“互聯網+”環境下檔案信息資源建設生命周期理論探微

文 / 趙彥昌 毛麗敏

“互聯網+”環境下檔案信息資源建設生命周期理論探微

文 / 趙彥昌 毛麗敏

檔案信息資源建設生命周期理論依據電子文件生命周期理論及檔案信息資源建設工作的內容，將檔案信息資源建設工作劃分為設計、選擇、形成、發布、維護五個階段。“互聯網+”作為一個大的虛擬環境，雖然不會改變檔案信息資源建設工作的各個階段，但是它為其發展提供了新的技術支持。可以說，檔案信息資源建設生命周期理論對于完善檔案信息資源建設工作、推動檔案信息資源建設工作融入“互聯網+”環境，起著重要的作用。

“互聯網+”；檔案信息資源建設；生命周期理論

檔案信息資源建設，包含了檔案從收集、整合及共享到開發利用這三大環節的內容，是檔案工作的重要部分。因此，了解檔案信息資源建設的生命周期對于開展檔案信息資源建設工作有著極其重要的指導意義。隨著網絡化的進一步發展，加之“互聯網+”這一大環境的產生，帶來了云計算、大數據等新技術手段，雖然“互聯網+”的出現不會改變檔案信息資源建設生命周期的各個階段，但是可以為其提供高效、便捷的技術工具。

圖1 檔案信息資源建設生命周期示意圖

一、檔案信息資源建設生命周期理論

“在國際檔案理事會電子文件委員會編寫的《電子文件管理指南（征求意見稿）》中，把電子文件生命周期理論劃分為設計、形成和維護三個基本階段”[1]。信息資源數字化建設生命周期又可分為“項目規劃、數字化內容選擇、數字化生產、數字資源發布、數字資源保存及數字保存系統等”[2]五個階段。而檔案信息資源，是人類社會實踐過程中保留下來的有價值的珍貴信息資源，是信息資源的一部分。因此，我們可以將信息資源數字化建設生命周期理論借鑒到檔案工作中，為檔案信息資源建設工作服務。根據檔案信息資源建設的三大工作內容“收集、整合及共享、開發利用”，結合電子文件生命周期理論和信息資源數字化建設生命周期理論，我們將檔案信息資源建設生命周期劃分為五個階段，即設計、選擇、形成、發布、維護等。

檔案信息資源建設生命周期的五個階段是環環相扣、逐步遞進的。也就是說，在一次循環中，這五個階段是順序展開的。具體來說，檔案信息資源建設從設計階段開始，對這一時期檔案信息資源建設工作所需的檔案信息資源內容、系統、軟件進行預先設計，依據標準選擇出檔案信息資源，結合實際情況完善預先設計的系統、軟件，形成井井有條的檔案信息資源，再利用網站、系統等工具將檔案信息資源面向用戶發布，最后對這些檔案信息資源進行維護。在維護的過程中，有些檔案的價值消失，有些則依舊有很大的參考、憑證價值。這些依舊有很大價值的檔案信息資源就會進入又一次的設計、選擇階段，開啟新一輪的檔案信息資源建設工作。可以說，檔案信息資源建設生命周期中各階段的劃分，為檔案信息資源建設工作的各個環節提出了明確的要求和任務，可以幫助檔案工作者在每一環節更細致地去工作。

（一）設計階段

檔案信息資源建設設計階段，主要考慮整個生命周期全過程可能會遇到的各類問題和所需的各種軟件、系統的設計（見圖2）。首先，要確定檔案信息資源的內容范圍，為選擇階段的標準做依據。其次，要為檔案信息資源建設全過程所需的軟件和系統進行認真的挑選，如在形成階段需要將各式各樣的檔案信息資源進行整合，使其更好地為檔案利用者提供查找服務，因此，要及時設計相應的整合系統和統一的整合標準；在發布階段要將整合好的檔案信息資源共享和提供利用，因此，要做好共享體系和利用終端的設計。最后，要做好檔案信息資源的安全維護系統。可以說，設計階段是檔案信息資源建設實施的第一步。它的目的在于對整個檔案信息資源建設工作的開展進行分析和設計，在最開始將整個生命周期中可能用到的系統和軟件進行設計和規劃，可以預防可能會出現的問題，減少不必要的資金浪費，提高工作效率。

