面向決策的檔案知識庫構(gòu)建理論研究

文 / 魏扣 郝琦

面向決策的檔案知識庫構(gòu)建理論研究

文 / 魏扣 郝琦

理論具有指導(dǎo)實踐的作用，沒有理論指導(dǎo)的實踐是盲目的實踐。文章研究了面向決策的檔案知識庫構(gòu)建的理論基礎(chǔ)，將之歸納為檔案價值理論、知識管理理念、行為決策理論和人工智能科學(xué)，并詳細介紹了四個不同的理論基礎(chǔ)及其與檔案知識庫構(gòu)建之間的關(guān)系。

檔案；知識庫；決策

構(gòu)建面向決策的檔案知識庫是知識經(jīng)濟時代檔案部門充分發(fā)揮檔案的知識價值、憑證參考價值，為檔案用戶提供檔案知識服務(wù)的重要手段和途徑。這是一個實踐性很強的課題，但是在注重實踐的同時也不能忽略知識庫構(gòu)建的基礎(chǔ)理論研究。因為理論具有指導(dǎo)實踐的作用，沒有理論指導(dǎo)的實踐是盲目的實踐，注定會導(dǎo)致失敗。本文通過對大量文獻和具體實踐調(diào)研之后，認為面相決策的檔案知識構(gòu)建理論基礎(chǔ)可以歸納為四個方面：檔案價值理論、知識管理理念、行為決策理論和人工智能科學(xué)。

一、檔案價值理論

（一）檔案價值

檔案的價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性，是主體與客體之間的關(guān)系范疇。檔案以其原始記錄性等特性在所有文獻中呈現(xiàn)出特殊的價值，最直接表現(xiàn)就在于能對我國政治、經(jīng)濟、文化等各項工作的查考和利用價值上。檔案價值本質(zhì)上根源于人類的社會實踐活動。這種人類社會的基本活動一方面形成了人類的歷史記錄——檔案文獻，另一方面又產(chǎn)生了主體對大量文獻的需要，而正是這兩者產(chǎn)生了檔案價值[1]。檔案價值具有不同的價值形態(tài)，如檔案的證據(jù)性價值、情報性價值等。檔案價值是客觀存在的，這樣能夠保證檔案價值被利用，而這種內(nèi)在本質(zhì)的外在表現(xiàn)則在于檔案具有使用價值。同時，檔案價值的客觀存在性也決定了檔案價值的絕對性（檔案價值是無條件、絕對存在的）。另外，從辯證唯物主義來看，檔案價值既然存在絕對價值，那么其一定也存在相對價值（檔案的價值不是固定不變的，會隨著不同的時空和主客體條件的變化而發(fā)生變化）。檔案的絕對價值是檔案能夠行使使用價值的基礎(chǔ)，而檔案的相對價值大小則會由于條件和環(huán)境的不同出現(xiàn)差異。一般而言，檔案價值的大小與檔案的利用需求呈正向關(guān)系，而與開發(fā)利用成本、管理成本呈反向關(guān)系，檔案價值的大小是兩者的綜合。

（二）檔案知識資源及其實現(xiàn)方式

檔案資源是檔案部門所存的所有具有“對國家和社會有保存價值”的檔案整體。目前學(xué)界對檔案“資源”屬性的肯定已經(jīng)成為一種共識。同時，檔案資源又具有知識屬性，因為檔案是人們在社會實踐過程中所形成的真實歷史記錄，反映了人們進行各項活動的內(nèi)容、過程和結(jié)果，它的這種真實性、廣泛性特征決定了檔案必然是有著豐富內(nèi)容的知識，而且這種知識在整個知識體系中是處于源頭位置的。知識經(jīng)濟時代，人們在日益復(fù)雜的社會實踐過程中，對檔案的知識需求表現(xiàn)的越來越廣泛、對檔案知識需求的層次不斷加深，檔案知識價值在該過程中得到不斷提升。

