醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用

施小麗

摘 要：醫(yī)院文書(shū)檔案管理是我國(guó)醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的重要保障之一。近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展提高，醫(yī)院文書(shū)檔案管理也朝著信息化發(fā)展，辦公效率也大大提高了。但是，醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用中還存在一些問(wèn)題，本文結(jié)合這些問(wèn)題分析了醫(yī)院文書(shū)檔案管理和利用的有效措施。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)醫(yī)院；文書(shū)檔案；檔案管理

1 院文書(shū)檔案管理與利用的現(xiàn)狀問(wèn)題

1.1 不夠重視醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用工作

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，目前許多縣級(jí)醫(yī)院基本上都進(jìn)行信息化管理，然而在實(shí)際工作中，許多文書(shū)檔案工作人員并不重視檔案管理與利用；尤其在縣級(jí)醫(yī)院中，文書(shū)檔案管理工作人員有部分是醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，對(duì)于文書(shū)檔案管理與利用的認(rèn)識(shí)還不夠，也沒(méi)有效管理的意識(shí)，受到傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理影響，很多文書(shū)檔案管理工作人員認(rèn)為用計(jì)算機(jī)信息化來(lái)管理文書(shū)檔案比較麻煩。紙質(zhì)文書(shū)要是轉(zhuǎn)成電子檔案文書(shū)，在日常還要維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，不單單浪費(fèi)，而且增加工作量；若文書(shū)檔案管理施行紙質(zhì)管理，僅僅需要一個(gè)存儲(chǔ)量足夠大的檔案室就行了，有了這樣的思維，就往往意識(shí)不到計(jì)算機(jī)信息化和檔案分類(lèi)管理的重要性，這不單單嚴(yán)重影響到醫(yī)院文書(shū)檔案朝著計(jì)算機(jī)信息化管理的發(fā)展，文書(shū)檔案在醫(yī)院的利用率也會(huì)影響到。

1.2 醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不高

在我國(guó)，醫(yī)院文書(shū)檔案管理用起步的比較晚，目前許多縣級(jí)醫(yī)院負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平比較差，往往使用那些工作態(tài)度比較認(rèn)真細(xì)心的人員來(lái)從事文書(shū)檔案管理工作。但是，縣級(jí)醫(yī)院文書(shū)檔案都涉及到醫(yī)院的重要數(shù)據(jù)信息，主要包括：醫(yī)院的財(cái)、物、人等重要的數(shù)據(jù)信息，其中許多內(nèi)容都涉及到每位員工切身利益，雖說(shuō)許多縣級(jí)醫(yī)院現(xiàn)在文書(shū)檔案管理工作人員都是任用的是專(zhuān)業(yè)人員，但對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理沒(méi)有深入的了解，在文書(shū)檔案管理上容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案利用不理想。綜上所說(shuō)，醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平相對(duì)比較低，從而制約了文書(shū)檔案的管理與利用。

1.3 醫(yī)院文書(shū)檔案的管理與利用質(zhì)量不高

目前許多縣級(jí)醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平不高，醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用質(zhì)量也不好。目前我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案的管理比較亂，專(zhuān)業(yè)水平比較差，利用率也不高。主要內(nèi)容是：

（1）醫(yī)院文書(shū)檔案沒(méi)有分類(lèi)保存管理

部分文書(shū)檔案管理工作人員覺(jué)得文檔管理是非常麻煩的，對(duì)文書(shū)檔案隨意輸入整理，沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)化的分類(lèi)與整理，認(rèn)為只要把文書(shū)檔案輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)就行；然而，這樣不單單無(wú)法有效發(fā)揮文書(shū)檔案管理與利用的作用，也會(huì)嚴(yán)重影響到醫(yī)院文書(shū)檔案日常的利用。

（2）醫(yī)院文書(shū)檔案管理?xiàng)l理性差

醫(yī)院文書(shū)檔案管理要以時(shí)間作為縱軸，分類(lèi)作為橫軸，每項(xiàng)文書(shū)檔案都要按照時(shí)間的順序收集整理；然而，很多文書(shū)檔案管理工作人員往往無(wú)視這些管理細(xì)節(jié)，常常認(rèn)為這些并不重要，只要把文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)信息整理正確就可以。這些是因?yàn)槲臅?shū)檔案管理人員的管理意識(shí)比較差，其專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平也不夠。因此，目前很多縣級(jí)醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量低下，計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不足。

（3）醫(yī)院文書(shū)檔案的利用不理想

目前，很多縣級(jí)對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案的利用還停留在紙質(zhì)資料的借調(diào)和預(yù)覽，只起到了基礎(chǔ)的查看和宣傳教育工作，并沒(méi)有對(duì)醫(yī)院的日常工作帶來(lái)重大的影響，而且對(duì)于文書(shū)檔案的宣傳和信息化系統(tǒng)的利用相對(duì)較少，還僅僅做到在存儲(chǔ)和保存上的功能，不能符合現(xiàn)代化發(fā)展的需要。因此，如何做好縣級(jí)醫(yī)院文書(shū)檔案的利用工作是重點(diǎn)探討的問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展非常重要。

