模式化革新理念在檔案管理中的應用

陳倩巧

【摘要】我國事業單位檔案管理雖然初步實現了信息化改革，但在管理模式方面依然受到傳統管理思維模式的制約。因此，信息化管理只停留在形式層面，缺乏實質內容改革。本次研究從模式化革新理念出發，分析當前事業單位檔案管理中引入新思維的必要性與推進措施。具體討論如下。

【關鍵詞】模式化；革新理念；檔案管理；應用

在現代管理理論中，思維是核心。根據當前我國事業單位檔案管理中的信息化改革現狀，可以結合我國目前正在大力提倡并獲得較好應用的互聯網+，引入系統思維，從電子檔案信息化管理現狀出發，構建符合實際情況的新體系。

一、檔案管理模式化

在紙質檔案管理時代，我國大部分事業單位檔案管理仍未能實現體系化管理構建；所謂信息化模式，也只是針對紙質檔案管理的流程化而言，包括建檔—存檔—提檔—檔案銷毀流程，以及相關的管理制度等。相對紙質時代，信息化時代的便利程度較高；查詢方便、檢索工具多樣，易于傳輸。在我國政府全面推動“互聯網+”改革政策以來，事業單位檔案管理基本完成了由紙質檔案向電子檔案的轉型，然而大部分單位仍然屬于傳統檔案管理模式與信息化管理模式并行，既缺少統一化管理，也未能提高電子化管理的水平。解決這些事業單位檔案管理的現狀與存在的問題，可以透過模式化革新理念的應用實踐，并加以推進。

二、模式化革新理念在檔案管理中的應用

（一）根據不同模式，進行系統整合。從當前事業單位檔案管理模式中，可以提煉或劃分出分散管理模式、集中管理模式、信息資源管理模式。在分散管理模式中，主要是形成不同部門的專項保存；如按照財務部門、生產技術部門等分別列出文書檔案、科技檔案、會計檔案等。在集中管理模式中，將這些分散的部門化專項管理，在系統思維主導下，構建一個檔案管理的統一體系，按照整體與部分關系原理，實施一個管理體系，多個小體系共同管理模式。在信息資源管理模式中，即在目前信息化路徑中，進行全面的紙質檔案錄入、轉移，實現檔案全面信息化，并將其作為信息資源進行一體化管理，將檔案管理的加工—處理—利用完全獨立于信息路徑，形成自動化的全面管理模式。三種模式可以并用，也可以進行模式革新、融合，形成一個統一的管理系統，將分散管理—集中管理—信息管理三種模式融合在一起，實行一個新型的管理模式，推進事業單位檔案管理完成深化改革。

（二）調整檔案管理思路，推進與公共領域的對接。目前檔案管理中，在政府要求下，既要求提高利用率，又包含其向社會推進內涵。因此，需要將檔案管理、經濟改革、政治革新進行必要的融合。比如，將一部分檔案信息進行公開，為社會、企業提供可查詢信息，提高社會層面的利用率。檔案開放已經成為國際范圍內的新議題，而且根據現代社會秩序構建與資源整合需求，也是將檔案管理作為一種資源，履行其社會公共服務職能（可參考第十四屆國際檔案大會的相關資料）的重要方法。

（三）更新模式，創新服務。在上文論述中提出了對三種檔案管理模式的整合思路。具體來看，要求構建一個系統思維指導下的新型管理體系，使部門管理、資源管理、機構組織管理與社會化公共管理實現全面的接洽、融合。目的旨在通過這種模式的更新，提高事業單位檔案管理中的應用水平，并推進其服務質量。具體而言，既要借助信息技術工具平臺，提高事業單位檔案管理的服務效率；更重要的是，將服務效率與服務體系構建進行結合；從服務中心出發，將事業單位檔案管理中的信息輸出、資料下載、知識類查詢、檔案應用等納入服務體系內，形成一個全程性服務網絡。從創新角度提高服務水平可以借助計算機網絡平臺、智能手機終端，以及信息化管理平臺等加以實踐。通過觀看兩會中的“部長通道答記者問”可知，我國管理部門將會進一步推進檔案管理的社會化服務水平，并在“十三五”中全面推進無縫式對接。這種釋放出來的信號說明事業單位檔案管理模式更新后的創新服務勢在必行，也是接下來事業單位檔案管理中需要具體納入的工作內容。

三、結束語

除上文應用措施之外，還建議在資金、技術條件允許的條件下，借助信息化技術開發一些與檔案管理內容相一致的檔案管理系統平臺。由于檔案管理在信息化發展過程還有較大的可拓展空間，因此，需要制定一個長遠的檔案管理升級優化戰略，從長遠布局，漸進式地推進目前檔案管理向2.0版發展與完善。

【參考文獻】

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