檔案知識資源價值的實現(xiàn)，離不開主體、客體作用對象和利用需求中介的共同作用。首先，檔案知識的資源價值實現(xiàn)離不開主體（人）。檔案中的知識發(fā)現(xiàn)、知識挖掘離不開人的活動，主體可以通過一定的技術(shù)手段、平臺來獲得檔案信息和檔案知識。其次，檔案知識的資源價值實現(xiàn)離不開客體作用對象，即檔案知識發(fā)揮作用所依附的載體。由于人類社會在整個實踐過程中，對檔案知識需求具有廣泛性，檔案知識的客體作用對象自然也就呈現(xiàn)出廣泛性的特點。再次，檔案知識的資源價值實現(xiàn)離不開檔案利用需求中介。檔案知識只有在與檔案知識需求相結(jié)合時，才能實現(xiàn)其知識資源價值，而且對檔案知識資源的需求越大，其實現(xiàn)的效益化功能就會越大。

總的來說，以檔案價值為基礎(chǔ)，對某一領(lǐng)域、主題的檔案資源進行梳理、系統(tǒng)化后即可升級為關(guān)于某一領(lǐng)域、主題或問題的知識。這種知識來源于實踐活動，是實踐活動的升華，能更好地幫助決策者了解和加深對某一主題或問題的識別和理解，同時還可根據(jù)這些知識去適當(dāng)預(yù)測某一主題或問題的發(fā)展趨勢，進而做出最為理性的決策。因此，檔案價值理論是檔案知識庫構(gòu)建的最基本理論。

二、知識管理理念

（一）知識管理概述

知識經(jīng)濟時代，知識的重要性比以往任何時候都要明顯，知識已經(jīng)成為一種最為重要的資源。信息可以獨立于環(huán)境存在，但知識必須依賴環(huán)境，知識在一定程度上是無法復(fù)制的。知識管理既是一種管理手段，也是一種管理思想和理念。它強調(diào)通過對知識的科學(xué)管理，以此來實現(xiàn)知識的增值。知識管理的核心理念是知識共享，主張通過共享來實現(xiàn)知識的創(chuàng)新和應(yīng)用。通過對組織內(nèi)外各種信息、知識有效的識別，全面的收集和科學(xué)的加工處理，在此基礎(chǔ)上通過知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)對知識充分的運用，進而達到提高組織核心競爭力的目的。從表1可以看出，和傳統(tǒng)的信息管理相比，知識管理思想更符合時代發(fā)展趨勢和實際需要。

表1 信息管理與知識管理的差異

知識管理的核心理念是知識的可重用和共享。知識是一種特殊形態(tài)，它同物質(zhì)、能源等資源共享會出現(xiàn)效益遞減現(xiàn)象不同，它的共享程度越高知識價值效益越顯著，知識不會因為被反復(fù)利用而磨損或產(chǎn)生折舊[2]。知識共享會使知識在更廣范圍內(nèi)被反復(fù)使用，知識在共享過程中被不斷地豐富、充實，知識價值不斷增值。在組織開展知識管理實踐中，由于缺乏共享，國內(nèi)外不少公司的知識管理運動都以失敗而告終，有關(guān)學(xué)者的研究稱這種失敗率高達70%以上[3]。

知識管理是系統(tǒng)地、能動地發(fā)掘、優(yōu)化、控制組織所積累的知識并使之增值的活動和過程[4]。知識管理的本質(zhì)是基于組織已有的知識（含檔案材料），通過對這些知識科學(xué)的管理和合理的應(yīng)用來提高組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。簡而言之，是通過對組織顯性知識的開發(fā)利用和隱形知識的挖掘，充分發(fā)揮具有獨特性、壟斷性、可持續(xù)性等性質(zhì)的知識對組織生存和發(fā)展所起到的支撐與促進作用。由此可見，知識管理的核心目的包含兩個方面：一是管理組織已有的存量知識；二是通過實現(xiàn)知識創(chuàng)新不斷擴大組織的知識存量。其中，管理組織的存量知識是基礎(chǔ)和前提，擴大組織的知識存量才是最終目的。

