Excel中“選擇性粘貼”之妙用

摘 要：Excel中的“選擇性粘貼”很容易被人忽視，但其實熟練掌握、巧妙運用這一功能，將使我們的工作變得十分輕松。

關(guān)鍵詞：Excel；選擇性粘貼；應(yīng)用

基金項目：遼寧省職業(yè)技術(shù)教育學(xué)會課題“應(yīng)用型大學(xué)數(shù)學(xué)課程教學(xué)引入Excel軟件的改革探索“（LZY17220）

1 引言

“選擇性粘貼”是Office等眾多軟件中的一種粘貼選項，通過使用“選擇性粘貼”，用戶能夠?qū)⒓糍N板中的內(nèi)容粘貼為不同于內(nèi)容源的格式。Excel軟件具有強大的數(shù)據(jù)和圖表處理功能，人們雖然很熟悉這個軟件，但對其中的“選擇性粘貼”這一功能卻不是很熟悉，更別提靈活應(yīng)用了。本文介紹的“選擇性粘貼”技巧，將大大提高人們的工作效率。

2 概述

在Excel工作表中，使用“選擇性粘貼”命令一般分以下步驟：

（1）選中單元格或單元格區(qū)域-復(fù)制。

（2）選擇“選擇性粘貼”命令。

（3）“選擇性粘貼”對話框主要分為：粘貼、運算和其他三大類（如圖1所示）。

（4）選中需要粘貼選項的單選框，并單擊“確定”按鈕。

3 應(yīng)用

3.1 交換行列

想把**服飾2014年銷售業(yè)績統(tǒng)計表行變成列表示，如圖2

方法：（1）選擇要操作的單元格區(qū)域A2：G9，復(fù)制。

（2）選擇性粘貼到A10，轉(zhuǎn)置，刪除2-9列。如圖3

3.2 一列數(shù)據(jù)同時除以10000（邊粘貼邊運算）

方法：（1）選擇一個空白單元格輸入數(shù)字值“10000”。

（2）復(fù)制這個單元格，選取數(shù)據(jù)區(qū)域-選擇性粘貼-除。如圖4

3.3 把公式轉(zhuǎn)換為值

利用公式得到的數(shù)字，再復(fù)制到其它區(qū)域或其它工作表時，往往會出現(xiàn)錯誤顯示。這是因為公式失去了數(shù)字源，解決的辦法是：復(fù)制時去掉公式，僅粘貼數(shù)值就可以。

方法：復(fù)制公式所在區(qū)域-選擇性粘貼-數(shù)值。如圖5

3.4 兩個表格對比數(shù)據(jù)

下圖所示的兩個表格，姓名和季度順序一致，要求快速找出兩個表格的數(shù)據(jù)差異。

方法：（1）復(fù)制第一表格數(shù)據(jù)區(qū)域復(fù)制

（2）選擇粘貼到第二表格數(shù)據(jù)區(qū)域-減。如圖6

由上表可以看出，粘貼后不是0的數(shù)字都是差異數(shù)字。

3.5 驗證數(shù)據(jù)的有效性

在完成數(shù)據(jù)的錄入之后，想找到不符合要求的數(shù)據(jù)，可以用“選擇性粘貼”完成數(shù)據(jù)的有效性驗證。以下列表格為例，驗證規(guī)則是10000-50000的小數(shù)。

方法：（1）選擇一個空白單元格，數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置-允許-小數(shù)，最小值填10000，最大值填50000.

（2）復(fù)制這個單元格，選中要驗證的數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇性粘貼-有效性驗證-確定。

（3）選擇數(shù)據(jù)工具欄-數(shù)據(jù)的有效性-圈釋無效數(shù)據(jù)，就可以看到如圖7所示的效果。

3.6 將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)變成數(shù)值型

如果單元區(qū)域的數(shù)字是文本形式，則無法對其進(jìn)行運算。

方法：（1）選中一個空白單元格，輸入數(shù)值“1” 。

（2）復(fù)制這個單元格，選中要轉(zhuǎn)變的數(shù)據(jù)區(qū)域。

（3）選擇性粘貼-乘（或除）。

注：本題也可以輸入數(shù)值“0”，選擇性粘貼中選加或減。

3.7 跳過空單元格粘貼

我們需要把一列數(shù)據(jù)，隔行復(fù)制到另一列上，同時不想另一列的數(shù)據(jù)被覆蓋。

方法：（1）讓要復(fù)制的一列各行出現(xiàn)一個空單元格。（方法：再令另找一列也就是輔助列，輸入一個等差數(shù)列，如1，2，3……，復(fù)制這個數(shù)列，粘貼在數(shù)列下方，擴展區(qū)域排序。）

（2）用相同方法把要復(fù)制到的另一列錯行出現(xiàn)空單元格。

（3）復(fù)制第一列，選擇性粘貼-跳過空單元格。如圖8

4 結(jié)束語

以上是筆者在利用Excel中“選擇性粘貼”功能的進(jìn)行數(shù)據(jù)處理中總結(jié)出的一些經(jīng)驗，可以看出靈活地應(yīng)用這一功能，確實能提高我們處理數(shù)據(jù)的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]黃立新.活用“選擇性粘貼”[J].中國教育信息化.2011（22）

作者簡介

梁海濱（1978-），女，遼寧人，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院基礎(chǔ)課教研部副教授，從事高等數(shù)學(xué)教學(xué)研究。endprint