高校圖書館采編工作流程的比較研究

林映紅

關鍵詞：傳統采編加工流程；非常規采編加工流程；采編工作

摘 要：傳統采編加工流程與非常規采編加工流程在流程、出錯概率、操作空間、人力、靈活性、運作成本等方面都有所不同。通過比較可知，非常規采編加工流程具有流程簡化、省工、省力、出錯概率少、節省空間、操作靈活、降低運作成本、加快新書上架速度等優點，該方法已被圖書館界與外包公司所采納與利用。

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2017）10-0030-03

采編工作流程是指這項工作從開始到完成的一系列順序而連續的運作過程，是依據工作內容性質以及完成任務的要求而設計的操作過程和方式^[1]。它是一項系統煩瑣的工作，科學的工作流程能提高工作效率。目前，圖書館采編工作流程主要有兩種（見圖1、圖2）：一是傳統的采編加工流程。二是非常規的采編加工流程。非常規加工流程簡化了傳統加工流程的環節，它使整理好的圖書直接進入分編環節，將計算機驗收工作相繼融入編目流程中，扭轉了過去分編加工被動等待的局面，加大了圖書加工工作的靈活性^[2]。

1 傳統采編與非常規采編工作流程的比較

從圖1、圖2可知，傳統采編加工七個環節完成的工作量，非常規采編加工五個環節就可以完成，筆者現以廣東石油化工學院圖書館的采編工作為例進行比較。

1.1 完全相同的環節

①第一個環節拆包相同，在兩種流程中都排首位，操作簡單，不做闡述。②最后一個環節檢查圖書、制作新書移交清單及新書移交相同，都是先檢查一遍書單，查看實物與電腦上的數據是否一致，以確保統計數量的準確，檢查完畢后按條碼順序整理好書單，用表格分別制作中文、英文圖書移交清單并打印。統計各書室圖書數量，填寫新書移交單，通知書庫人員接收新書，最后新書移交書庫。這兩個環節完全相同。

1.2 基本相同的環節

1.2.1 編目環節基本相同。以江蘇匯文OPAC V5.5這個系統的操作為例。①傳統采編加工流程采用的是新書編目的方法，先將新書用計算機驗收好，貼好條碼擺放在書架上，再到書架上抽樣本圖書出來，按順序放到書車上，取一車分編一車。開始編目，進入匯文編目系統，點擊新書編目，再點擊交接批次，選中交接批次，定位到MARC瀏覽窗口，編輯所需要的MARC，存盤；然后打開業務窗口，增加索書號復本，審校存盤，打印書標，編目完畢。②非常規采編加工流程是直接把圖書（沒有經過計算機驗收和貼條碼的圖書）拉過來，進入匯文編目系統，檢索圖書，對書目數據進行查重，選中MARC進行復制新增，接著完善MARC的編目并存盤，設定回溯狀態，打開業務窗口，增加索書號復本，分配條碼，審校存盤，編目完畢^[3]。非常規采編加工流程是把傳統編目中計算機驗收融入編目之中，省略了計算機驗收這一環節，增多了編目環節的內容。編目環節中MARC的編目、審校存盤、打印書標、著錄完的圖書按照條形碼號順序排放等小環節是相同的。

1.2.2 粘貼書標基本相同。兩種流程都是將書標（圖書標簽）貼在書脊上，離書底部2～3厘米處，每本圖書粘貼書標的位置要一致，并在貼好的書標上面加貼一層保護膜，然后加蓋館藏章、書室章、附光盤章等。一邊加工一邊將圖書按館藏地點分開，樣本與復本分開，圖書按照條碼順序由上到下或從左到右擺放，附光盤的圖書單獨放，并把光盤裝盒。再裝流通一庫圖書的RFID電子標簽及注冊，其余書庫的圖書貼普通磁條。最后，檢查一遍加工好的圖書，登記好每車書的條碼號、種數、冊數以及光盤數，并用小紙條寫上該批書的批次、車次、書室、冊數，夾在對應的每批書的第一本書上，再擺上架，等待入書庫。以上的粘貼書標、蓋館藏章、貼磁條、裝RFID電子標簽及注冊這些環節在兩種采編加工流程中是相同的。不同的是非常規采編加工流程把貼條碼與粘貼書標合并成一個環節，刪減了貼完條碼按順序上架這一環節，這相當于少搬一次書、少上一次書架。

1.3 手工驗收大部分環節相同

①核對清單、驗收圖書。查看圖書的書名、冊數、價格是否與清單一致，同時查看新書是否缺頁、模糊不清、污損、盜版、與館藏重、復本過多、與教學內容及水平相符、所附光盤破損、與館藏原則相符。②整理圖書。先把同一套書放在一起，屬于同一多卷集的圖書放在一起，同一批的外文圖書放在一起，再由專業教師驗收編目。以上的①②環節是完全相同的。③樣書與復本分開擺放。在每種圖書中取一本出來當樣本，并在樣本書背面右下角用鉛筆寫上該種書的復本量，將一批樣書放到書車上做驗收用，其余的復本留在桌上，等樣本書驗收回來一起貼條碼。傳統采編加工流程有這一環節，非常規采編加工流程沒有。