圖2 檔案信息資源建設設計階段內容

（二）選擇階段

檔案信息資源建設選擇階段，主要是確定檔案信息資源內容的選取標準和范圍，以及通過何種方式進行選擇，為的是盡可能地豐富檔案信息資源，以便為后續階段的工作奠定基礎（見圖3）。首先，這一階段的實質與檔案工作中的收集工作十分類似，但又不僅僅是簡單的收集，還應明確收集的標準，讓檔案信息資源可以在收集的時候就有所依據、有所分類，為日后的整合與共享提供方便；其次，這一階段還強調了運用何種方式進行選擇，也就是怎樣收集，如傳統的移交、捐贈、收購等方式，這樣就把收集工作研究得更細致，更有利于檔案收集工作的進行。

圖3 檔案信息資源建設選擇階段內容

這一階段可以說是最重要的，是所有階段的一個開始，其實也就是文件生命周期中說到的“文件的制作和產生階段”，之所以沒有沿用文件生命周期中的說法，而是選擇了信息資源數字化建設中的說法，理由有二。其一，檔案信息資源建設的內容已經成為檔案的信息資源，研究的是檔案。而文件生命周期理論是從文件的產生開始研究，強調的是文件到檔案這一系列過程的運動規律，研究的范圍要大于檔案信息資源建設研究的范圍。其二，檔案信息資源是信息資源的一部分，符合信息資源的所有屬性，檔案信息資源建設更強調的是檔案信息資源及建設工作。這方面，信息資源數字化建設的生命周期理論與之更為相近，而且文件生命周期僅僅提到了文件從產生到最終銷毀或永久保存的全過程，并沒有提到關于建設工作的內容，側重不同。雖然所用的表述詞不同，但其實質是相同的，都是指產生的階段，都是整個生命周期的最開始，并無本質差異。

（三）形成階段

檔案信息資源建設形成階段，主要是指如何將選擇好的檔案信息資源進行整合，使其可以井井有條地展現在檔案信息利用者的視野中，方便他們使用（見圖4）。在這一階段中，首先，要對選擇階段收集到的檔案信息資源進行整合，按照一定的準則和分類原則，將相同的檔案信息資源存入系統的同一子系統中，將不同的內容存入不同的子系統，以方便后續共享和提供利用；其次，要對在設計階段設計好的整合系統進行進一步的調試，使其可以完全適用，同時還可以根據具體的檔案信息資源內容增加或減少系統的內部子系統或部分功能，使系統可以進一步促進檔案信息資源的形成；最后，要考慮檔案信息資源的存在形式，即以何種載體出現，如檔案的數字化，那就要考慮數字掃描、數字拍照以及音頻、視頻的數字化轉化，以及形成后的存放場所是物理上的實體檔案館還是邏輯上的虛擬檔案館。尤其是在“互聯網+”環境下，小到用戶使用的百度云，大到企業使用的企業云管理，云計算技術已經滲入生活的方方面面，檔案信息資源的形成階段也可以構建屬于自己的檔案云，以方便工作和管理。

