大數據背景下檔案信息安全保障的SWOT分析

文 / 黃忻

大數據背景下檔案信息安全保障的SWOT分析

文 / 黃忻

文章運用SWOT分析法，分析了在大數據背景下，檔案部門開展檔案信息安全保障工作內部的優勢和劣勢，以及外部的機遇和挑戰。該研究為進一步應用大數據背景下的科技手段，推進檔案信息安全工作打下了基礎。

大數據；SWOT分析法 ；檔案信息安全保障

檔案工作是在人類文明社會的形成中逐步起源和發展起來的，只有充分保障檔案資源的安全，檔案資源在人類社會各個領域中的作用才能得到最好的發揮，也才能充分彰顯檔案安全體系自身特有的理論意義和現實意義。作為企業中最為重要的一部分，檔案信息資源安全、合理的應用與維護，可以為企業有效快捷地處理信息，輔助檔案管理，做出一系列便民利民措施打下基礎[1]。大數據背景下，數字計算機的普及和網絡的迅速發展，能將傳統檔案管理模式從根本上進行改變[2]。保障檔案管理工作在實現時代化、網絡化和數字化的同時，檔案安全保障的研究仍然沒有擺脫傳統形態的安全邏輯框架，從而造成理論落后于數字計算機網絡技術進步的步伐，不可避免地出現了存儲介質不穩定、網絡環境不安全等問題。在檔案開發利用過程中，檔案信息的安全性受到威脅，特別是現代高新技術的應用，更加深了這種隱患。宏觀指導檔案信息化安全建設，為檔案信息化、科技化發展指明方向，及時對檔案信息化項目中發現的安全隱患做出相應的調整和修正，以達到維護檔案信息安全的目的。檔案安全保障體系已成為我國檔案事業發展的重要戰略，檔案館建設中的檔案資源安全問題已引起檔案工作與相關領域的廣泛關注，成為了其他相關領域亟待研究和解決的新問題和新趨勢。因此，加強檔案信息安全防護研究勢在必行[3]。在大數據時代信息挖掘技術的推動下，檔案信息安全化建設不僅推動了社會的發展，滿足了人們生產生活對檔案信息的需要，而且在學術研究上進一步加深了理論研究的力度。本文通過研究不同環境下的企業檔案安全保障體系建設，為實現檔案安全建設更完善的發展，充分發揮檔案資源安全應用管理工作，具有十分重要的理論和現實意義。

表1 大數據環境下檔案信息安全保障體系SWOT分析矩陣表

一、優勢

優勢是指大數據背景下的檔案安全保障體系自身存在的勝過其他形式的資源和能力。

（一）信息內容真實有效

大數據背景下的數據信息是指在已有的具體實際的人、物、事的基礎上實現的，而不是事實之外杜撰出來的信息，檔案信息內容豐富，與社會發展的多個方面密切相關，在以下領域，如醫療衛生、學歷、學習、居民信息等，具有對社會信息高度還原的屬性。通過有效信息的匯集整理，以一定的標準分類管理，使檔案信息通過多種渠道滿足用戶對信息的需要，便于用戶調閱查看，為閱讀者提供可靠的資料考證，為社會進步和發展提供必備的保障。

（二）檔案管理工作更加方便快捷

大數據背景下的檔案信息管理不僅對檔案的管理工作提供了方便，而且還為人們使用檔案的方式提供了便捷渠道。數字環境下的檔案管理工作通過前端控制，很大程度上減少了重復作業，減少了重復率和誤差，從而在電子文件的狀態下仍然可以保持真實有效性。通過全過程監控，實現檔案信息資源的整理、立卷、歸檔和保存更加安全，更具保障性。

（三）檔案工作得到社會廣泛認可

數據工作在很大程度上，傳播了積極向上的社會風氣，弘揚了社會行政建設工作，推動了公共經濟發展，保留了歷史悠久的文化內涵。檔案信息安全管理工作事業逐步進入人們的視線，成為了人們執行和參與檔案管理工作的基礎。

二、劣勢

劣勢是指大數據背景下的檔案安全保障體系自身存在的具有不及其他形式的資源和能力。

（一）檔案信息資源開發不夠

受到部分檔案屬性的需求和自身檔案信息建設的不完善性，目前沒有任何一家網站提供開放性的檔案信息，也就是說，檔案信息資源的開發工作基本上并未做到電子化、網絡化，在很大成度上忽視了數字檔案資源利用環境的構建，其利用率很低。全國的電子文件歸檔管理工作還沒有真正地開展起來，

（二）管理制度尚待完善

技術的快速發展使檔案對網絡過分依賴，安全保障技術更新過快，導致其安全問題突出，安全管理水平未能實現與時俱進，大多數企業和商家隨波逐流，沒有根據本地實際情況，從自身情況出發制定相應的制度。總的來說，尚未形成體系且缺乏一套成熟的安全評估技術，檔案安全管理制度還很不健全。

（三）人員意識尚待提高

由于我國的檔案管理工作開始規劃的時間較晚，因此，目前還沒有專業的機構培養專門負責檔案管理工作的人員。現在，從事檔案工作的管理人員大部分學歷層次相對較低，理論意識薄弱，僅依靠多年來的工作經驗處理檔案存儲和其他管理工作。特別是當前新技術的出現，工作人員對系統的應用更是存在不會用，出現問題時也不會處理。

