規模型企業集中采購風險控制研究

賈鑫

[摘 要]采購成本的控制是企業運營總成本得到控制的關鍵所在，對于規模型企業，雖然集中采購比較成熟，但在實際采購中，存在成本風險、進度風險、質量風險，其原因表現在集中采購管理、集中采購計劃和集中采購計劃執行等三個方面。在規模型企業集中采購中，要從歷史數據分析和信息化建設兩個方面入手加強集中采購成本風險控制，要從采購計劃的管理上入手，嚴格集中采購的進度管控，要從注重采購文件編制審查和加強采購人才培養等兩個方面入手強化集中采購質量審查。

[關鍵詞]規模型企業；集中采購；風險控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.33.138

對于企業來講，采購是保證企業生產經營正常開展的重要的企業活動，采購成本的控制是企業運營總成本得到控制的關鍵所在，而集中采購是以數量的優勢獲得供應商的價格折扣，是降低企業采購成本以提高企業經營效益的有效手段。[1]對于規模型企業來講，集中采購存在數量和采購款項巨大的特點，規避企業供應鏈內外部帶來的風險，提高采購效率，保障企業的經濟效益，值得探索。筆者通過對幾家石油大型企業的集中采購進行調研，梳理了企業物資采購中存在的風險，研究了這些規模型企業集中采購風險控制。

1 規模型企業集中采購中存在的風險

筆者利用工作之便，對幾家石油大型企業進行了實地調研，通過對企業2012—2016年五年來企業采購風險進行統計、分析，歸納出企業集中采購存在以下風險。

1.1 集中采購中的成本風險

在調研中發現，幾家石油大型企業采購比較完善，市場化和規范化程度比較高，但市場外部環境的干擾導致采購成本大幅度上漲的情況時有發生，影響了企業的經濟效益，主要表現在集中采購的成本超計劃和集中采購的數量超計劃等“兩超”方面。

一是集中采購的成本超計劃。對于規模型企業來講，因為集中采購業務比較成熟，對于集中采購中成本效益分析重視度不高，大多都是完成采購目標，還沒有設置專門的部門或人員負責集中采購中的成本效益分析，既沒有形成對集中采購過程管理控制的意識，也沒有對集中采購過程管理控制的有效手段。

二是集中采購的數量超計劃。因為前期采購分析不足，規模型企業在集中采購的范圍上沒有劃清，一刀切式地全部是集中采購模式的采購，忽略了一些可以靈活采購的物資可以通過分散采購來完成，片面地追求采購的集中，結果導致采購數量嚴重超計劃，采購成本增高。同時，在采購中采購部門與需求部門信息溝通不及時，也導致出現了采購數量嚴重超計劃的現象。

1.2 集中采購中的進度風險

在調研中發現，幾家石油大型企業集中采購進度管理是比較完善的，但也存在交貨、物流和倉儲周轉中存在風險。

一是交貨風險，規模型企業集中采購的物資數量比較大，供應商因為保存不當問題、企業運營問題、采購清單出現分歧等問題，導致出現逾期交貨風險的產生。

二是物流風險，對于規模型企業，因為集中采購的物資量比較大，對企業的倉庫存放要求比較高，筆者調研幾家企業，通常采用的是干線運輸，雖然成本比較低，但因為運輸周期長，導致出現了影響正常運營的問題。[2]同時，因為運輸流程過多，導致周期復雜加長，重復運輸現象存在。

三是倉儲周轉風險，因為集中采購的數量大，庫存量動態管理及需求預測不準，倉庫物資分配管理存在不足，經常出現突發性的物質需求增加，倉庫周轉面臨困難。

1.3 集中采購中的質量風險

在調研中發現，幾家石油大型企業都建立了采購質量管理保證體系，但是在集中采購中，也存在供需不匹配采購質量缺陷的風險。

一是供需不匹配，因為需求描述不準確，采購要求不清，技術變化和市場變化導致的集中采購目標變化大，需求部門描述難度加大，同時，因為集中采購量比較大，需求部門采購申請單錄入不完整，與采購部門溝通又不及時，導致信息傳遞失真。[3]

二是采購質量缺陷，因為采購人員和供應商的服務質量意識不強，集中采購過程流于形式，因為數量大，采購對象質量檢測具有難度，質量檢測走形式，使用過程也沒有進行復查，同時，供應商也沒有及時提供技術指導。

2 規模型企業集中采購中存在風險的原因

針對幾家石油大型企業集中采購中存在的成本風險、進度風險、質量風險，究其原因，主要表現在集中采購管理、集中采購計劃和集中采購計劃執行等三個方面。

2.1 集中采購管理因素

集中采購管理主要包括數量方面的管理、質量方面的管理、價格方面的管理和交貨方面的管理，這四個方面的協調控制可以有效地控制集中采購風險。但從幾家石油大型企業來看，存在偏頗問題，有的企業非常關注集中采購的質量，成立了質量監控部門，但過于重視質量，導致了集中采購管理成本提高，而且也影響了交貨時間和存貨周轉率，提高了集中采購成本。有的企業特別注重價格的管理，努力打價格戰，但是壓低價格的同時，導致出現供應商以次充好的問題，因為集中采購數量大，有時很難通過質量監控來完全規避質量風險，如果查出，又要面臨重新采購的風險。

