醫院人事檔案管理工作現狀和改進措施研究

翟良龍+楊小樂

摘 要：現階段，隨著我國經濟社會的快速發展，對醫院檔案管理的要求也更加嚴格。其中人事檔案作為醫院檔案資料的重要組成部分，不僅能體現出人事調動、人員分配、工作安排等，還能夠為后期人事工作規劃以及調整提供相應的指導和參考，并根據實際情況對出現的問題采取相應的措施，只有這樣才能夠給更好地推進醫院的服務工作。基于此，本文就對當前醫院人事檔案管理工作的現狀進行探討和分析，并給出相應的改進措施。

關鍵詞：醫院；人事檔案管理；工作現狀；改進措施

關于人事檔案，其作為醫院發展過程中的重要資源，在醫院重大決策、人事任免以及人力資源規劃等方面發揮著不可替代的作用。。近年來，隨著我國經濟社會的不斷發展，要想更好地實現人事檔案管理工作的規范化以及滿足醫院各項工作的需要，，首先就要注重醫院人事檔案管理的質量。高質量的人事檔案不僅能夠在一定程度上滿足當前醫療事業在社會發展中的需求，還符合建設現代醫院功能的要求。至于如何進一步提升醫院人事檔案管理的工作，首先相關人員需要了解實際管理工作中存在的問題，并采取有效的解決措施，這樣才能更好地發揮出醫院人事檔案管理工作在醫院發展中的作用。

1 醫院人事檔案管理工作的現狀

當前醫院的人事檔案管理工作由于受到多方面因素的影響，導致目前人事檔案管理工作還存在諸多問題。因而，作為醫院管理者，要想能夠更好地開展人事檔案的管理工作，需要提高認識，加強重視程度。目前主要存在以下幾個方面的問題：

（一）人事檔案制度不夠完善

根據實際調查能夠得知，當前我國大多數醫院都有自身的人事檔案管理部門，并有相應的檔管理制度，但是在實際執行過程中發現制度還不盡完善，部分醫院之所以出臺相關政策和制度，主要就是為了應付上級檢查[1]。這種情況的出現，不僅不能使醫院人事檔案管理工作進一步發展，還使得管理制度逐漸形式化，從而嚴重影響了管理制度的落實。此外，還有一些醫院在人事檔案管理的工作中效率偏低，具體來說就是在工作中經常出現工作人員自由散漫、檔案重復整理以及資料整理不全。以上問題的出現，主要是缺乏健全的人事檔案管理制度以及管理流程。因此，醫院管理人員在開展人事檔案管理工作時要根據實際情況，不斷改進和完善人事檔案管理制度，以便能夠進一步提高醫院人事檔案管理工作的能力和水平。

（二）人事檔案管理人員綜合素質較低

在醫院人事檔案管理工作中，大多數管理人員都存在相同的問題，即自身缺乏對人事檔案管理工作的重視，并且在工作中沒有樹立較強的責任心，久而久之，使得整個人事檔案管理工作的運行中經常出現各種各樣的問題。由于管理人員責任心的缺失，造成有些工作在辦理交接時常常因資料不全導致后續工作難以開展。此外，管理工作缺少相應的審核流程，作為領導對此項工作也沒有足夠的重視，更沒有起到監督的作用。。對于這種工作模式，如果出現人事檔案資料信息錯誤等問題時，勢必會對醫療工作人員以及其他工作人員帶來嚴重的影響。還有部分醫院在開展人事檔案管理工作時，竟然聘請沒有專業技術資格的人員來進行管理，這些人員沒有經過相關的學習和培訓，因此缺少相關的管理技能[2]。以上種種問題如果不盡快解決，一定會嚴重阻礙醫院人事檔案管理工作的發展。

（三）人事檔案管理工作相對閉塞

當前的醫院檔案管理工作中，之所以會出現閉塞的問題，主要是受檔案管理中相關文件性質的影響。大多數情況下，檔案中的資料信息是不會直接與本人相接觸，自然而然，其也就不能夠對自身檔案的保存情況進行了解。如果在檔案工作中出現檔案遺失或者損壞的問題，則會對個人在發展帶來一定的潛在影響。因而相關管理人員必須要注重這方面的問題，并采取有效的措施來解決。

