人事檔案目標管理達標經驗淺談

徐煉

摘 要 人事檔案是對人事活動的真實記錄，對個人的生活與工作軌跡有著極為重要的作用。但是隨著新的市場形勢的不斷擴大以及社會管理內容要求的提高，需要加快人事檔案目標管理方法的更新升級，以適應當下人事管理的工作需求。本文從人事檔案管理的目標入手，著重探討其管理的經驗、方法，以期為各位讀者提供參考。

關鍵詞 人事檔案 目標管理 達標經驗 淺談

人事檔案的管理工作直接關系到個人的學習經歷、社會關系、業務能力、思想水平、工作情況以及是否接受過獎懲與處罰。這些記錄內容不僅是個人資料信息的直觀反映，同時對于人才選拔與培養，以及個人管理也有著極為重要的作用。據此，筆者針對人事檔案目標管理中的達標經驗所進行的方法分析也具有深刻的現實意義。

一、人事檔案目標管理的相關概述

（一）人事檔案管理工作的內容

人事檔案的管理工作指的是將人事檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用。該項工作既是個人經歷的真實寫照，同時這些檔案資料也如實反映了個人的德才表現，通過這種以個人為單位進行組合，對匯集的資料文件進行管理從而以備考察。

對人事檔案進行管理所需要達到的目的主要有以下幾個：其一，能夠對機密檔案進行保護，妥善的檔案資料保管不僅能夠防止機密與隱私的泄漏，并且這種保護性要求也能夠為個人的工作開展提供更好的保障。其二，人事檔案的管理工作中也涉及對于專項檔案的提供使用，而這種科學化、合理化的管理方式也能夠為檔案的使用提供便利。檔案的保護與利用是緊密聯系的，只有實現了規范化的人事檔案管理，才能提升利用檔案資料的效率。其三，人事檔案的管理能夠對檔案材料起到防止損壞與丟失的效用，這也是檔案管理的基礎性任務。

（二）人事檔案管理工作的現狀

當前的人事檔案管理工作具有一系列的特征，簡單來說主要有以下幾方面的表現：

第一，人事檔案的管理工作具有明顯的信息化發展趨勢。這些巨大的變化概括來說主要有以下幾方面內容：其一，人事檔案的整編質量獲得了極大的提高；其二，人事檔案的綜合信息數據庫的建設情況也具有了一定的規模；其三，人事檔案管理人員的素質得到了大幅提升；其四，人事檔案管理中所使用的硬件設備也達到了先進的配套標準。

第二，雖然人事檔案在朝著更好的方向發展，但是從現階段來看，也存在一些明顯的問題，概括來說主要有以下幾個方面：其一，在硬件設備的使用過程中，其巨大的工作效用并未得到充分的發揮，關于硬件或軟件的使用上存在利用效率較低的問題；其二，雖然人事檔案管理人員的素質獲得了提升，但是在管理隊伍中仍舊缺乏復合型的專業人才；其三，信息系統中關于數據庫的配套問題完成度較差，尤其是面臨一些動態信息時容易出現跟蹤信息不夠及時的情況；其四，人事檔案在實現信息化的過程中面臨信息安全與隱私保密等難題。

二、人事檔案目標管理達標的經驗方法

要達成人事檔案管理的預期目標，簡要概括起來應當從以下幾方面予以把握：

第一，做好人事檔案系統的目標規劃工作，建立起一套更加完善的數據管理系統，要對安全保密的管理工作加大監管力度。與此同時，還要在以下幾方面加強注意。其一，要對人事檔案的工作者進行安全保密方面的思想教育與技能培訓，通過業務講座、專家指導、經驗交流等多種方式，實現增強管理人員的安全意識、提高安全管理工作能力；其二，建立健全各項安全管理制度，人事檔案的相關部門不僅要遵守國家頒布的計算機信息中各項涉及安全密保的法律，同時還要結合本部門實際制定更加細致的管理條例，從而使整個安全管理工作做到有法可依。

第二，設立專門的信息分類數據庫，做好人事檔案的精確管理。伴隨著信息技術的飛躍式發展以及多媒體等現代化技術的普遍運用，人事檔案的管理工作也迎來了較好的改革機遇。不僅人事檔案信息化管理的數據庫軟件得到了很好的開發，同時人事檔案的信息化也成為考核檔案室“達標升級”中的重要指標。而要做好信息數據庫的專門分類，還需要建立起人事檔案的分類條目、建成專項的數字檔案庫、完善辦公信息數據庫內容以及人事信息的綜合數據分析庫等。只有實現了管理系統的逐步細化，才能對于辦公中的各項流程予以明晰，進而確保各項管理工作能夠落到實處。

第三，將提高檔案質量作為人事檔案管理的重要任務之一。人事檔案所對應的身份個體是極為重要的，并且這種必要性會伴隨其人生歷程。人事檔案的數量較為龐大，所以讓人事檔案管理制度更加標準化、規范化、清晰化也應成為人事檔案管理的內在要求。為了達到高效管理的要求，所整理好的人事檔案必須使時間、質量、效率等方面都能夠得到保證。簡單來說，就是對于所有入庫的檔案要確保其基本“品質”，在對檔案進行審查的過程中收集的資料必須準確、完整，然后對于匯集后的資料還要認真細致地予以記錄，并確保人事檔案中的材料相對齊全。針對仍有缺漏的資料要做好材料檔案的收集工作，并建立好有關網絡收集、聯系制度以及同組織聯絡人員確定聯系途徑的暢通。經過上述的嚴格審查后，記錄入庫的人事檔案具備了規范、統一、完整、實用、美觀、便利、精煉以及條理清晰等特點。當工作人員要對人事檔案進行信息查找時，這種人事檔案不僅能夠為檔案工作提供極大的便利，同時也大大延長了人事檔案的使用壽命，切實提高了檔案的質量水平。

第四，完善人事檔案管理人員的培養路徑，從而打造一支綜合素質較高的管理隊伍。人事檔案不能完全依賴智能化管理，其管理工作最終還要落實到人員行動中來，所以一支綜合素質能力強的檔案管理團隊能夠幫助人事檔案的管理工作同信息資源實現整合。要加強管理隊伍建設，就需要在培養管理人員素質能力的過程中將更高的素質要求作為首要任務來抓。

三、結語

加強人事檔案目標管理達標的經驗研究，有利于檔案管理人員直接吸收先進的管理經驗，并加以推廣普及，從而促進人事檔案管理目標的達成。同時，這些有益經驗的落實對于切實保障人事檔案效用的發揮以及提高管理工作效率存在重要的意義。因為只有不斷強化對人事檔案管理方法的探索，并將尋求到的方法投入到實踐中，才能促進我國檔案管理事業獲得更好的發展。

（作者單位為貴州省地質礦產勘查開發局一O六地質大隊）

參考文獻

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