圖4 檔案信息資源建設形成階段內容

（四）發布階段

檔案信息資源建設發布階段，著重強調的就是如何實現檔案信息資源的共享以及怎樣向檔案信息利用者提供利用（見圖5）。這一階段是面向用戶提供服務的重要窗口，發布的對象是各種載體形式的可公開的檔案信息資源，發布過程包括檔案信息資源共享平臺的構建和檔案館（室）信息咨詢窗口的開放以及檔案網站的建立。在這一階段中，首先，要注意檔案信息資源的共享工作，共享是提供利用的前提，沒有好的共享平臺就無法將檔案信息資源轉化為大眾所熟知的檔案信息，也就無法將它們的價值最大化地發揮出來，就如同政府信息資源只有通過轉化，才能“更大程度地發揮政府信息資源的價值，幫助政府、社會、公眾和企業解決具體問題”[3]。因此，要注重檔案信息資源共享平臺的構建，不可局限于同一級層的檔案部門，而應跨部門、跨級層、跨行業搭建全方位、多領域、寬渠道的全網絡的共享平臺。尤其是“互聯網+”環境下，“跨界融合”的特征不斷凸顯，新的信息技術不斷發展，這些都有助于檔案信息資源共享平臺的搭建；其次，要重視檔案信息資源的提供利用工作，不論是選擇階段、形成階段還是發布階段中的共享，其最終的目的就是為了提供利用。因此，要注重提供利用的方式和技術，既可以沿用傳統的檔案館坐等檔案信息利用者上門來查檔案，也可結合新時代新技術，開發檔案網站、檔案查詢軟件、檔案查詢終端等新興查檔方式，為利用者提供方便。“互聯網+”時代，“尊重人性”的思維觀念逐漸深入人心，加之新技術的不斷發展，完全可以運用新技術讓利用者更省時省力地查詢檔案。因此，我們要注重對新方式的開發和研究。

圖5 檔案信息資源建設發布階段內容

這一階段之所以用“發布”這一詞，原因有二。其一，檔案信息利用者利用的檔案都是不在機密范圍內的，由檔案館（室）公布在檔案網站或者整理成實體檔案陳列在檔案館中的，是公開的，可供社會大眾憑有效證件查詢的檔案信息，強調了檔案館（室）主動構建檔案網站、共享檔案資源、提供檔案信息的這一行為；其二，“發布”無論是主體還是客體，指的都是人，強調的是面向用戶提供服務，即面向檔案利用者提供服務，更能突出它的側重性。在這一階段中，共享是利用的前提，是“發布”的基礎，之所以將共享放入“發布階段”而非“形成階段”，是因為共享工作較整合工作而言，更具有面向利用者提供檔案利用的性質，而整合工作更側重于如何讓這些檔案信息資源可以被共享。所以說，“形成階段”與“發布階段”實際上就是文件生命周期中的“文件現實使用階段”。

（五）維護階段

檔案信息資源建設維護階段主要強調的是檔案信息資源的長期保存、檔案網站系統的維護以及網絡環境下檔案信息資源的安全問題（見圖6）。在這一階段中，首先，要注意檔案信息資源的長期保存問題，其保存對象不只是傳統的陳列在檔案館（室）中的紙質載體的檔案，也包括音頻檔案、視頻檔案等各種載體類型的數字檔案，其目的在于實現用戶對檔案信息資源的有效訪問。因此，在這一階段，首先要有相應的保管技術及方法，如使用RFID射頻識別技術對檔案館的檔案進行管理，可以使檔案整理、清點更加輕松，再比如可以利用“互聯網+”的新技術對檔案的保管年限、重要性等指標進行設定，讓系統自動進行管理；其次，要加強對網站的建設，要做到網站主頁簡潔明了、查找方便，使用大多數瀏覽器均可打開的網頁網址，內容定期更新、網站系統定期維護，減少因網站的漏洞給用戶帶來的不便；最后，網絡環境是一個復雜的、多變的環境，要注意數字化的檔案信息資源的網絡安全問題，做好網絡安全系統。總之，維護階段是檔案信息資源建設的最后一個階段，是對檔案信息資源的保護和保存，實質上就是文件生命周期中的“文件的暫時保存階段”與“文件的永久保存階段”的結合。

圖6 檔案信息資源建設維護階段內容

（六）檔案信息資源建設生命周期與文件生命周期理論的比較

“當今科技發展速度已到了令人難以置信的地步，文件載體更新速度也日益加快。我們不可能在每一次載體的變遷后就對文件生命周期理論進行修正。這樣只能導致理論滯后于實踐，更不用說理論的指導作用了”[4]。通過對檔案信息資源建設的生命周期各個階段的分析，可以發現，它與文件生命周期理論的四個階段并沒有實質的差別，只是將文件生命周期理論的內容進行了豐富，使其可以更好地指導檔案信息資源建設工作。