（二）知識管理與檔案知識庫

檔案知識庫的構(gòu)建是知識管理思想在檔案領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案資源向檔案知識資源轉(zhuǎn)變的一個特定的媒介手段和途徑，決策者可以借助檔案知識庫（系統(tǒng)）獲得決策過程中所需的知識用于解決具體的決策問題，進而提高決策的科學(xué)性和決策效率，有效實現(xiàn)檔案知識價值轉(zhuǎn)化。檔案知識庫構(gòu)建的根本目的是為了實現(xiàn)檔案知識的價值，這與知識管理的理念和目標一脈相承。

檔案知識庫是知識管理在檔案部門應(yīng)用的必然結(jié)果。一是知識庫集成了當(dāng)前人工智能領(lǐng)域的最新成果。諸多國外實踐表明，知識庫在輔助決策參考方面具有重要作用。二是檔案知識庫相對傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。它可為決策者提供更多、更高層次和更高質(zhì)量的檔案知識，而這些檔案知識對于決策者進行科學(xué)和效率決策具有重要意義和作用。三是檔案知識庫作為當(dāng)前我國檔案部門發(fā)揮檔案的知識資源的最有效手段，在較長一段時間還很難有相應(yīng)的系統(tǒng)或平臺能夠替代。

檔案知識庫通過對檔案資源的集成，利用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)、人工智能科學(xué)等，促進檔案中所含知識的形成、傳遞、共享、利用和創(chuàng)新，進而提高檔案中所蘊含的知識價值效率。對檔案知識庫在決策中所起到的作用層次進行歸納、總結(jié)，如圖1所示：

圖1 檔案知識庫的實施目標層次

三、行為決策理論

（一）行為決策理論的提出與發(fā)展基礎(chǔ)

行為決策理論始于阿萊斯悖論和愛德華茲悖論的提出，它是對理性決策理論難以解決問題的優(yōu)化。行為決策理論經(jīng)過這么多年的發(fā)展，現(xiàn)已發(fā)展得較為成熟。其研究范式為：提出有關(guān)人們決策行為特征的假設(shè)—證實或證偽所提出的假設(shè)—得出結(jié)論。行為決策理論的發(fā)展基礎(chǔ)為完全理性理論、不連續(xù)漸進理論、阿羅不可能性定理、有限理性四個。其中，完全理性理論總是和實際決策存在較大差距，是一種理想的理論模式，可在其基礎(chǔ)上，通過對實際中相關(guān)因素的考慮對它進行相應(yīng)的完善，使其成為更加符合實際需要的理論；不連續(xù)漸進理論是由美國學(xué)者查爾斯·林德布洛姆提出的，該理論認為決策是一個不斷探索、逐步前進的過程，并不總是先做出最科學(xué)的決策，再去行動，而是“走一步，看一步”，目標與方案之間進行不斷的調(diào)整，在獲取新信息和知識的同時，不斷調(diào)整行動方案；阿羅不可能性定理是美國經(jīng)濟學(xué)家Kenneth J.Arrow在對完全理性理論批評的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，該理論認為眾多的社會成員具有不同的偏好，而社會又有多種備選方案，那么在民主制度下不可能得到令所有人都滿意的結(jié)果；有限理性由郝伯特·西蒙提出，該理論認為不存在最優(yōu)決策，只有滿意決策，因此決策者無需考慮原則上能增加行動收益的所有方案。

（二）行為決策理論的內(nèi)涵

行為決策理論的基本思想包括：由于受到?jīng)Q策主體（決策者）認知水平和能力的限制以及決策受時間和資源的約束，決策不可能達到完全理性，只能是介于完全理論和非理性之間的有限理性，但這種有限理性可以實現(xiàn)最大化。首先，決策者的理性介于完全理論和非理性之間，即決策者是有限理性的；其次，在識別發(fā)現(xiàn)問題時總是會存在一定的認知偏差，決策是對未來事件發(fā)生的預(yù)測基礎(chǔ)上做出的，但由于人的認知能力的限制，作為決策主體的人不可能完全預(yù)知某一事件的發(fā)展方向和規(guī)律；再次，決策總是要受到?jīng)Q策時間和資源的限制，決策者只能是在有限的時間里對有限資源進行合理化分配，這就注定了決策結(jié)果必然是有限理性的，但同樣這種有限理性可以實現(xiàn)最大化；最后，對決策者而言，他們厭惡風(fēng)險，更愿意選擇滿意和風(fēng)險小的決策方案，同時，在滿意方案和最佳方案中，決策者更傾向于選擇滿意的決策方案以避免最佳方案帶來的高成本投入[5]。

