論醫院經濟合同管理的發展趨勢

摘 要：合同是兩個或兩個以上當事人為實現一定的經濟利益而達成一致的協議，是市場經濟的產物。{1}醫院經濟合同的簽訂大多是通過紙質合同來完成。在當前全球大數據技術發展的浪潮下，網絡技術的發展越發迅猛，這為醫院合同管理中紙質合同向信息化合同的發展提供了技術支撐。同時，醫院紙質合同管理的弊端日益顯露。文章探討了醫院經濟合同管理中紙質合同存在的弊端，以及信息化合同管理對醫院管理的有利影響，并對信息化合同管理系統的設計要點做出說明。

關鍵詞：醫院經濟合同管理 紙質合同 信息化合同管理系統

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）09-099-02

對于市場經濟來說，合同是經濟運行的保障和開端，對于醫院同樣如此。簽訂醫院經濟合同，是為了達成經濟合作意向，保證經濟主體雙方的權利和義務，以便更好地完成醫院經濟業務。

一、當前醫院經濟合同管理的發展現狀

伴隨著市場誠信的缺失，越來越多的醫院意識到醫院經濟行為的成敗，與簽訂經濟合同以及合同管理有著密不可分的關系，所以醫院經濟合同的簽訂越來越多，范圍也越來越廣，涉及買賣、租賃、加工承攬、設備維保、工程等各個領域。這些合同的簽訂，大都是通過紙質合同來完成的。因為只有簽訂紙質合同，明確合同雙方的權利和義務，經濟活動才能有章可循；紙質合同能使雙方留有證據，互相約束對方行為，當合同一方違約時，能夠作為法律制裁的依據，避免出現空口無憑、抵賴失信等合同糾紛事件的發生。

當前紙質合同管理也日趨完善，表現為規范化、科學化、法制化。醫院經濟合同的簽訂都有一套規范化的會簽流程，讓各分管院長和各部門都積極參與其中，發揮專業特長，審核合同的有效性、準確性。合同文本的制作都是按照真實的經濟事項，全面、準確地描述合同內容，涉及合同名稱、合同標的、合同雙方的基礎信息、合同金額等一系列重要內容。每項經濟合同的簽訂都是在國家法律法規規定的范圍內簽訂執行，以確保合同有法可依。

二、醫院紙質合同管理的弊端

醫院紙質合同是順應經濟發展的產物，有其存在的必然性，但隨著網絡信息的不斷發展，大數據時代的到來，紙質合同的弊端也逐漸顯現。

首先，合同簽訂滯后，執行不暢。為了降低醫院經濟合同風險，防止出現一人獨斷的魯莽行為，確保醫院經濟不受損失，簽訂經濟合同時大都采取合同會簽流程，即由經辦部門、招標部門、審計部門、財務部門、紀檢部門、分管領導、院領導審批會簽，這樣能發揮各自專長，對合同全方位把關，確保醫院經濟合同的安全有效。但因合同在各部門中周轉需要時間，合同內容的審核意見常有異議，造成合同從簽訂至完成需要時間過長，或不符合要求屢屢退回更改，亦或因某一部門的滯后審核、擠壓匯總審核等情況，導致合同簽訂滯后。同時，紙質合同在執行中也會存在因信息溝通不及時，導致醫院各部門在協作辦公、業務流程組建、監控體系形成等方面效率不高，費時、費事、費力。

其次，醫院紙質經濟合同文檔管理困難。醫院紙質合同一般是設專人保管、存檔，但當需要查找借閱時，會存在查找困難、借出不還等問題，尤其是院領導重審合同內容時需要耗費很多精力、時間。對于規模較小的醫院，因其經濟合同數量不多，管理難度要求不大。但對于規模較大的醫院，每年的經濟合同多達上千份，合同數量眾多、合同參與部門眾多、合同執行部門眾多，而合同進度的控制不能及時跟進，醫院合同的信息匯總基本靠手工或者EXCEL來完成，這樣就會面臨數據統計不準確、不全面等問題，不但影響領導的決策，更會影響醫院的經濟發展。醫院經濟合同還會存在因保管不善而丟失等情況。一旦合同丟失或部分丟失，就會造成無章可循，不但影響合同存檔，更會影響對合同的執行監督。而對于保存完好的合同則面臨后續存檔、查閱等艱巨任務，這對于規模較大的醫院來說，也是一項繁重的工作。