依據兩者各階段的內容判斷，它們有以下異同：其一，檔案信息資源建設生命周期的設計階段，可以說是一個統領全過程的總階段，在這一階段中要考慮全過程的內容選擇、系統設置以及安全維護，這是文件生命周期理論所沒有的一步，其原因是檔案信息資源建設是檔案工作中的一部分，有一套完整的工作流程，更側重于檔案最終的開發利用情況，因此，需要在工作前對整體進行預判。其二，檔案信息資源建設的選擇階段與文件生命周期的文件的制作與產生階段相似，都為后續階段提供了豐富的信息資源，不同的是，前者進一步突出了檔案信息資源內容的收集范圍以及收集方式。其三，檔案信息資源建設的形成階段與發布階段，實質上就是文件生命周期中的文件現行使用階段。檔案信息資源的形成階段是將已選擇的內容按分類標準進行整合，發布階段則是構建共享平臺、提供利用方式，讓檔案信息利用者可以查找到已形成的檔案信息資源；而文件的現行使用階段就是指使用者對現行文件的利用。可以說，形成階段是發布階段的前期準備，兩者的結合就是文件的使用階段。其四，檔案信息資源建設的維護階段就是文件的暫時保管階段與永久保管階段的總和，闡述的都是信息資源的保存問題。不同的是，前者的維護階段包含了網絡安全與網站建設，后者分成了暫時保管與永久保管。所以說，提出檔案信息資源建設生命周期是為了更好地指導檔案信息資源建設工作。

圖7 檔案信息資源建設生命周期與文件生命周期各階段對照圖

二、“互聯網+”環境下檔案信息資源建設生命周期中的運用

“互聯網+”環境，首先帶來了思維方式上的轉變，即“尊重人性，用戶為王”，彰顯了“人本”思想，將用戶的需要擺在了更高的位置上；其次突出了連接一切、跨界融合的理念，將傳統的各行業孤立發展的局面打破，強調跨界合作與融合；最后帶來了物聯網、大數據、云計算、微媒體等新的科技方式和傳播途徑。這些變化都會對檔案信息資源建設生命周期的各階段工作產生影響。

“電子文件雖然可以存放在任何物理位置、保存在任何場所并且可以利用網絡技術實現超時空的價值轉化和利用，但是 ，網絡技術和電子載體無論多么先進和發達，說到底，它畢竟只是文件價值生成、轉化、利用、存儲和管理的一種工具 (或一種工作環境 )，而不是文件和文件管理者本身”[5]。因此，無論是之前的網絡環境、互聯網環境，還是現在的“互聯網+”環境，它們帶來的只是信息技術的革新和思維觀念的變化，都不能從根本上對檔案信息資源建設生命周期產生影響。它們只是一種工具，合理地運用它們可以為檔案信息資源建設生命周期的各個階段帶來新的發展。

（一）“互聯網+”在設計、選擇階段的運用

在設計階段除了要考慮檔案信息資源選擇的內容范圍、傳統的檔案管理技術手段，還要考慮大數據、云計算等新技術帶來的對檔案整合、利用有幫助的系統、軟件的設計，以及新媒體環境下，檔案信息資源宣傳方式的選擇、遠程終端查詢系統的構建等。“檔案部門人員應協助軟件開發人員進行設計，對各個過程提出合理的設計要求，使生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素統籌兼顧”[6]。在檔案信息資源建設的選擇階段，“互聯網+”可以為檔案信息資源的收集提供很多方便、快捷的方式，同時也能更容易發現尚未發現的珍貴檔案。

（二）“互聯網+”在形成階段的運用

在檔案信息資源建設的形成階段，對于檔案信息資源的整合，“互聯網+”環境下，大數據和云計算技術起了很大的作用，大數據技術可以幫助檔案管理者從被查閱檔案的種類、次數中分析出現階段檔案信息利用者的信息需求方向，以及哪些尚未被查閱的檔案可能成為潛在的查閱對象，并從分析結果中形成最優的檔案信息資源分類標準；而云計算可以充分發揮其海量存儲、方便閱讀的優勢，將分好類別的檔案信息資源分門別類地存儲到“檔案云”的資源池中，雖然依舊是相同內容進入同一子系統，但檔案云的存儲空間足夠大、查找更方便，使形成階段在原來的基礎上，速度和效率都有所提升，且整合到的內容也更多。