（三）行為決策理論對構(gòu)建檔案知識庫的影響

從對行為決策理論的分析，可以明確行為決策理論的內(nèi)在基礎(chǔ)是決策有限理性的最大化。有限理性最大化的實現(xiàn)，總的要求是根據(jù)具體解決問題盡可能地向?qū)嵸|(zhì)理性靠近。這就需要決策者必須明確有助于達到每個目標的所有解決方案。人們要做到這一點，就需要：第一，明確需要解決的問題；第二，要能夠獲取到與該特定問題有關(guān)的完全信息和知識，這些信息和知識對于解決特定問題最為重要；第三，要不斷提高決策者的認知水平和能力，促進他們形成合力的價值判斷體系。因此，為了實現(xiàn)決策者在決策中的有限理性最大化，首先，檔案知識庫要能夠有效識別出決策者的決策需求；其次，檔案知識庫要能夠根據(jù)決策者的需求提供給決策者系統(tǒng)完整、準確的檔案知識；再次，檔案知識庫要有能提高決策者的認知水平和能力的作用，這主要體現(xiàn)在檔案知識庫是電子政務(wù)中的重要組成部分，電子政務(wù)對決策者提出了更高的綜合素質(zhì)要求，必然也能夠不斷促進決策者認知水平和能力的提高。綜上可知，檔案知識庫可以促進政府決策的有限理性最大化。

四、人工智能科學(xué)

（一）基本內(nèi)涵與研究范疇

人工智能科學(xué)（Artificial Intelligence Science，簡稱AIS）是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)，主要研究的是如何制造出人造的智能系統(tǒng)，來模擬人類智能活動的能力，以此來延伸人們智能的活動領(lǐng)域[6]。

AIS是一門綜合性的學(xué)科，涉及到哲學(xué)、心理學(xué)、認知科學(xué)、數(shù)學(xué)、計算機科學(xué)以及各種工程學(xué)方法和思想。AIS有三個研究主題：知識表示、知識獲取和知識利用。其中知識表示，實際上就是對知識的一種描述或約定。知識能夠表示，這是不言而喻的，也正是因為知識具有可表示性，這才使得發(fā)展人工智能知識表示技術(shù)成為可行。對知識進行表示的過程，就是把知識變換成某種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的過程，它是知識獲取和知識利用的基礎(chǔ)。知識獲取是人工智能領(lǐng)域的一個重要研究領(lǐng)域，主要研究的是如何從知識源（諸如文本、圖像、音視頻等）中將相關(guān)知識提取出來，并進行一系列的轉(zhuǎn)換使其能夠在計算機中表示出來，它是知識存在狀態(tài)的一個轉(zhuǎn)換。知識利用就是利用知識庫中的知識進行問題求解的過程，是通過利用主體與知識庫之間的不斷交互來實現(xiàn)知識庫中知識價值的過程。知識利用的實質(zhì)是建立知識庫中知識節(jié)點之間的關(guān)聯(lián)和聯(lián)系，將知識的內(nèi)在規(guī)律找出，進而提供問題的解決方案。知識利用的內(nèi)在基礎(chǔ)是知識挖掘和知識發(fā)現(xiàn)，可根據(jù)具體問題，借助推理機構(gòu)實現(xiàn)對特定問題的求解。

（二）AIS與檔案知識庫關(guān)系

1.與檔案知識庫構(gòu)建目標本質(zhì)一致。AIS側(cè)重通過計算機來延伸和擴展人的智能，在大量數(shù)據(jù)、信息中挖掘出可用知識，并通過不同的表示知識方法、不同的搜索策略和推理原理來獲得所需知識，這與檔案知識庫以檔案部門（檔案館）所藏的豐富檔案知識資源為處理對象，設(shè)計和構(gòu)造的一個關(guān)于知識開發(fā)和利用的知識庫系統(tǒng)的本質(zhì)和目標相一致——都需要涉及和利用到知識表示、知識獲取及知識利用等方面的技術(shù)和方法，也都是將人的發(fā)明和創(chuàng)新能力進行有機集合的過程。

