提高辦公室檔案管理工作效率的思考

趙容

摘 要：社會經濟在快速發展，傳統辦公室的檔案管理方法逐漸跟不上社會發展的步伐，因此辦公室檔案管理工作也面臨著創新改革。在工作單位中，辦公室是工作人員開展工作的重要場所，辦公室檔案也與辦公室的工作有著緊密的聯系，所以辦公室檔案的管理是辦公室工作開展的重要保障。通過對辦公室檔案進行管理可以促進各項檔案相關工作的順利開展。但是在現在的辦公室檔案管理工作中還存在著諸多問題，本文通過對諸多問題進行分析并提出相應的策略。

關鍵詞：檔案管理；辦公效率；問題和對策

1 辦公室檔案管理工作的重要意義

事實上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應時代發展的體現。檔案是信息產業的重要部分。辦公室檔案管理工作的實施，其實就是為人們查詢信息資源提供便利的一項工作。而這就是辦公室檔案管理工作最為直接的價值。在信息時代快速發展的過程中，辦公室檔案管理工作的重要性進一步突出。其次，促進檔案事業的持續發展。從檔案工作的本質來看，其具有連貫性、持續性與不間斷性。正是由于檔案管理工作具有這幾方面的要求，就需要高度重視檔案管理工作。最后，有利于檔案事業與國民經濟、社會協調發展。社會的快速發展，檔案在其中起著非常重要的作用。社會中的各個行業都離不開檔案?？梢?，辦公室檔案起著無法替代的作用。做好檔案管理工作，有助于推動社會的發展。檔案將歷史發展的軌跡記錄下來，具有借鑒與參考的意義。

2 辦公室檔案管理的弊端

2.1 淡薄的管理意識和落后的管理方式

管理意識的疏忽和淡薄很大程度上來自我國參與辦公室檔案管理的工作人員，該工作人員中大多數都是來自兼職人員且專業素質較低的人群，從而導致工作效率以及工作水平相對較低，不僅對檔案管理工作的建立健全和完善產生不利因素的同時，也間接造成了管理方式越來越落后。我們應該與時俱進，為了辦公室檔案管理工作正確、高效的進行，有必要引進現代網絡信息技術。

2.2 專業水平有待提高的管理人員

目前，辦公室檔案管理人員專業水平有待提高，而且專業知識存在缺乏使其在辦公室檔案管理工作中越來越不能高效的完成，因此提高管理人員的專業素質變得尤為重要。傳統的辦公室檔案管理模式不能滿足現代辦公室的要求，網絡信息化時代對辦公室檔案管理提出了更高要求，也就是需要管理人員專業水平必須提升上來，而只有信息網絡化與具有專業素質的工作人員結合起來，才可以在效率上有所突破，使我國的辦公室檔案管理工作更上一層樓。

2.3 檔案管理工作方式比較傳統

檔案管理工作的方式對于檔案管理工作效率也有重要的影響。隨著信息技術的發展，當前的一些企業逐漸實現網絡化辦公，這不僅僅能搞提高工作效率同時還可以減少工作中的失誤。但是當前的檔案管理工作并沒有實現網絡化辦公，傳統的人工檔案管理工作難免會造成工作效率不高，甚至還會由于員工的失誤導致檔案管理工作中的錯誤，這樣會更加影響檔案管理的效率。

3 如何提供辦公室檔案管理效率

3.1 對辦公室檔案管理制度進行不斷健全和完善

更好地進行辦公室檔案管理工作，需要檔案主體的領導者要增強重視程度，有效推動檔案管理機制的完善，強化辦公室檔案管理制度的建設。要根據需要，設立專門的檔案資料室，對檔案進行有序分類，保證其有序地存儲，同時，要進行標注，以方便后期進行查閱。在進行存放的時候，不讓將其存儲在安全性不高的低樓層，要對門窗進行加固，安裝護欄，保證存放的安全性。對于內部關鍵性文件，要進行單獨保管，對保密期限進行及時更新。隨著存放時間的久遠，要進行檔案機密程度的調整，根據需要升高或者降低保密級別。對于一些不具有保密性質的文件，要進行及時處理，進行重新存放和標注。對于這些工作，為了強化監督，要兩個以上的人員同時在場，達到良好的互相監督。在檔案管理的樓層，須臾按照監控器，目的是方便調查。

3.2 培養專業化人才

檔案管理人員的素質不統一，相互之間沒有配合，團隊工作不一致，嚴重影響了工作效率。首先要重視引進專門人才，一個具有一定規模的單位，應當配備接受過專門訓練的專業人員，作為檔案管理工作的骨干力量。二是要加強檔案管理人員的業務培訓，定期參加國家檔案管理綜合管理部門的調訓，通過培訓取得檔案管理資格，提升專業技能。三是要注重強化檔案管理人員的綜合素質，重點是對本單位專門業務的了解掌握，可以通過輪崗交流，到業務部門跟班鍛煉等方式，在工作實踐中提高對檔案材料的辨識能力。四是要引進專業機構，對單位的檔案管理工作進行評估和業務指導，同時對檔案管理人員的工作實際進行客觀考核。五是要將檔案集中管理，這樣做既可以避兔工作人員精力分散，又能保證檔案管理系統化，有利于檔案管理工作的順利開展。

3.3 實現辦公室檔案管理的現代化

事實上，就當前社會發展形態與科學技術發展趨勢來看，辦公室檔案管理的現代化是必然的發展趨勢。而所謂的現代化其實就是改進傳統的管理方式，更新管理模式，這有助于促進辦公室檔案管理工作適應當前社會發展的趨勢。就當前發展形勢來看，檔案管理工作需要立足于實際。而面對社會發展的變化，檔案管理工作也將面臨著新的要求。因此，在組織開展該項工作的過程中需要根據具體的要求，制定工作目標。唯有如此，才可提高辦公室檔案管理的效率。現代化的辦公室檔案管理模式，會影響整個檔案工作。而所謂的現代化，就需要從檔案收集、整理與儲存、保管等各方面都需要體現出來。應用計算機技術，音響技術、縮微技術、靜電復印技術以及激光光盤技術等技術均是先進技術的直接體現。在科學技術快速發展的過程中，將會不斷出現先進的技術。實現辦公室檔案管理的現代化，有利于提高辦公室檔案管理工作效率。

4 總結

提升辦公室檔案管理工作效率是加強單位內部管理，推進事業發展的必然選擇二本文通過對檔案管理工作的思考，表明檔案管理工作的重要性，督促單位完善檔案管理工作的制度，健全管理隊伍，加強對檔案管理的工作支持。相信在單位領導人員、業務部門與檔案管理工作人員的相互配合下，辦公室檔案管理工作必然能夠得到穩步提升，有力推動各項事業快速健康發展。

參考文獻

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