我國現代人事檔案管理存在的問題及對策研究

李星星

摘 要 隨著當代經濟的不斷發展，人事檔案在企業和機關單位中占有越來越重要的作用，其不僅記錄了企業工作人員的所有信息，在進行企業決策的過程中也需要發揮一定的作用。現代人事檔案在管理過程中存在的問題日益凸顯，導致人事檔案管理效率低下，管理工作質量不高，影響企業的整體發展。本文主要通過對我國現代人事檔案管理中存在的問題進行分析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞 現代人事 檔案管理 問題 對策

人事檔案中記錄了企業所有工作人員的學習、工作和個人狀況，并且包含工作人員的獎懲記錄，對于衡量其工作能力有重要的作用。現代人事檔案管理工作的開展需要從信息資料的收集、整理和保管做起，并且在必要時還需要提供給企業領導者和部門管理人員進行決策，因此做好現代人事檔案管理工作對企業的發展而言具有不可忽視的意義。

一、我國現代人事檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的認識不足

對于我國的現代人事檔案管理工作來說，很多人認為只需要將檔案資料收集保存好就能夠完成工作任務。在實際開展人事檔案管理工作的過程中，很多檔案管理人員只是將檔案進行分類整理，然后將其放到指定的位置。在上級查檔和將檔案外調的時候按照要求辦事，這種對管理工作的淺認識極易使管理人員忽視對人事檔案的嚴密管理。在部分企業中，領導比較容易忽視人事檔案管理工作的開展，因為其不能直接給企業和公司帶來經濟效益，也不能為企業提供技術支持，這也是導致管理人員對現代人事檔案管理認知不足的原因。

（二）管理手段落后

現代人事檔案管理應該借助現代手段開展工作，但是在實際的管理過程中，管理人員應用的人事檔案管理手段還是比較落后。部分企業沒有針對現代人事檔案管理人員開展技術培訓，導致管理工作停留在表面。人事檔案管理應該做好對檔案的保管工作，但是部分企業并沒有設立單獨的房間存放人事檔案，甚至在人事檔案的保管地區沒有防火、防潮及防盜等設施，導致人事檔案的管理工作無法深入開展。

（三）人事檔案管理內容質量低下

現代人事檔案是反映企業工作人員基本信息的基礎，檔案內容應該全面介紹工作人員的個人信息、工作能力等，但是當前很多企業在建檔過程中并沒有收集工作人員的所有信息。部分企業比較重視工作人員的社會關系和家庭狀況，而對其個人工作能力、技術特長和思想品質等的信息記錄則比較欠缺。企業要真正發展起來，就應該明確工作人員的專業技術和業務能力等，但是人事檔案內容管理大多千篇一律，缺乏對工作人員的實際考核記錄，影響檔案的真實性。

（四）信息化程度較低

在當代社會的發展過程中，信息化技術在各行各業中的應用范圍逐漸擴大，在現代人事檔案管理過程中，也能夠應用信息化相關技術開展工作。雖然計算機技術在現代人事檔案管理過程中已經得到了初步的運用，但是管理人員自身的信息化程度不高，不能充分挖掘和應用更多的先進技術。部分現代人事檔案管理人員不能熟練運用計算機，只能夠將檔案信息和相關內容簡單地輸入管理系統中，而不能應用更高水平的管理手段，導致現代人事檔案管理工作效率得不到提高。

二、提高現代人事檔案管理質量的對策

（一）提高對現代人事檔案管理的認識

做好現代人事檔案管理工作的前提是加深對檔案管理的認識，這樣才能根據現代人事檔案管理的特點開展相關工作。人事檔案是反映企業內部工作人員信息的基礎，也是企業了解和任用人才的重要依據，因此，企業領導和人事檔案管理人員應該提升對人事檔案管理的認識。領導者需要加大對人事檔案管理的人力和資金投入，根據現代化發展的特點加強管理設備的配置，加強對人事檔案管理工作的宣傳，全面提升企業工作人員對人事檔案管理的認識。

（二）提高管理人員的專業技能

管理人員作為人事檔案管理的主體，其專業能力和素質直接影響人事檔案管理工作的開展。作為新時代的管理工作者，現代人事檔案管理人員需要熟練使用多媒體網絡技術，掌握計算機操作知識。企業可以通過開展業務培訓增強人事檔案管理人員的專業技能，使其能夠適應企業的崗位應用。管理人員在開展管理工作的同時要不斷學習先進的管理技術，吸取失敗的工作教訓，積累經驗，以自身的專業知識和技術為基礎，提升現代人事檔案管理工作效率。

（三）完善管理工作制度

任何行業的管理工作都需要有相關的管理制度作為基礎依據，才能降低管理人員在工作過程中的隨意性。現代人事檔案管理是一項比較復雜的工作，在沒有管理制度的情況下，管理人員就不會被約束，難免使其管理行為和思想出現偏差。企業需要制定和完善現代人事檔案管理制度和條例，根據企業的發展特點培養管理人員的人事檔案管理意識。最重要的是，管理人員在開展工作的過程中需要嚴格遵守我國《檔案法》，國家也需要加強對《人事檔案管理法》的落實。提升人事檔案管理人員的職業道德素養，增強管理人員的責任感和使命感，對于違反人事檔案管理制度和條例的工作人員需要給予相應的懲罰，從而規范管理工作的開展。

（四）建立信息化管理系統

信息化管理系統的建立能夠使管理人員充分利用計算機網絡技術開展相關工作。當代人事檔案內容繁多且復雜，涉及企業內部工作人員的方方面面，管理人員在工作過程中難免出現疏漏。信息化管理系統的建立則能夠簡化管理流程，企業要根據自身的發展方向制定科學合理的人事檔案管理系統，將計算機網絡技術應用到管理系統中，提升人事檔案管理的連續性，簡化管理操作。人事檔案管理人員在錄入企業內部工作人員的相關信息時，就可以應用信息化管理系統對其進行及時更新和補充，從而提升人事檔案管理的實效性。

三、結語

雖然我國的現代人事檔案管理工作還存在一定的問題，但是企業可以通過加強對人事檔案管理的認識、提升管理人員的專業技術等提升人事檔案管理工作的質量。企業要針對人事檔案管理建立相關的制度，增強管理工作的嚴謹性，并且建立信息化管理系統簡化操作流程，提升我國現代人事檔案管理工作的效率。

（作者單位為中山市東鳳鎮流動黨員管理服務中心）

參考文獻

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