就需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展來解決這一問題。

再次，網(wǎng)絡(luò)信息的存儲問題一直是計(jì)算機(jī)行業(yè)尚未解決的難題，不管是服務(wù)器的保管不善造成信息丟失亦或是斷電造成的信息丟失，都需要科技的不斷完善來解決。

最后，因醫(yī)院信息化合同管理中，電子合同可以無限制打印，雖說可以通過添加電子水印的辦法來確保合同的唯一性，但在合同文本的準(zhǔn)確性上還是有很大風(fēng)險(xiǎn)，期待著這個(gè)問題能得到更好的解決。

綜上所述，醫(yī)院信息化合同管理的全面實(shí)施，是節(jié)能環(huán)保的必經(jīng)之路，是提高醫(yī)院工作效率的必要條件，是新形勢下增強(qiáng)醫(yī)院競爭力、提高醫(yī)院管理水平的重要內(nèi)容。筆者期待著醫(yī)院信息化合同管理系統(tǒng)的發(fā)展能夠?yàn)槲覈t(yī)院發(fā)展創(chuàng)造新的支撐點(diǎn)。

注釋：

{1}如何做好企業(yè)合同管理網(wǎng)絡(luò)資料

（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東青島 266000）

[作者簡介：李燕（1986—），女，學(xué)士學(xué)位，研究方向：會計(jì)管理。]

（責(zé)編：若佳）endprint