關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

李立

摘 要：信息化已成為當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理工作只有與信息化緊密結(jié)合才能積極適應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化，更好的發(fā)揮服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。本文就信息化浪潮下如何做好事業(yè)單位檔案管理工作做粗淺的探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，大眾對(duì)檔案資源的獲取方式變得更加高效便捷，需求也隨之變得更加多樣和復(fù)雜。因此，如何在新形勢(shì)下做好檔案管理的信息化建設(shè)，提高其服務(wù)公眾、服務(wù)社會(huì)的能力是擺在我們面前不得不重視的課題。檔案管理作為事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性、常規(guī)性的工作，對(duì)促進(jìn)單位的穩(wěn)定發(fā)展起著重要的作用。但就目前來看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一些問題，如專業(yè)人才缺乏、資金投入不足等，這些都在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的健全發(fā)展。為此，積極改變觀念，探索一條適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè)道路，是現(xiàn)階段檔案管理工作者亟需認(rèn)真思考、妥善解決的問題。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）資金投入不足，缺乏完備的配置支撐。做好檔案管理信息化工作離不開先進(jìn)的技術(shù)手段和系統(tǒng)的軟硬件配備。建立一套系統(tǒng)完備、運(yùn)轉(zhuǎn)流暢的數(shù)字化運(yùn)行體系對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、設(shè)備性能要求較高，需要較大的資金投入，事業(yè)單位資金有限，并且由于檔案管理信息化建設(shè)在短時(shí)期內(nèi)無法取得顯著效果，得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，使得本就在經(jīng)費(fèi)有限的情況下無法得到充足的資金保障，這就大大阻礙了信息化建設(shè)的步伐。

（二）專業(yè)人才缺乏。檔案信息化管理作為一種網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的管理模式，對(duì)技專業(yè)人員的要求比較高。原始檔案管理載體以紙質(zhì)材料為主，只需要簡(jiǎn)單的登記、存儲(chǔ)，對(duì)人員專業(yè)要求不高，一般不需專職人員或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)，管理方式粗放、隨意，使得有價(jià)值的檔案資料很難有效的加以分析利用。將檔案管理與信息化技術(shù)充分結(jié)合，對(duì)管理人員專業(yè)水平提出更高的要求，但目前事業(yè)單位對(duì)這方面人才的引進(jìn)力度不夠，即使有素質(zhì)較高的人才也因?yàn)榇龅仍蛄舨蛔。贿M(jìn)人才、留不住人才，使得信息化建設(shè)工作無法落到實(shí)處。

（三）信息化建設(shè)存在安全隱患。目前，對(duì)大部分事業(yè)單位來說，紙質(zhì)材料保管年限較長(zhǎng)，管理工具落后，在利用過程中很容易造成信息丟失、破壞，從而影響信息化成果。另外，紙質(zhì)材料的數(shù)字化工作主要依靠信息公司完成，社會(huì)上各類信息公司魚龍混雜，部分缺乏高度的安全意識(shí)，對(duì)于數(shù)據(jù)需高度保密性的事業(yè)單位來說，網(wǎng)絡(luò)化手段更是一大風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。

（四）管理工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)規(guī)范性、系統(tǒng)性的工程。需要完備的軟硬件設(shè)施、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒獭?yán)格保密的工作程序，但目前，有的事業(yè)單位對(duì)此存在認(rèn)識(shí)上偏差，認(rèn)為只要有電腦、有網(wǎng)絡(luò)就能做好，并沒有真正領(lǐng)會(huì)信息化的內(nèi)涵，各項(xiàng)工作缺乏完備的管理舉措，導(dǎo)致信息化建設(shè)存在漏洞、進(jìn)程緩慢。

2 做好檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）完善軟硬件設(shè)施配備。事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化工作，合理資金投入力度，及時(shí)購(gòu)置與信息化建設(shè)相配套的儀器設(shè)備和系統(tǒng)軟件。只有具備能支撐數(shù)字化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的軟硬件設(shè)施，檔案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效的挖掘資源，服務(wù)于發(fā)展大局。

（二）提高專業(yè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理水平和發(fā)展方向起著重要作用。要積極引進(jìn)有檔案學(xué)、信息技術(shù)或計(jì)算機(jī)等專業(yè)背景的人才，將專業(yè)知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作中，定期進(jìn)行軟硬件系統(tǒng)維護(hù)以及數(shù)據(jù)資料的分析應(yīng)用。加強(qiáng)對(duì)人員思想政治、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，積極培養(yǎng)符合工作需要、單位發(fā)展的人才。建立完善的考核激勵(lì)制度，最大程度的挖掘人員潛能，定崗定位，在各自的崗位上發(fā)揮出獨(dú)特作用。

（三）加強(qiáng)安全管理，提高防范意識(shí)。在信息化過程中要注意對(duì)原始紙質(zhì)資料的保護(hù)，按照規(guī)范流程進(jìn)行合理開發(fā)，避免因疏忽大意、操作不當(dāng)造成資料損壞、丟失等現(xiàn)象。同時(shí)提高管理人員安全意識(shí)、保密意識(shí)，增強(qiáng)政治責(zé)任感，定期升級(jí)系統(tǒng)的安全性能，并對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)損壞、數(shù)據(jù)外泄等原因影響工作大局。

（四）建立完善的規(guī)章制度。檔案管理的信息化建設(shè)需要配套的規(guī)章制度作為保障。根據(jù)工作需要和崗位要求，有必要對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行有效規(guī)范和嚴(yán)格控制。建立健全資料收集存儲(chǔ)、開發(fā)利用、安全管理、人員保密等工作制度，加強(qiáng)督查力度，對(duì)違反紀(jì)律規(guī)定，造成嚴(yán)重后果的人員嚴(yán)肅追責(zé)。

3 總結(jié)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，必須通過信息化改革。信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提升事業(yè)單位發(fā)展水平的重要舉措。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，需要管理者正視檔案管理工作現(xiàn)狀，制定完善的管理舉措，積極解決工作中存在的問題，推動(dòng)檔案管理與信息化充分結(jié)合，只有這樣才能更好的為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)、為群眾服務(wù)。endprint