2.2 集中采購計劃因素

當前，在規模型企業集中采購風險發生中，其中一個重要的原因就在于采購計劃不明確。雖然企業采購部門嚴格執行了需求部門的采購需求，但需求部分沒有科學完整的計劃，采購存在盲目性，甚至是不確定性。同時，因為集中采購物資量比較大，使用周期也比較長，在其中，企業出現項目變更，導致集中采購的物資存儲積壓，也帶來采購成本的提升，導致采購風險的發生。

2.3 集中采購計劃執行因素

合理的采購計劃也無法完全規避采購風險，在集中采購計劃執行中，因為供應商的數量少，采購選擇空間不大，采購計劃落實不了，導致交貨延遲，同時，一些供應商的辦事效率較低，集中采購的物資提運不及時。此外，因為市場行情變化，物資價格出現變動，供應商容易出現延期交付風險。endprint

3 規模型企業集中采購中風險控制措施

針對幾家石油大型企業集中采購中存在的成本風險、進度風險、質量風險，剖析成因，需要從以下幾個方面加強風險控制。

3.1 加強集中采購成本風險控制

對于規模型企業，要做好集中采購成本風險控制，要從歷史數據分析和信息化建設兩個方面入手。

一是加強歷史數據的分析以做好采購預測。當前，規模型企業集中采購業務比較成熟，企業在集中采購中經常以人的經驗來掌握采購信息，只關注了客觀外界原因導致的采購風險的管理，對于人為主觀因素導致采購成本風險的配套管理措施不足。因而，在大數據時代，要加強對企業采購歷史數據進行統計分析，如對供應商數據進行統計，嚴格規避主體沖突、資格不符、實質不符、資信不良、逾期交貨的供應商。對于報價超限、無效報價等問題的供應商，不能作為集中采購供應商，從源頭上對集中采購進行管控。[4]

二是加強信息化建設。規模型企業集中采購要充分利用信息技術手段，在采購前做好價格因素預測，在采購后做好數據統計，加強信息化管理。購置或是自主開發集中采購管理平臺，將集中采購計劃、物資倉儲和供應商關系管理等進行整合，可以根據采購部門或是需求部門的條件設置，通過計算機進行采購成本分析之后，為采購計劃制訂和供應商選擇提供參考。

3.2 嚴格集中采購的進度管控

對于集中采購的進度管控，主要從采購計劃的管理上入手，加強年度采購計劃的管理，加強分散采購與集中采購協調發展方面，加強采購審核與預警，加強采購計劃考核及統計。

在加強年度采購計劃的管理方面，要嚴格按集中采購的目錄報采購計劃，要與財務預算進行無縫對接，合理確定采購計劃，保證集中采購計劃的合理性和準確性。在加強分散采購與集中采購協調發展，要注意通過前期的分析，規避一刀切式地集中采購，在集中采購中也可實行分散采購，在分散采購中也可加強集中采購。在加強采購審核與預警方面，要對采購范圍、方式及周期進行嚴格的審查，提高工作質量及效率，同時，要對采購計劃進行常態化管理，做好與財務預算的銜接，加強預警。在加強采購計劃考核及統計方面，要實行批次、月度和年度等多層考核，提高采購計劃管理水平，同時，加強集中采購計劃的業務統計分析，推進制度化建設。

3.3 強化集中采購質量審查

對于規模型企業，要強化集中采購質量審查，要從注重采購文件編制審查和加強采購人才培養等兩個方面入手。

一是注重采購文件編制審查，規范化的采購文件，可以提供明確的采購范圍，保證采購物資技術指標的準確性，規范技術要求，規避不合理的需求，采購文件的質量要提高，條目明晰，可執行性強，一定程度上可以有效地提高采購質量。

二是加強采購人才培養。人力資源在保證集中采購的質量中具有舉足輕重的作用，加強采購隊伍建設，通過培訓方式提高在職人員的綜合素質，通過各種激勵政策吸引優秀人才加入，可以有效地做好風險點的管控，建立集中采購風險防控的長效機制。

參考文獻：

[1]蔡希有，蔣振盈.高度集中的采購管理[J].企業管理，2014（4）：74-77.

[2]方圓.對航空企業集中采購業務內部控制與風險防范方法的探討[J].企業技術開發，2013，32（15）：53-54.

[3]崔玉波.授權集中采購：在實踐中發展與應用[J].石油石化物資采購，2013（1）：54-55.

[4]王曉云.淺談企業物資集中采購及其風險控制[J].神華科技，2011，9（6）：3-5.endprint