對高校政務民主決策過程中辦公自動化建設的思考

郭峰

[摘要]高校政務決策推行所面臨的阻力往往來自于決策民主化的程度不夠高，而辦公自動化建設恰恰能夠彌補傳統民主決策過程所存在的不足，通過辦公自動化建設能夠不斷拓展政務民主決策工作的內涵與外延。

[關鍵詞]民主決策；高校；辦公自動化

[中圖分類號]C9319

[文獻標識碼]A

[文章編號]2095-3283（2017）09-0137-02

辦公自動化（Office Automating，簡稱OA）指的是綜合計算機技術、通信技術、軟件工程等高新技術及關聯設備，應用到各種辦公人員的辦公場合中，進而實現辦公事務處理的自動化，有效提升辦公效率，改善辦公質量[1]。在如今高度自動化的社會中，教育發展作為國家發展的重中之重，其政務工作的計劃、組織、領導、反饋等各個環節也越來越需要辦公自動化建設作為運行支撐和可信保障，其中高校各類政務決策的民主過程對此提出了更高的要求。

一、高校政務民主決策的現狀

政務決策對信息的需求度較高。一項制度的形成、一個措施的落地都需要大量的事實證據或數據為其提供決策參考，這個過程必須要盡可能多的相關人員參與進來，以便決策結果更民主、科學和可行。而在高校傳統的政務決策過程中，這種客觀證據或數據的搜集與呈現，多以現場會議、郵件征詢或紙質調查問卷的形式進行。作為擁有眾多部門機構以及教學單位的高校，每天都要面臨部門與部門之間、部門與個人之間等關于各類信息的交流、共享、反饋等，實時作出各類決策?？梢钥闯觯瑐鹘y的手段或途徑，隨著信息化社會的發展，已漸漸無法滿足高校政務民主決策工作對效率、精確和自我改善的追求。

二、高校政務民主決策的瓶頸

因應社會發展的需要，可以看到OA系統正在越來越多地被應用到高校的政務工作中。這種利用信息設備及人機操作系統來輔助部門或個人開展工作的手段極大促進了政務實施的能效。但在有關政務民主決策的有關工作中，辦公自動化建設所起到的作用仍然有限。

在政務決策工作的實際開展中，為確保師生員工對學校各類政策、措施的形成做到切實參與，對各類舉措的落實能夠知情達意，決策結果能夠科學可行，高校各職能部門在各項政策的起草、執行、反饋、調整等多個環節做了許多努力。例如，通過“三重一大”制度、信息公開制度、各類意見征求會等多種形式和渠道提高集體決策的民主化、規范化和科學化，并取得了一定的成效。但就目前情況來看，這些促進政務決策過程能效建設的制度及措施多具有“一過性”、“不可逆”、“多線效果差”等特點。所謂“一過性”，即各類形式的意見征求會召開過后即不再重復征求意見，具有時限性；“不可逆”，即只能按層層遞進的環節征求意見而不能打通各類對象限制無阻隔地征求意見，具有局限性；“多線效果差”指涉及需要學校多個職能部門通力合作的系統工程時，在政策制定上經常會出現考慮不周的紕漏，導致實際執行過程中缺乏可操作性，甚至出現矛盾和錯誤。

“一過性”與“不可逆”的缺陷在于，若由于師生員工業務繁忙無法參加意見征求會或征詢環節，而后又有新建議、新想法等，則沒有合適的表達渠道；“多線效果差”則是由于在民主決策過程中沒有充分考慮到學校工作運行過程中的各類客觀情況和規律，導致實際工作中出現諸如主導統籌部門不清晰、政務工作流程脫節、制度設計與實際需求不符等多類問題。

三、加強民主決策過程辦公自動化建設的手段

（一）高度注重信息資源采集工作

高校職能部門各自擁有自身的辦公系統目前已比較常見，如教務辦公系統、人事辦公系統、財務辦公系統等。這些系統在工作中積累了大量的信息資源。如何整合這些資源加以分析，從而幫助了解運作現狀，指導規劃落實，為政務決策提供科學依據，是實現政務決策民主化在技術層面的保證。信息資源越詳實、客觀，為決策提供的參考便越科學和精確，更具有說服力，也更容易在政務決策的民主化進程中得到學校師生員工的認同。

（二）建立“意見池”制度

將OA系統作為政策征詢及政務公開制度有益和有效的補充手段。目前各高校均已擁有較完備的OA文件處理系統，對民主決策形成及各類舉措的落實——尤其是涉及學校根本發展及師生員工切身利益的內容可參考文件流轉的步驟，在OA系統中設置實時動態的“意見池”，對全校師生員工開放，開放對象隨時可在“意見池”中對相應政策、舉措等提出意見和建議，政策制定部門應對收到的意見和建議與當事人及時進行溝通與回復，真正實現集思廣益，群策群力，提高學校師生的民主參與意識。

（三）以信息化建設為基礎提升“多線合作”

1.在決策的形成過程中加強“電子會簽”環節的重視，各職能部門應相互溝通，充分論證，利用現有的OA辦公系統模擬預估，盡量規避考慮不周的現象。

2.“多線效果差”這種現象之所以出現更多是因為實際問題已經產生，并多由基層教學單位承受了問題后果。所以基層教學單位應多通過OA系統的“意見池”有針對性地將建議或意見反饋至各職能部門，同時結合“限時辦結制度”在積極解決某個具體問題的同時及時修改或調整已有決策的內容。

3.高校各職能部門之間、各職能部門與基層教學單位之間應相互加強信息共享與解釋溝通工作，尤其各職能部門應更主動地與基層教學單位就政務工作的開展進行溝通，避免在決策過程中因信息滯后降低工作效率，理解錯誤造成工作損失。

4.加強移動辦公平臺建設。目前各類辦公信息的處理已朝著移動辦公的方向大踏步前進，相對于臺式電腦或手提電腦等辦公設備，使用手機作為移動終端進行辦公具有效率更高、體驗更好、溝通更方便等特點，這種觀念和使用習慣上的轉變對高校傳統的辦公自動化建設帶來很大的沖擊和挑戰。從教職工到學生，人們使用手機處理各類事務的習慣正在不斷增強，高校必須對現有的辦公自動化體系進行“移動互聯化”的改造。同理，高校的政務民主決策工作也應緊跟這一趨勢，順應使用習慣，因為這是高校終究要面對的現實問題。

四、結語

一項決策的形成，尤其是涉及人員面廣、牽涉利益眾多的，往往在推行過程中會遇到重重阻力，這些阻力有時來自于決策不夠科學，有時來自于所面向人員的不了解、不理解甚至是誤解，而這些都是決策民主化的程度不夠所帶來的。辦公自動化具備數據準確詳實、溝通動態實時、合作無縫對接等特點，恰恰可以彌補傳統的民主決策過程中存在的這些不足，通過辦公自動化建設不斷拓展政務民主決策工作的內涵與外延，也是大勢所趨及其意義所在。

[參考文獻]

[1]劉晶，謝玉霞.高校OA辦公系統的設計與實現[J].產業與科技論壇，2015（9）.

（責任編輯：喬虹董博雯）