2 關于醫院人事檔案管理工作的改進措施

作為醫院管理者， 要想更好地提升人事檔案管理工作的質量和水平，首先就要重視當前管理中所存在的問題，并能夠采取積極有效的措施來解決這些問題，只有這樣才能更好地滿足醫院發展的需要。對于如何改進當前醫院人事檔案管理工作，相關人員則可以參照以下方式進行：

（一）重視對醫院人事檔案管理工作制度的完善，提高醫院人事檔案資料的利用效率

在現代經濟社會發展的背景下，為了提高醫院人事檔案的管理水平以及人事檔案的利用率，相關管理人員需要充分了解所在單位的實際情況，建立健全相關管理制度，更好地實現人事檔案資料管理的規范性和科學性[3]。在實際管理工作的過程中，可以適當轉變原先所使用的分散管理的方式，在此過程中，對重復工作以及落后的形式作出一定的調整。此項工作的目的主要是為了實現人事檔案資料管理的集中化。此外，相關管理人員還需要不斷優化人事檔案收集、整理以及實際運用的操作過程，以便能夠更好地保證人事檔案運用效率的提升。通過改善方式方法，不僅能在一定程度上完善人事檔案資料管理工作的流程，還能極大地提高人事檔案資源的利用效率。

（二）進一步提升人事檔案管理人員的能力和綜合素質

對于人事檔案的管理人員，其綜合素質會嚴重影響人事檔案管理工作的效率和成果，作為醫院管理者，必須予以重視。對于如何有效提升人事檔案管理人員的專業素質和專業技能，相關管理者可以從以下幾點入手：一是建立人事檔案管理工作崗位職責；二是醫院需要根據人事檔案管理人員的工作情況，定期組織針對性的技能培訓；三是加強人事檔案管理人員思想道德教育，提高認識 [4]。通過這一系列的措施，不僅能夠提高人事檔案管理人員的專業技能水平和綜合素質，還能有效地提高人事檔案管理人員的思想道德水平，增強工作的責任心和使命感，進而促進醫院在人事檔案管理上的全面發展。

（三）加強醫院人事檔案管理信息化建設

為了更好地提高醫院人事檔案管理工作的效率，人事檔案管理人員需要不斷加強檔案管理的信息化建設。在建設過程中，既要充足的信息化設備來保障，還要注重管理系統的維護、人事檔案數據的安全管理以及對相關軟件的更新等[5]。因此，相關管理者既要重視對人事檔案管理工作人員信息化意識和實踐操作能力的培養，同時還要加強人事檔案管理部門與信息技術部門的溝通，從而使信息技術真正為人事檔案管理工作提供方便，進而提高人事檔案入檔、查詢、使用的效率。

3 結語

綜合上述，人事檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，相關管理者必須予以足夠的重視。為了更好地開展人事檔案管理工作，首先就要重視當前人事檔案管理工作中存在的問題，并采取相應的措施來解決，只有這樣才能更好地推進人事檔案管理工作的進行。對于如何有效地解決現階段人事檔案管理工作中的問題，管理者可以按照上述的對策來實施，如重視醫院人事檔案管理工作制度的完善，提升醫院人事檔案資料的利用效率，進一步加強人事檔案管理人員的技能水平和綜合素質以及醫院人事檔案管理的信息化建設等。總之，通過這些方式方法的實施，不僅能夠有效解決人事檔案管理工作中的這些問題，還能提高醫院人事檔案管理工作的水平，從而促進醫院在人事檔案管理工作中全面發展。

參考文獻

[1]杜薇.醫院檔案管理工作現狀與改進策略[J].辦公室業務，2016，23：116.

[2]張鶴.新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路解讀[J].中國衛生標準管理，2017，03：22-23.

[3]戈玉榮.新時期醫院檔案管理工作現狀及改進方案[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015，10：60.

[4]王志超.適應新醫改形勢下的醫院檔案管理改進方案探討[J].中國衛生產業，2015，25：89-91.

[5]胡淑君.醫院檔案管理存在的問題及改進措施[J].旅游縱覽（下半月），2014，02：324+326.endprint