電力檔案信息化建設的分析

劉競芳

摘 要：檔案管理對于企業的發展有著決定性的作用，因此，我們電力企業也需要看到檔案管理給企業帶來的便利，同時結合信息化給檔案建設帶來相應的改善。檔案管理信息化建設不但可以提高企業工作的效率，也給企業未來的發展規劃提供參考。本文對電力檔案信息化建設進行了探討。

關鍵詞：電力檔案；信息化建設；措施

電力工程檔案工作要順應時代的發展，加快網絡化和信息化的建設來適應企業發展的需要。在電力工程檔案信息化建設中應用現代化科技方式來逐步構建完善的檔案信息平臺，提高工作效率和水平，提升服務質量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺階，為企業創造更大的經濟、社會效益。

1 電力企業檔案信息化管理的重要性分析

首先，實現檔案信息化可以將電力企業內部的檔案內容信息進行數字化的處理，利用現代化的設備技術，改變傳統檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業的檔案管理實現信息化，可以提高文檔歸類、編輯的效率，尤其現在我國對企業檔案管理的要求非常嚴格，要求企業不僅做好檔案管理工作，還要求企業具有信息化管理的能力。所以電力企業檔案管理要實現信息化，符合國家對于檔案管理建設的要求；最后，電力企業檔案管理的信息化能夠預防檔案信息的丟失，因為信息化建設可以有效保證電力企業的檔案管理歷程逐步趨于數字化，電力企業可以備份檔案信息，如果發生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數據進行檔案信息恢復。

2 電力施工企業檔案管理信息化建設面臨的困境

2.1 企業領導重視力度不夠

電力企業檔案管理信息化建設涉及到多個部門、多個領域的專業人才，需要企業全體人員的積極配合，尤其是領導的支持。當前多數企業領導對檔案管理工作的認識不夠，認為檔案管理只是文字整理的簡單工作，與企業的生產、銷售、服務關系不大，相對于企業的經濟效益而言，更是處于微不足道的地位。這種錯誤的認識使檔案信息化建設，沒有被容納到企業的發展規劃當中，影響了檔案信息建設的人力和財力的投入力度，延緩了信息化建設的進程。

2.2 信息化建設基礎設施不健全

企業檔案信息化建設的提出時間較晚，技術方面存在一定的局限性。首先，電子文件在保管條件和保管期限方面存在一定的局限性，若不能盡快解決該技術問題，將會給文件存儲和管理帶來巨大的損失。其次，檔案信息數字處理的過程，需要通過掃描設備對大量紙質文檔進行掃描，但這是一個浩大的工程，在短時間內無法完成文件的數字化轉化處理。

2.3 專業部門和專業人才的缺乏

檔案管理對于企業的發展具有重要作用，該工作不僅僅是對資料的收集、分類、存放，還涉及到資料信息的分析處理，從中提取有價值的資源，為企業制定后期的發展目標提供必要的參考依據。檔案管理不僅見證企業的發展過程，也將指導企業的發展方向。當前企業中的檔案管理人員缺乏相關的專業知識，對該工作的重要性沒有足夠的認識；另外部分企業甚至沒有專門的檔案管理部門，而是與庫房合作展開工作，這就造成了寶貴的資料沒有被保存，無價值的資料被長期保存，給企業增加了一定的經營成本。

3 加強電力檔案信息化建設的措施

3.1 構建完善的檔案管理網絡

電力企業的檔案管理部門具有業務指導性的職能，電力企業應該協調各個組織部門之間的合作，實現檔案管理與電力工程項目進度保持高度的協調性，積極發揮檔案管理部門的檔案信息歸類、處理職能，發揮其他參與協調部門的監督指導職能。各個職能部門應該設置兼職的檔案管理人員，做好本部門檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門進行歸檔，形成一個完整的檔案管理網絡。

3.2 強化檔案管理者的信息化管理意識

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設工作與互聯網信息技術之間的矛盾，但是檔案數字化建設和信息化的管理是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強化檔案管理者的數字化意識，并且大力地宣傳檔案數字化管理理念，引起電力企業檔案管理的高度重視，這也要強化檔案管理者的數字化管理意識，數字化管理意識的提高是檔案管理者整體素質提高的基礎條件。綜合素質包括檔案管理人員的管理意識和專業能力，所以要培養檔案信息化管理的復合型人才。對管理者的責任心進行激化，對單位檔案管理人員進行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效地增強其愛崗敬業的精神。并且要對檔案管理人員進行專業理論知識的定期培訓，提高其專業技術技能，及時地掌握計算機應用技術技巧，提高檔案信息化管理建設服務能力，推進檔案管理工作的系統化和規范化。

3.3 加快信息化技術的研發及應用

計算機技術、通信技術、互聯網技術不斷發展，已經具備廣泛的實用性，可將其納入到電力企業檔案管理信息化建設中。對于電力企業而言，在信息化管理系統建設方面的專業性不足，應在實際工作過程中不斷總結經驗教訓，從而為新技術的開發提供必要的參考；在新技術研發及推廣過程中，還可充分借鑒其他專業的研究成果，開拓研發人員的思路，確保信息化技術的先進性和安全性。

3.4 加大資金投入

電力施工企業檔案管理的信息化建設是一個長期、浩大的工程，包括建設信息技術硬件設施和軟件設施、引進專業技術人員、對紙質檔案進行數字化轉化，這一系列過程都需要大量的資金成本支持，沒有足夠的資金，不僅影響信息化建設的基礎設施建設，還影響信息化技術的研發，更無法保障檔案的后期管理工作。

3.5 結合電力企業的實際，加強數據采集管理

首先，電力企業要建立完整的檔案信息數據資源庫，在電力工程項目實施的過程中，要將相關的任務模板下發到各個組織部門，各個部門及時地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門進行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業的項目建設檔案具有很高的專業技術性，如果涉及到項目規模的改造擴建等，需要同步進行檔案信息的調整，這就需要電力企業實現紙質檔案和數字檔案的同步改進，實現檔案的動態化管理；最后，要加強檔案數據的資源的建設和管理，例如在電力企業一項工程項目完成之后，就要將紙質檔案和電子檔案同時移交到檔案管理部門進行檢驗，檔案管理部門做出合格判定，才算項目實施完畢。

3.6 加強檔案信息數據安全管理

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進行安全的保存，數字化檔案信息一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。尤其電力企業的很多檔案信息是國家電網建設的保密性信息，電力企業必須確立數據的安全級別與使用權限。同時要嚴格制定、落實檔案信息化管理法規，盡快解決內部檔案數字化管理的混亂狀態。有效地落實責任問責制度，如果在檔案歸檔的過程中出現嚴重的失誤，則要將具體的責任落實到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數據的安全。

總之，對檔案管理進行信息化的建設，是提高檔案管理工作效率的最好的辦法，也是改變當前的檔案部門現狀的重要措施。加快檔案的信息化建設對促進國家電力資源總量的增長和優化電力企業電子政務工作有效的進行都有著重要作用。電力部門應以新時期的檔案信息建設作為必然工作及任務，并根據適合的檔案信息化建設方案實施信息化建設。

參考文獻

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