加強聲像檔案管理工作刻不容緩

龐燕

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，就蘭山區區直學校61個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

聲像檔案管理問題對策一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象

“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，學校的聲像設備有了很大改善。在調查的61個單位中，僅21個單位沒有聲像設備，占34.4%，65.6%單位都有1臺聲像設備。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有36個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占60%，致使有的設備閑置，難以充分發揮作用；且“軟”方面直接影響“硬”方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區

攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的43名攝錄人員中，有專職6人，兼職37人，平均年齡35歲，大專以上文化占72%。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在43人中，專業工齡1至5年者38人，占88.2%，5年以上者僅占11.8%。經過專業培訓共8人，僅占19.8%。

調查中還發現攝錄人員存在兩種思想認識上的誤區。一是部分人不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務，不需要歸檔；二是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，處理這些聲像檔案屬于個人行為。因缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。

（三）聲像檔案管理制度混亂，問題復雜

1.管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

調查中發現，半數以上單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要有3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26%；二是各科室一年一次移交檔案室，占35%；三是由科室保管或個人保存，占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2.檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3.管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡

調查單位中設備、人員、聲像檔案管理比較規范的有11個單位，占18%；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位50個，占82%，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余60個單位20860，平均348張。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4.保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

5.區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄，形成了許多有價值的聲像檔案。其中，一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但檔案室里卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過檔案館、室藏檔案及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理、制定辦法，狠抓制度落實

制定切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，逐步變成自覺行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督、分類指導，注重業務培訓

加大對聲像檔案的督導指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際、創造條件，力求妥善保管

目前，聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，我們認為結合實際、創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次，要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；最后，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）建設檔案主管部門參與全區各類重大活動

針對地區重大活動（會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。endprint