再次，缺少預警機制。紙質合同的管理中，當醫院需要及時掌握并監督合同執行時，需要人工處理、查詢合同數據，來獲取有關資訊，而很難實現系統自己預警提示，更無法根據已有合同的執行進度、結算款項等信息為醫院提供未來時段的資金流運行狀況。

三、醫院信息化合同管理的發展優勢

1.網絡技術的發展為醫院信息化合同的發展提供了技術支持。在當前信息化、網絡化、大數據發展的背景下，市場上已經開發出多種功能合同管理系統，醫院完全可以實現由紙質合同向信息化合同轉變。多功能的合同管理系統通過對合同信息的閉環整合，實現了工作流與信息流的完美融合，為我們提供了功能巨大的信息化辦公平臺，為實現醫院合同無紙化辦公提供技術支撐。

2.信息化時代人才強國戰略為醫院信息化合同管理提供了人才保障。在信息全球化的今天，掌握上網能力已經成為一種基本常識，而醫院信息化合同管理系統操作簡單，只要掌握基本的網絡知識，無需高端人才便可操作，這為醫院信息化合同管理的擴散提供了人才支撐。

3.醫院信息化合同管理的優點促進了信息化合同管理的發展進程。醫院信息化合同管理系統通過網絡服務器，用既定的登錄名和密碼實時登陸系統，隨時隨地進行合同的審核及簽訂工作，解決了紙質合同效率低下的問題。同時，信息化合同管理系統還能自動預警合同執行進度、付款情況，能夠自動生成各種報表和分析報告，將醫院工作人員從瑣碎、低端的手工工作中解救出來，從事高端的醫院管理等核心事務，整體提高了醫院工作效率。再次，醫院信息化的合同管理系統通過計算機運作執行，信息的準確性高，合同內容等資源在設定的范圍內共享，降低辦公成本，提高執行力，使醫院管理趨于完善。最后，信息化合同管理能規范醫院辦公流程，建立起一個緊密、協調、準確、簡單的管理機制，讓醫院各部門充分參與合同的制定、執行與監督，對合同執行中存在的問題及解決措施，有一個全面的記錄，既能使各參與部門的工作人員明確責任，權限分明，也能有效協調多部門之間的協同工作問題，實現醫院高效辦公，更能實現查有所依，從而杜絕遇事推諉扯皮，合同傳遞阻塞、延誤、失真等現象。endprint

4.醫院信息化合同管理有利于院領導制定決策。醫院信息化合同管理系統能夠實現院領導及各會簽部門領導實時登陸合同管理系統，查看職責權限內相應合同內容，查看各會簽部門對所簽合同的審核意見及建議，了解合同執行進度。院領導通過了解醫院已有合同信息及執行情況，結合醫院本年度的預算，能更好地為醫院的長期發展做出決策。

四、醫院信息化合同管理的工作框架及框架中的重要節點

醫院信息化合同管理系統是將紙質合同中的關鍵信息轉化為電子信息，并在系統中記錄經濟合同的執行進度及收支款項明細，實現合同的執行進度跟蹤管理、合同信息實時查詢管理、合同收支款項的登記管理、合同執行結果的綜合分析管理，最終實現信息化合同管理。醫院信息化合同管理系統的結構框架分為：準備階段、訂立發起階段、簽署階段、成立階段、履行階段、終結及查詢階段。

1.合同準備階段實現的功能。醫院招標部門指定專人負責錄入中標單位名稱、地址、賬號等相關信息。填寫完畢后將合同草稿傳輸給經辦部門。合同經辦職能部門指定專人負責合同標的信息的錄入，通過系統中既定的合同模板，輸入貨物規格型號、單價、數量、金額等關鍵信息，錄入完畢后一旦保存，便無權進行修改，以確保合同的完整、準確。

