信息化背景下關(guān)于加強事業(yè)單位財務檔案管理的分析

摘 要 信息時代下，檔案管理工作既有機遇，也面臨挑戰(zhàn)，事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)對提高檔案管理水平具有非常重要的推動作用。本文對信息化背景下如何加強事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)的若干問題進行分析，并提出相關(guān)解決策略。

關(guān)鍵詞 信息化背景 事業(yè)單位 財務檔案管理 檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代化的檔案管理手段具有以下三個特點：第一，高效性。高效的檔案信息管理方式可以極大限度地簡化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性。隨著企業(yè)和單位對實用性信息資源的需求量越來越大，實用性檔案資源的管理已經(jīng)成為檔案工作信息化建設(shè)工程的重要組成部分。第三，真實性。只有真實可信的信息，才能在企業(yè)和單位運行過程中發(fā)揮它應有的價值，現(xiàn)代化信息管理手段保障了信息的真實性。事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)之路正朝著更高效、更實用和更真實的方向不斷發(fā)展，因此對事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)的探討是本文的重點內(nèi)容。

一、制約事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)發(fā)展的若干問題

第一，缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持。俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時代下，檔案管理工作只有具備相應的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時俱進，在信息時代促進檔案管理工作的開展。如今，我國事業(yè)單位的財務檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)，事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)程度不高。

第二，缺乏對檔案的系統(tǒng)管理。檔案的數(shù)量往往直接影響檔案管理工作的水平，若檔案過少，則無法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，若檔案過多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國事業(yè)單位較多，所以其財務檔案數(shù)量相對豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業(yè)對工程信息的精細化要求，也極大地阻礙了事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)進程。

第三，檔案管理隊伍人員不足，水平不高。事業(yè)單位由于檔案管理資金有限，檔案管理等級較低等原因，對檔案管理隊伍的建設(shè)工作并不太重視，這直接導致檔案管理隊伍人員不足、水平不高。由于檔案管理隊伍人員不足、水平不高，目前我國部分事業(yè)單位存在管理隊伍職責不明、兼職管理人員較多、管理結(jié)果無明顯反饋渠道等情況，這些都極大地阻礙了我國事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)的進程。

第四，事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)工作沒有明確的方向，對檔案信息化的認識不深。由于我國事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)發(fā)展程度并不高，相關(guān)的建設(shè)理論和建設(shè)技術(shù)還有待完善，所以目前我國事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)工作沒有明確的方向。各檔案管理人員的管理理念和管理經(jīng)驗不同，對事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)的認識也不盡相同。

第五，現(xiàn)代化檔案信息服務意識薄弱?，F(xiàn)代化事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)是一個逐漸以信息服務為工作方向的過程，即越來越強調(diào)檔案信息對實際工作的幫助，更加強調(diào)以人為本的事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)策略。但是，我國現(xiàn)代化檔案信息服務還比較薄弱，對檔案信息的采集、整理、歸類、校對、二次開發(fā)等工作還停留在傳統(tǒng)的“為管理而管理”的思想層面，許多檔案信息冗余復雜但是并沒有多大的實際利用價值。

第六，檔案信息化管理工作的變革仍受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響。事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)之路只有以現(xiàn)代化信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷創(chuàng)新，才能緊跟時代發(fā)展步伐，追求檔案管理的高品質(zhì)、高效率。但是目前，我國檔案信息化管理工作變革過程中仍然會受到傳統(tǒng)檔案管理思想的限制，在“精神傳承，方法創(chuàng)新”的新時代，保留原有的管理方法是制約事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)的重要因素。

二、解決事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)問題的相關(guān)建議

第一，利用信息化手段豐富檔案資料。首先，利用信息化手段，深入分析現(xiàn)有的知識資源，深入挖掘現(xiàn)有知識資源背后的價值。其次，利用信息化手段，在互聯(lián)網(wǎng)上大面積地搜索和采集有用的知識信息，并與現(xiàn)有的知識資源相融合，豐富和擴充檔案信息。

第二，對檔案分門別類，加強檔案規(guī)范化和有序性管理。利用信息化手段，做好檔案的整理工作，及時剔除不完整的檔案信息。檔案管理的規(guī)范化和有序性是提高檔案管理工作效率的重要前提，也是充分挖掘知識信息背后價值的有力保障。

第三，保證及時更新檔案歸檔信息。檔案歸檔信息應包括檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此信息時代下，檔案管理工作要運用相關(guān)的信息管理軟件，及時更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

第四，提升檔案管理人員的業(yè)務水平。檔案管理人員的業(yè)務水平應包含三方面的內(nèi)容：一是檔案管理水平，包括熟知檔案管理準則、認真落實相關(guān)的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。二是信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語句精確查找檔案信息等。三是相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平，包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量的養(yǎng)護硬件設(shè)備等。

第五，增強檔案管理人員的信息服務意識。培養(yǎng)檔案管理員的信息服務意識，是提高檔案管理工作水平的重要策略。因此，檔案管理部門應積極地組織各種信息服務培訓活動，提高他們的信息服務水平，在科學、高效的檔案管理方式之上不斷創(chuàng)新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標。

第六，增強檔案管理人員的信息安全意識。信息安全工作往往是檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時效性、共享性等諸多特點，還因為高質(zhì)量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財力。隨著時代的發(fā)展，人們的維權(quán)意識越來越強，對個人信息的保密工作也越來越重視。檔案管理工作中經(jīng)常會涉及大量的員工信息和組織信息，一旦出現(xiàn)大范圍的信息泄露，造成的經(jīng)濟損失將不可估量，引發(fā)的社會矛盾也將難以調(diào)和。因此，增強檔案管理人員的信息安全意識，是提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。

三、結(jié)語

信息時代下，檔案管理工作的制約因素和發(fā)展機遇的區(qū)別在于對信息的利用和管理是否合理。相信只要檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時俱進，以加強事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)為主要方向，就一定可以在機遇與挑戰(zhàn)并存的時代中大跨步地向前發(fā)展。上述內(nèi)容所提到的各項事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)問題和相關(guān)解決策略只是筆者的淺見，事業(yè)單位財務檔案信息化建設(shè)作為信息時代下推動檔案管理科學化、流程化、標準化發(fā)展的重要工程，需要每一位檔案管理者不斷探究。

（作者單位為咸豐縣社會保險管理局）

[作者簡介：彭曉紅（1969—），女，湖北建始人，本科，中教一級，研究方向：財務檔案管理。]

參考文獻

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