（三）“互聯網+”在發布階段的運用

在檔案信息資源建設的發布階段，對于檔案信息資源共享工作，可以利用云計算這一技術工具做輔助，搭建含蓋內容更全、覆蓋范圍更大的檔案信息資源共享平臺，通過云計算技術構建“云共享服務”體系，讓檔案信息資源建設工作在檔案館內和檔案館之間提供共享服務，利用微博、微信等微媒體進行檔案內容分享，并通過搭建微信平臺來滿足用戶的檔案信息利用需求，據統計“現共有36個省市級檔案微信公眾號擁有客服，其中，1個檔案微信公眾號有專人客服；30個檔案微信公眾號提供客服電話；5個檔案微信公眾號既有客服電話又有客服人員，‘廈門檔案’還采用多客服制度，力爭盡量滿足用戶的查詢和反饋需求”[7]；對于檔案信息開發利用工作，可以利用物聯網的RFID技術，配合檔案館（室）檔案資料的查找。利用網絡的便捷性、普及性，建立遠程終端查詢系統，讓老百姓查詢更方便；運用跨界融合的理念，將檔案部門與文化部門、電視臺等機構相融合，通過制作紀錄片、故事短片、組織宣傳活動等方式，拓展宣傳途徑。注重“用戶為王”的思維，必須充分考慮檔案信息利用者的需求，改善已有的提供利用的方式。

公眾信息表達的訴求會推動檔案部門建立并完善信息反饋機制，充分了解民意和尊重用戶的需求，符合“互聯網+”環境尊重人性的特征，也能更好地體現檔案機構的服務職能。

（四）“互聯網+”在維護階段的運用

在檔案信息資源建設的維護階段，“對于外在的安全隱患，如平臺故障、數據被盜、黑客入侵、拒絕服務、信息篡改等，需要檔案部門采用先進的信息技術和網絡技術、投入人力進行運維管理，努力消除隱患”[8]，同時，可以利用“互聯網+”的新技術，加強身份認證工作，設置更加完善的訪問權限，利用大數據的分析能力，對信息利用者進行數據分析，從而確保訪問的安全性；對于檔案館檔案信息資源的保存工作，可以利用物聯網追蹤技術，既方便了檔案人員進行檔案整理工作，又可隨時了解外借檔案的動向，實時監控，確保安全；對于檔案網站的維護工作，可以利用大數據的分析功能，依據檔案信息利用者登陸網站查找信息的習慣，對已有的檔案網站頁面進行完善，使網頁設計更人性化、便捷化。可以說，“互聯網+”環境，給檔案信息資源建設的生命周期帶來更多的活力。

檔案信息資源建設生命周期的最終目的是指導檔案信息資源建設工作，而“互聯網+”這一大環境帶來的技術革新與思維轉變，既為檔案信息資源建設生命周期理論注入了新的活力，也為檔案信息資源建設生命周期理論對檔案工作的指導提供了新的可能。

[1]何嘉蓀,傅榮校.文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基本理論[C]//檔案學通訊雜志社.檔案學經典著作(第四卷)[M].上海：上海世界圖書出版社,2016.

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[3]朱曉峰.政府信息資源生命周期管理[D].南京：南京大學,2009.

[4]章燕華.“水火不容”還是“和平共處”——再論文件生命周期理論和文件連續體理論的優劣之爭[J].檔案學通訊,2006,(2).

[5]鄒吉輝.重新解讀網絡環境下的文件生命周期理論[J].攀枝花學院學報,2010,(5).

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[7]趙彥昌,陳海霞.“互聯網+”環境下的檔案公共服務策略研究[]].浙江檔案,2016,(11).

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G270.7

A

1005-9652（2017）02-0045-05

（責任編輯：虞志堅）

本文為2016年國家社科基金項目《非結構化電子文件管理研究》（項目編號：16BTQ089）階段性研究成果。

趙彥昌，男，河北晉州人，遼寧大學歷史學院教授，遼寧大學中國檔案文化研究中心主任，主要研究中國檔案史、中國古文書學。

毛麗敏，遼寧大學歷史學院碩士研究生。