2.檔案知識庫的實現(xiàn)依賴于AI提供的先進的方法和技術(shù)支撐。檔案知識庫是一個智能高級推理系統(tǒng)，根據(jù)用戶所輸入的問題或數(shù)據(jù)信息等，通過問題求解模塊（推理機構(gòu)），提供給政府決策者經(jīng)過判斷、系統(tǒng)化后的更高層次、更高質(zhì)量的知識。知識表示、知識獲取和知識利用是檔案知識庫實現(xiàn)的最為關(guān)鍵的部分，與AIS的研究范疇和領(lǐng)域具有一致性。因此，AIS中這三個模塊或部分的相關(guān)技術(shù)和方法均可應(yīng)用于檔案知識庫中，可以這樣說，檔案知識庫是知識庫在檔案領(lǐng)域的具體應(yīng)用。一方面，對知識的表示而言，沒有智能技術(shù)的支持是不可能實現(xiàn)的。檔案知識庫中需要存儲進大量的業(yè)務(wù)活動中所形成的檔案知識資源，這些都是為決策提供知識支撐的關(guān)鍵。人工智能科學(xué)中所形成的諸如規(guī)則、框架、語義網(wǎng)絡(luò)或本體等一系列形式化知識表示（知識描述）方法和技術(shù)都可直接運用到檔案知識庫的構(gòu)建中，為其構(gòu)建提供方法和技術(shù)上的支撐。另一方面，對知識的獲取和利用而言，高效的知識獲取和有效的知識利用會不斷提高檔案知識庫的應(yīng)用價值，得到政府決策者的認可和青睞。知識經(jīng)濟時代，知識的價值越來越明顯，如何將數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)化成可供使用的知識，是人們最大的需求。因此，對知識獲取而言，AIS中有關(guān)模式識別、機器學(xué)習(xí)以及不斷成熟的知識獲取工具，對于提高從檔案知識資源中提取檔案知識的質(zhì)量、效率等有明顯提升，而檔案知識利用中相應(yīng)的知識發(fā)現(xiàn)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、自然語言理解等一系列方法和技術(shù)將進一步有助于檔案知識庫的實現(xiàn)。

面向決策的檔案知識庫構(gòu)建理論對其實踐具有重要的指導(dǎo)意義。上述四個理論基礎(chǔ)各自有相應(yīng)的作用，檔案價值理論是檔案知識庫構(gòu)建的最根本理論基礎(chǔ)；知識管理理念與檔案知識庫構(gòu)建的核心目標具有一致性；以行為決策理論為視角，能夠分析檔案知識庫構(gòu)建的必要性；人工智能科學(xué)為檔案知識庫的智能功能實現(xiàn)提供了技術(shù)保障。

[1]張斌.檔案價值論[M].北京：中央文獻出版社,2000：22.

[2]邱均平.知識管理學(xué)[M].北京：科學(xué)技術(shù)文獻出版社,2006：117-118.

[3]張建華.基于人工智能的集成化知識管理系統(tǒng)模型[J].情報雜志,2005,(10)：50.

[4]盧泰宏,沙勇忠.信息資源管理[M].蘭州：蘭州大學(xué)出版社,1998：89-120.

[5]威廉·N·鄧恩.公共政策分析導(dǎo)論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社,2005：30-32.

[6]姚錫凡,李旻.人工智能技術(shù)及應(yīng)用[M].北京：中國電力出版社,2008：4.

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1005-9652（2017）02-0034-04

（責(zé)任編輯：虞志堅）

本文系國家社科基金項目青年項目“社交媒體環(huán)境下公共檔案資源知識聚合與服務(wù)研究”（項目批準號：16CTQ032）的研究成果之一。

魏扣（1986-），男，中國人民大學(xué)科學(xué)研究處，管理學(xué)博士，研究方向：檔案知識管理。

郝琦（1988-），男，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院博士研究生，研究方向：檔案知識管理。