在信息化時代高校檔案管理工作的現狀與改進策略

李恒英

【摘要】高校檔案是高校的一種重要的信息資源，高校檔案管理工作在高校常規管理工作中具有很重要的地位，對高校管理水平與教育質量的提高具有積極的促進意義。隨著高等教育的信息化建設的不斷推進以及信息技術的不斷更新換代，使高校檔案管理工作管理難度增加，所以，要及時分析高校檔案管理工作中存在的問題，針對性地提出相應的解決方法，以促進高校充分利用檔案信息及檔案管理工作高效率的展開。本文主要分析了當前高校檔案管理工作的現狀，并有針對性的提出了相應的改進策略。

【關鍵詞】高校 檔案管理 信息化 現狀 改進策略

0引言

我國從21世紀初開始向信息社會發展，在社會資源構成發生根本性變革的時代背景下，信息資源、原材料資源與能源并列構成當今社會的三大戰略資源。在信息時代，信息資源已經成為比物質資源更重要的資源。信息資源的開發利用與管理成為當下重要的國家戰略。在信息資源中，檔案是其中一種重要的信息資源，要大力開發利用檔案信息資源，從檔案信息中及時獲取有價值的信息，及時為科研、為生產、為教學服務。

高校檔案是高校一種重要的信息資源，高校檔案管理工作在高校教學、科研、人事管理、學校發展中可以提供重要的憑證和根據。高校檔案管理工作對于高校教學活動、管理業務的順利開展具有重要的作用。隨著時代的不斷發展進步，高校信息化建設是時代發展的必然要求，在信息化時代背景下，我國高校信息化管理水平也上升到了一個新水平，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰。為了能讓高校檔案管理工作更有效率的開展，我們有必要對檔案管理工作的出現的問題及時進行改進，推動高校檔案管理工作更好的發展。

l當前我國高校檔案管理工作的現狀

1.1檔案管理思想陳舊

目前，我國很多高校對于檔案管理工作的認識不全面，還沒有完全弄明白檔案管理工作的全部意義，對檔案管理工作有著隨便應付的態度。有的檔案管理工作人員甚至有錯誤的看法，以為簡單的整理、分類、匯總相關的材料就是檔案管理工作。有的檔案管理人員存在片面的看法，在實際檔案管理工作中過分的強調檔案的安全保密性，檔案的作用沒有被合理充分利用，檔案的利用率較低。

1.2信息化建設硬件設備落后

高校檔案管理信息化工作，首先必須要有計算機設備及相關的配套計算機軟件才能展開工作。在高校檔案管理信息化工作中，對人員、硬件和軟件配置都有比較高的要求，要順利開展工作，需要前期投入大量的資金。而且檔案管理信息化建設是一項長期連續的工作，需要定期增加投入，更新設備和軟件。然而高校畢竟經費有限，并且大部分高校主要將經費投放在教學和科研上面，在檔案管理信息化建設上支出的資金相比之下很少，總之對信息化建設的資金投入不足。由于缺少資金，大部分高校檔案信息管理硬件和軟件更新速度都比較緩慢，而且管理設備也比較陳舊。

1.3檔案管理制度不完善

目前大部分高校沒有建立完備的管理制度，而且在關于檔案管理的標準、規范方面也都存在著一定的差異，檔案管理的比較混亂，這種情況都不有利于檔案管理工作的順利進行。特別是隨著現代信息技術的高速發展，網絡既有有利的一面，但是在一定程度上也增加了高校檔案管理的難度；雖然要對信息資源進行公開，而且要考慮到由于網絡開放性的特征，需要對相關人物的個人隱私進行保護。在檔案管理信息化建設過程中，要把握好公開程度。

2高校檔案管理工作的改進策略

2.1改進檔案管理理念

高校領導者和檔案管理人員應該充分認識到檔案管理工作的重要性，與時俱進，全面推進檔案管理工作的信息化建設。樹立客觀全面的檔案管理意識，在校內加大對檔案管理工作的宣傳，引導廣大教職工全面了解檔案管理工作，積極配合檔案管理相關工作。高校領導者以及檔案管理部門應加強對檔案管理人員的培訓，不斷豐富檔案管理知識，增強檔案管理人員的信息化建設意識，改進傳統的管理思想與觀念，以全面的發展的眼光來處理檔案管理信息化建設工作，持續學習信息化管理的相關知識及信息處理技術，做到與時俱進，全面推進高校檔案管理信息化建設工作。

2.2改進檔案管理技術手段

檔案管理工作人員應根據學校和社會需求，歸類整理檔案信息，拓寬檔案信息的利用渠道和范圍，為高校和社會提供全面的信息公開和服務，讓檔案信息更好的發揮信息資源的作用。為了促進達成這個目標，一方面需要增加對檔案管理信息化建設的資金投入，更新換代計算機硬件及相關的軟件配置，培訓檔案管理人員的信息技術應用能力；另一方面，需要利用現代化的信息技術手段，建立完善的信息檢索體系，使社會人員和高校師生能夠快速檢索到需要的信息，通過信息技術的輔助，可使工作效率大幅度提高。

2.3建立完善的檔案管理制度

完善的制度是檔案管理工作順利高效展開的基礎，也是原則性指導，有了完善嚴格的規章制度才能有效的約束人們的各種行為，才能使各項工作開展的科學化、規范化。檔案管理部門應按照學校實際情況、國家頒布的檔案管理的法律法規，制定出完善的檔案管理制度。針對目前比較引起世人關注的網絡信息安全問題，要采取物理隔離、監控等措施積極預防黑客的網絡攻擊和電腦病毒，另外還要做好紙質檔案的備份、保存工作，防止電子檔案信息的丟失，保證檔案信息的安全與完整。

3總結

在信息化時代，信息化建設是時代發展對高校的必然要求，高校檔案管理工作也應該順應時代潮流，采用先進的信息技術手段，并定期維護更新信息處理設備的硬件與軟件，提高檔案管理工作的信息化程度。為了能使高校檔案管理工作更有效率的開展，通過對檔案管理工作中出現的問題及時進行改進，推動高校檔案管理工作更好的發展。endprint