2.合同訂立發起階段實現的功能。錄入結束且保存成功后的合同信息會自動生成合同文本，待經辦部門負責人審核并簽署電子簽名后，自動傳輸給下一個審核部門。

3.合同簽署階段實現的功能。經辦部門審核后簽署電子簽名，合同文本及審核意見便按照既定的會簽順序層層傳輸給紀檢、審計、財務、分管院長、院長等審核部門負責人，各部門審核人員的電子簽名隨審核意見一并保存。審核意見對會簽部門領導公開，以確保各部門領導的意見能夠得到及時準確的表達，從而使醫院經濟合同能夠得到有效簽署。

4.合同成立階段實現的功能。會簽完畢后合同正式生效，此時合同文本及會簽意見永久保存并且不允許進行修改。信息化合同管理系統支持電子印章，對生效后的電子合同加蓋醫院經濟合同專用電子印章。生效后的合同由專人負責打印，打印的合同帶有水印、二維碼等加密防偽手段，以確保打印出的合同的真實唯一。同時，系統自動記錄合同打印時間、打印人及打印份數等相關信息。

5.合同履行階段實現的功能。合同履行階段醫院財務部設專人負責合同款項的收付登記工作，合同經辦部門負責合同履行情況的監督及履行，財務人員協同監督合同履行情況。

醫院信息化合同管理系統具有待辦事項提醒的預警設置，能夠具備審批合同、到期應付貨款合同、合同執行進度時間提醒等功能，以便醫院經濟合同能夠按計劃有效地完成。

6.合同終結及查詢階段實現的功能。由專人負責將生效并加蓋電子印章的合同文本打印并及時存檔。合同始終具有按經辦部門、合同名稱、中標單位名稱、貨物名稱、金額等維度的綜合信息查詢功能，醫院各會簽科室始終具有查詢職責權限內的信息功能，以便了解合同執行情況，為醫院采取下一步計劃提供可靠的信息。

醫院信息化合同管理系統能夠根據已錄入的合同自己生成月度、季度、半年度、年度合同匯總報告，合同執行情況分析報告等相關報表信息。醫院信息化合同管理系統也可以借助安卓智能手機平臺功能，實現醫院工作人員對合同的查詢、分析、工作審批等移動辦公的功能。

五、醫院信息化合同管理尚需科技進步的補充和完善

首先，信息化合同管理系統是建立在網絡平臺之上，對網絡安全的要求非常高，而當前網絡安全問題又是一個新型的尚待解決的問題，所以，需要醫院高度重視網絡安全，防止黑客惡意攻擊篡改合同內容。

其次，醫院信息化合同管理系統的登陸是各部門工作人員通過登陸名及密碼來完成系統及權限內的操作，并通過個人的電子簽名完成合同的簽字審核，所以，登陸密碼尤為重要。一旦登錄人員的密碼泄露，會導致有人惡意進入系統篡改合同，這就需要計算機技術的發展來解決這一問題。

再次，網絡信息的存儲問題一直是計算機行業尚未解決的難題，不管是服務器的保管不善造成信息丟失亦或是斷電造成的信息丟失，都需要科技的不斷完善來解決。

最后，因醫院信息化合同管理中，電子合同可以無限制打印，雖說可以通過添加電子水印的辦法來確保合同的唯一性，但在合同文本的準確性上還是有很大風險，期待著這個問題能得到更好的解決。

綜上所述，醫院信息化合同管理的全面實施，是節能環保的必經之路，是提高醫院工作效率的必要條件，是新形勢下增強醫院競爭力、提高醫院管理水平的重要內容。筆者期待著醫院信息化合同管理系統的發展能夠為我國醫院發展創造新的支撐點。

注釋：

{1}如何做好企業合同管理網絡資料

（作者單位：青島大學附屬醫院 山東青島 266000）

[作者簡介：李燕（1986—），女，學士學位，研究方向：會計管理。]

（責編：若佳）endprint