2 采編工作流程的分析

2.1 流程方面

2.1.1 傳統采編加工流程的優缺點。①優點：分工有專長，能充分發揮各環節工作人員的特長，專做本崗工作，容易精通，也較輕松。比如拆包、手工驗收、計算機驗收、貼條碼、編目、書標粘貼由專人負責，各盡所能。②缺點：流程多、重復勞動。如：手工驗收時樣書與復本分開擺放，粘貼條形碼時合并，編目時只抽樣本，粘貼書標時復本與樣本書又合并，加工完成后又要分開；再如：粘貼條形碼獨立成節，粘貼完條形碼后按條形碼順序上架，方便抽樣書編目，編目完再找到對應的多本，再一起粘貼書標，這樣搬來搬去，浪費勞動力，影響效率。

2.1.2 非常規采編加工流程的優缺點。①優點：流程簡化，操作靈活。計算機驗收融入編目，采訪模塊不用打開，刪減了賬目核對、財產登記、送編這些小節，編目不再受計算機驗收速度的限制。手工驗收時樣書與復本不必分開擺放，不必在樣本書的背面寫該種書的數量，這樣不僅少寫了一組數字、少對了一組數，而且不需要去堆滿書的桌子上找復本。粘貼條形碼與粘貼書標合并，粘貼條碼往后移，不獨立成節，不需要按條形碼的順序上架，因為按條碼順序上架，是為了方便取樣書編目。但非常規采編加工是直接拿新書去編目，編目前新書沒貼條碼，不必上架，這樣不僅少搬一次書，而且減少了編目的出錯率。②缺點：加工人員必須是全能手，對于驗收、編目、貼條碼、貼書標、蓋章、電子標簽的注冊等工作需要精通，如果加工人員素質差，此方法將不能達到預期效果。endprint

2.2 工作量方面

粗略統計，在非常規采編工作流程中每一冊書可少拿5次：分別是樣本復本分開1次、取書進行驗收1次、進行計算機驗收1次、驗收完放回原處1次、按條碼順序上架1次。少了計算機驗收的操作，就少上了1次書架。

2.3 出錯概率方面

非常規采編工作流程在手工驗收時刪減了樣本與復本分開這一小節，就不需要在樣本書的背面寫該種書的數量，也就不會出現寫錯復本數量的情況。非常規采編工作流程將粘貼條碼往后移，刪減了按照條碼順序上架這一小節，就不會出現放錯條碼順序的情況，也就不會出現取錯樣書、放錯館藏地的情況。

2.4 操作空間方面

非常規采編工作流程把計算機驗收融入編目這一環節，這樣編目系統中沒有了計算機驗收的相關數據，就能節省出一些存儲信息空間。粘貼條形碼往后移，就減少了按照條碼順序上架這一小節，也就可以節省出一些中轉書架、中轉書架所占的位置。

2.5 操作方面

傳統采編工作流程的分工界線清楚，驗收人員專門驗收，編目人員專門編目，加工人員專門加工。它是一項系統的流水性作業，必須完成上一工作環節，才能繼續下一工作環節，下一工作環節承擔上一工作環節的質量檢查。如果驗收人員的驗收、粘貼條碼、移送數據不及時，就會造成編目人員停工。反過來，如果編目速度跟不上驗收速度，就會造成驗收人員停工。驗收與編目相互制約，不夠靈活。在非常規采編工作流程中，編目的速度不再受驗收速度的限制，只需經過簡單的手工驗收，就可直接進行編目，編目與驗收也不再相互制約，可同時進行。驗收與編目已融合成一個環節，驗收人員、編目人員、加工人員可以相互幫忙，操作比較靈活，減少了消耗，提高了效率。

2.6 運作成本方面

采編工作流程的運作成本包括工具費（計算機）、用具費（電腦桌、中轉書架、辦公用品）、人工費、加工場地費等。非常規采編工作流程把計算機驗收、貼完條碼上架、樣書與復本分開及合并、在樣書上寫復本數等環節都刪減了，這樣就節省了這些環節所需的工具、用具、人工，進而降低了運作成本。

2.7 新書上架速度方面

按廣東石油化工學院圖書館原定工作量（驗收：每人每天87種×每種3冊=261冊，編目：每人每天58種×3冊=174冊）進行計算，用傳統采編工作流程分編5，220冊圖書，安排2個人驗收、3個人編目，用10天才能完成；采用非常規采編工作流程方式，驗收人員也一起編目，6天就能做完，比采用傳統采編工作流程方式要快4天，所以采用非常規采編工作流程能加快新書上架的速度。

綜上，傳統采編工作流程環節相對較多，存在重復勞動，影響了編目效率；非常規采編工作流程精簡了工作環節，操作靈活，提高了工作效率，降低了運作成本。

3 結語

非常規采編工作流程是在傳統采編工作流程基礎上發展起來的，它是傳統采編工作流程的精簡版，它的發展是一個不斷思考、嘗試、探索、優化的過程^[4]，對其進行研究能為采編工作提供有益借鑒。圖書館可根據工作特點和需求，不斷進行采編流程的優化重組，設計出更符合實際需要的采編工作流程，真正做到高效運作。

參考文獻：

[1] 孫更新.文獻信息編目[M].武漢：武漢大學出版社，2007：557-558.

[2] 彭銳，鄧珊妮.新時期高校圖書館的圖書驗收工作：以湖南工業大學圖書館為例[J].圖書館建設，2009（4）：14-15.

[3]江蘇匯文.匯文視頻教程[EB/OL].http：//210.38.245.165：8080/manual/video.php？type=BM.

[4] 張秀蘭，潘丹.我國文獻編目規則的歷史沿革[J].圖書館論壇，2016（10）：1-9.endprint