2 解決醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用問(wèn)題的對(duì)策

2.1 提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的意識(shí)

在縣級(jí)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中，提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的意識(shí)是非常重要的，管理工作人員的意識(shí)直接影響到醫(yī)院文書(shū)檔案的管理質(zhì)量以及醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案的利用。我們?cè)谶x擇醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員時(shí)，要選擇那些責(zé)任心強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的管理人員。這樣的管理人員往往具備良好的職業(yè)素質(zhì)和工作意識(shí)，有一定紀(jì)律性。同時(shí)要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的普及與培訓(xùn)，主要內(nèi)容包括文書(shū)檔案的收集管理、分類(lèi)管理和安全性管理方面知識(shí)的培訓(xùn)，使得文書(shū)檔案管理人員熟悉了解文書(shū)檔案管理與利用的重要作用，讓他們從內(nèi)心深處改變管理意識(shí)。而且要對(duì)文書(shū)管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)其工作質(zhì)量定期進(jìn)行檢查，這樣不僅僅可以檢查文書(shū)檔案的管理質(zhì)量，還可以加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的管理能力。

2.2 完善醫(yī)院文書(shū)檔案與利用的管理制度

完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用的管理制度是保證其管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，在醫(yī)院的內(nèi)部要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理醫(yī)院文書(shū)檔案。提高文書(shū)檔案管理人員在醫(yī)院內(nèi)部的地位，負(fù)責(zé)人要由專(zhuān)人擔(dān)任。同時(shí)完善文書(shū)檔案管理與利用相關(guān)的管理制度，醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)文書(shū)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，制定適合的文書(shū)檔案管理與利用的管理制度，使醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作與利用可以有章可依。還要明確文書(shū)檔案管理人員的職能，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，進(jìn)而保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理與利用正常穩(wěn)定的工作運(yùn)行。

2.3 強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的質(zhì)量管理

（1）嚴(yán)格按照文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案文件歸檔整理的操作規(guī)范，要按照歸檔來(lái)設(shè)立檔案目錄與統(tǒng)計(jì)的臺(tái)賬，用科學(xué)合理的方法與原則對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與利用等等。還要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定工作計(jì)劃，并采取相應(yīng)的方法來(lái)規(guī)范醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作。

（2）加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員在日常要積極參加相關(guān)的培訓(xùn)之外，還要經(jīng)常到每個(gè)部門(mén)對(duì)部門(mén)中兼職的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，一邊工作，一邊學(xué)習(xí)，各部門(mén)兼職檔案管理人員要積極參加醫(yī)院檔案部門(mén)所組織的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)而提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。在日常工作中，對(duì)于那些重要的文書(shū)檔案一定要重點(diǎn)管理，文書(shū)檔案的移交一定要規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。要指導(dǎo)每個(gè)部門(mén)認(rèn)真按照文書(shū)檔案的規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，每個(gè)部門(mén)在移交檔案的時(shí)候一定要嚴(yán)格。要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真檢查歸檔的文書(shū)檔案，不符合規(guī)定的，要根據(jù)責(zé)任，要求相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)。

（3）加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案的安全管理

嚴(yán)格按照文書(shū)檔案的管理時(shí)限來(lái)進(jìn)行歸檔管理，規(guī)定好查閱的權(quán)限，查閱的記錄必須要做好，保密工作也要做好，檔案室的溫濕度要調(diào)節(jié)控制好，防盜、防火與防蟲(chóng)等的安全工作一定要做好。

2.4 加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案的利用

（1）文書(shū)檔案資料要認(rèn)真編輯

醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作一定要不斷創(chuàng)新，認(rèn)真仔細(xì)的編輯整理，歸檔存放。文書(shū)檔案一定嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行編輯，工作方法要不斷創(chuàng)新進(jìn)步，進(jìn)而保證文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行。

（2）醫(yī)院文書(shū)檔案資源的合理利用

文書(shū)檔案資源可以向醫(yī)院或者上級(jí)部門(mén)提供各種想要的數(shù)據(jù)信息，醫(yī)院管理層的決策與規(guī)劃、各部門(mén)工作總結(jié)、各項(xiàng)措施的實(shí)施都用的到文書(shū)檔案。文書(shū)檔案資源可以配合重點(diǎn)學(xué)科的人才選拔，也可以用于醫(yī)療科研的課題確立。文書(shū)檔案資源也可以用在經(jīng)濟(jì)責(zé)任的自查與審計(jì)，以及醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門(mén)檢查其債權(quán)債務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院文書(shū)檔案的管理與利用是非常重要的，醫(yī)院管理層要高度重視起來(lái)，并要加大資金的投入。文書(shū)檔案管理人員還要不斷提高自身專(zhuān)業(yè)技能水平，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)都要緊密配合才行，并有效提高醫(yī)院文書(shū)檔案的利用率，使其有效發(fā)揮其價(jià)值，進(jìn)而為醫(yī)院健康穩(wěn)定的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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