三、機遇

機遇是指大數據背景下檔案信息安全體系受到政治、經濟、文化等外部因素的影響，給檔案管理信息安全工作帶來的發展新機遇。

（一）國家政策大力支持

早在二十一世紀初，我國就落實了信息資源公開傳遞與傳播的條例，明確要求各級政府機構及時主動地向各級檔案服務部門提供政府信息，促進檔案工作在大數據背景下的發展，從側面體現出了對檔案數據信息的安全管理。同時作為檔案部門，有義務和責任向公眾公開政務信息，滿足公眾的需求，營造充分利用檔案信息，實現安全應用的氛圍。

（二）技術水平日益成熟

大數據背景下，計算機技術成為了檔案管理工作的主導，充分發揮了自身容納信息資源多、應用成本低、運行快捷方便的特點，具有無可比擬的優勢。這些技術自身具有高信息化、高數字化、高技術性和全智能化的特點，滿足了用戶對信息的廣泛需求，為檔案管理工作提供了信息技術安全平臺。

（三）人員意識逐步提高

檔案工作對于人們心理上形成的較為穩定的、普遍的心里傾向，使得工作人員隨著檔案工作的發展，自主意識增強，利用先進的手段逐步建立起各種類型的檔案數據庫，提高檔案服務水平。

四、挑戰

（一）法律制度尚待健全

我國企業檔案安全法規標準的建設還十分緩慢，呈現出和社會建設發展不相適應的情況。檔案工作相對微觀和具體，不太可能出臺大量專門性的法律文件，存在頂層立法滯后，條款對于檔案行業的發展顯得很籠統和模糊，難以適應大數據背景下與檔案安全相關的實際工作。

（二）風險評判尚待鞏固

風險評估體系尚未健全致使風險評估的重視程度不夠，風險預判能力相對薄弱。當出現緊急事件時，應急處理能力相對落后，不能及時快速地解決問題，做好風險保障工作。

（三）科學技術尚待發展

當前的信息技術雖然已經取得了引人矚目的進步，但在檔案管理方面仍然存在漏洞，專業性技術相對落后，比如說，未采納安全認證系統、未實施先進的加密技術。另外，檔案信息提取技術也相對落后，不能科學有效地為企業提供信息服務，從而影響了企業工作效率和合法權益。

五、發展建議

檔案安全關系到人類社會生產和生活各個領域的方方面面，因此，建議將人員、技術、管理、法律法規等各組成要素融為有機整體，使安全保障的各部分功能所形成的的體系更加系統和高效。

（一）健全法律法規

與檔案資源安全相關的法律具有規范作用，加強保障檔案信息傳輸環境安全、保護檔案信息內容的立法，健全確保安全的法律法規體系。充分利用法律的規范性、強制性和有效性，最大限度地實現網絡資源安全傳播與分享，充分發揮數字資源利用的最大化。依法辦事，違法必究，重視經驗與總結，進一步加大對信息犯罪的制裁。

（二）完善管理制度

完善制度的建立與推廣有利于保障管理制度規范化，保障利用制度數字化，保障管理體系全局化。科學管理制度的應用取代了原有的憑借多年經驗遺留下來的方式方法，保障企業檔案在管理過程中不泄密，促進企業檔案安全防護技術的有效運用。

（三）鞏固風險評判

科學預判潛在安全風險。為適應檔案信息存儲格式的多樣性特點、網絡環境不斷變化和技術水平不斷提高的需要，加入風險評估，使我國檔案安全保障體系的建設更加規范化和統一化。在保護技術、基礎設備、存儲介質等方面實施全面保護，對存儲檔案的軟件系統和硬件設備及時進行檢查、更新、殺毒，防止數字檔案系統遭受破壞和入侵。

（四）提高人員素質

加強對企業檔案安全管理實踐經驗隊伍的建設。通過集體培訓、個人學習，營造較好的工作氛圍，提高自身素質素養，塑造一支較好的工作隊伍。同時在同行業之間，加強溝通交流，互換經驗，為檔案安全管理工作打造一支較好的工作隊伍。

（五）發展技術手段

為防止敏感檔案信息被不法分子或別有用心之人訪問或挖掘，應當采用加密技術和數字簽名技術解決網絡通訊中數字檔案的安全傳遞問題。通過證實通訊過程中檔案發送者的合法身份和簽名的時間，或是使接收者能夠鑒別數字對象的真實性和完整性，驗證數字對象和傳輸之前保持一致。

六、結語

綜上，檔案部門開展檔案信息安全管理工作有利于推動我國檔案事業的發展，為科學、合理和安全地應用檔案信息打下基礎。檔案部門在繼承自身優勢的基礎上，充分利用外部的大環境，改正自身缺陷，更好地迎接未來的挑戰，制定出符合大數據時代需要的檔案安全保障體系，最大程度地發揮檔案信息資源的優勢。

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[6]孟歆.大數據時代檔案數字資源整合的難點及對策分析[J].山西檔案,2015,(1).

[7]檀竹茂.檔案信息資源開發的有效途徑——協同合作[J].檔案學通訊,2014,(2).

[8]石峻峰,周俐霞,樊澤恒,等.大數據時代高校數字檔案資源管理研究[J].現代教育技術,2015,(1).

G270.7

A

1005-9652（2017）02-0065-03

（責任編輯：魏登云）

黃忻（1986-），女，上海人，上海大學圖書情報檔案系，研究方向：檔案管理。