深化企業人事檔案管理

1 企業人事檔案管理的新問題

1.1 人事檔案管理機制不健全。人才引進和輸出不規范。造成人事檔案管理混亂。其原因：一是領導對新時期的人事檔案管理認識模糊，重視不夠。二是引進人才的職能部門辦事敷衍，不管材料是否齊全。三是當事人“跳槽”滿足個人需要，導致“棄檔而走”“人檔分離”。

1.2 傳統的人事檔案管理制度滯后，使人事檔案管理工作發展緩慢。其原因：一是有的企業對人事檔案管理有等待、觀望的現象，缺少創新意識。二是對出臺的政策規定執行不力，管理不力。三是解決問題不及時，審批的層次多，拖延了解決問題的時間。四是有的單位墨守陳規。不敢打破一些舊的條條框框。

1.3 部分企業人事檔案管理人員的綜合素質低，缺乏開拓進取和創新精神，使人事檔案沒有發揮出應有作用。其原因：一是缺少專業知識，對業務不精通。二是政治素質不高，法律法規制度的觀念淡薄，責任心不強，缺乏職業道德精神，工作作風不扎實，不敢迎難而上等。三是企業人事檔案管理人員年齡偏大、力不從心。

1.4 目前人事檔案管理的方式、手段仍然處在低劣狀態之中，跟不上時代發展需要。缺乏科學性、實用性的管理技術。其原因：一是部分企業對科學管理檔案的意識不強，二是部分企業環境和條件差。

2 深化企業人事檔案管理的必要性

2.1 深化人事檔案管理是加強企業全面管理的需要。人事檔案管理是企業基礎管理的一項重要內容，是企業人員管理的依據。為了加強企業的全面管理，因此，必須要深化人事檔案的管理工作，堅持改革開放的方向，貫徹勞動人事制度改革的方針，做好檔案材料的收集、補充。使檔案達到完整齊全，為企業管理服務。

2.2 深化人事檔案管理是增強企業競爭力的要求。隨著經濟建設的發展迅猛。企業間的競爭就更為激烈。企業要建設、要生存、要發展成了新時期改革的焦點，人才競爭是重點。人事檔案是信息，它的信息價值更高，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業務活動都是為輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務。因此，一個企業要成為真正有競爭實力的單位。一定要尊重知識。管理好人才，深化人事檔案管理，堅持人事檔案管理工作原則，使檔案管理工作服務于經濟建設。

3 企業人事檔案管理的對策

3.1 建立健全人才流動的管理服務機構，加大對流動人才的人事檔案管理力度。認真貫徹執行中央組織部、國家人事部關于《流動人員人事檔案管理暫行規定》和《人才市場管理的暫行規定》等文件，提高對流動人員人事檔案管理的認識，明確人事檔案管理是政府的一項行政職能，不是市場化的商業服務行為。同時加強企業領導的自身學習。掌握企業人事檔案管理的業務知識，提高對新時期人事檔案管理的認識，明確企業的人事檔案工作是人力資源管理的支柱。發揮企業勞動人事部門的職能作用。做好人事檔案管理工作的監督。加強與引進和輸出的當事人的溝通、聯系，征求當事人檔案材料如何保管的意見，使檔案能得到有序的保管。

3.2 建立健全科學、合理的人事檔案管理制度，加強檔案管理隊伍建設。在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度。必須進行改革，改掉舊的傳統的人事檔案管理制度，及時建立新的更為科學合理的人事檔案管理制度，完善管理辦法，加強規章制度的落實，不斷修改人事檔案管理措施。打破舊的觀念，積極地做好新時期人事檔案材料的收集、整理、歸檔工作，使人事檔案管理工作發展到一個新的水平。同時，加強人事檔案管理工作人員的時事政治、法律法規學習，提高政治思想素質，進行文化業務知識培訓，強化職業道德教育，參加工作技能訓練，全面提高人事檔案管理工作人員綜合素質。

3.3 集中管理，在切實做好檔案基礎工作的前提下，努力做到科學化、規范化。提高檔案管理自動化水平。當前，許多企業的檔案管理已具有良好的基礎。特別是一些企業已經開始檔案數字化建設。因此。在統籌規劃檔案的收集、鑒定、銷毀、移交、利用等工作和確保檔案的完整、準確和安全的前提下，要盡量利用先進的技術，對企業重組改制后分散的人事檔案材料。經過整理進行資源整合，形成系統和完整的檔案資源體系，如將文字和聲像資料制成光盤等。并且可以從檔案管理入手，進一步完善已錄入服務器中大量的目錄級和全文級檔案數據，以統一、規范的格式，對新進和原有的實體形式的文件材料進行數字化，為人們不受時間、地點的限制查詢和利用檔案資源提供更加方便快捷的服務，使企業人事檔案管理朝著現代化方向發展。