醫院文書檔案管理與利用

施小麗

摘 要：醫院文書檔案管理是我國醫院基礎管理水平的重要保障之一。近年來，我國社會經濟與科學技術不斷發展提高，醫院文書檔案管理也朝著信息化發展，辦公效率也大大提高了。但是，醫院文書檔案管理與利用中還存在一些問題，本文結合這些問題分析了醫院文書檔案管理和利用的有效措施。

關鍵詞：縣級醫院；文書檔案；檔案管理

1 院文書檔案管理與利用的現狀問題

1.1 不夠重視醫院文書檔案管理與利用工作

隨著科學技術的進步，目前許多縣級醫院基本上都進行信息化管理，然而在實際工作中，許多文書檔案工作人員并不重視檔案管理與利用；尤其在縣級醫院中，文書檔案管理工作人員有部分是醫學專業畢業，對于文書檔案管理與利用的認識還不夠，也沒有效管理的意識，受到傳統文書檔案管理影響，很多文書檔案管理工作人員認為用計算機信息化來管理文書檔案比較麻煩。紙質文書要是轉成電子檔案文書，在日常還要維護計算機系統，不單單浪費，而且增加工作量；若文書檔案管理施行紙質管理，僅僅需要一個存儲量足夠大的檔案室就行了，有了這樣的思維，就往往意識不到計算機信息化和檔案分類管理的重要性，這不單單嚴重影響到醫院文書檔案朝著計算機信息化管理的發展，文書檔案在醫院的利用率也會影響到。

1.2 醫院文書檔案管理人員的專業水平不高

在我國，醫院文書檔案管理用起步的比較晚，目前許多縣級醫院負責文書檔案管理人員的專業水平比較差，往往使用那些工作態度比較認真細心的人員來從事文書檔案管理工作。但是，縣級醫院文書檔案都涉及到醫院的重要數據信息，主要包括：醫院的財、物、人等重要的數據信息，其中許多內容都涉及到每位員工切身利益，雖說許多縣級醫院現在文書檔案管理工作人員都是任用的是專業人員，但對醫院文書檔案管理沒有深入的了解，在文書檔案管理上容易出現錯誤，從而導致文書檔案利用不理想。綜上所說，醫院文書檔案管理人員的專業水平相對比較低，從而制約了文書檔案的管理與利用。

1.3 醫院文書檔案的管理與利用質量不高

目前許多縣級醫院文書檔案管理水平不高，醫院文書檔案管理與利用質量也不好。目前我國醫院文書檔案的管理比較亂，專業水平比較差，利用率也不高。主要內容是：

（1）醫院文書檔案沒有分類保存管理

部分文書檔案管理工作人員覺得文檔管理是非常麻煩的，對文書檔案隨意輸入整理，沒有進行系統化的分類與整理，認為只要把文書檔案輸入到數據庫就行；然而，這樣不單單無法有效發揮文書檔案管理與利用的作用，也會嚴重影響到醫院文書檔案日常的利用。

（2）醫院文書檔案管理條理性差

醫院文書檔案管理要以時間作為縱軸，分類作為橫軸，每項文書檔案都要按照時間的順序收集整理；然而，很多文書檔案管理工作人員往往無視這些管理細節，常常認為這些并不重要，只要把文書檔案的數據信息整理正確就可以。這些是因為文書檔案管理人員的管理意識比較差，其專業技術水平也不夠。因此，目前很多縣級醫院文書檔案管理質量低下，計算機等基礎設施的建設不足。

（3）醫院文書檔案的利用不理想

目前，很多縣級對于醫院文書檔案的利用還停留在紙質資料的借調和預覽，只起到了基礎的查看和宣傳教育工作，并沒有對醫院的日常工作帶來重大的影響，而且對于文書檔案的宣傳和信息化系統的利用相對較少，還僅僅做到在存儲和保存上的功能，不能符合現代化發展的需要。因此，如何做好縣級醫院文書檔案的利用工作是重點探討的問題，對醫院的發展非常重要。

2 解決醫院文書檔案管理與利用問題的對策

2.1 提高醫院文書檔案管理人員的意識

在縣級醫院文書檔案管理工作中，提高醫院文書檔案管理人員的意識是非常重要的，管理工作人員的意識直接影響到醫院文書檔案的管理質量以及醫院對文書檔案的利用。我們在選擇醫院文書檔案管理人員時，要選擇那些責任心強、專業性強的管理人員。這樣的管理人員往往具備良好的職業素質和工作意識，有一定紀律性。同時要對文書檔案管理人員進行專業技能的普及與培訓，主要內容包括文書檔案的收集管理、分類管理和安全性管理方面知識的培訓，使得文書檔案管理人員熟悉了解文書檔案管理與利用的重要作用，讓他們從內心深處改變管理意識。而且要對文書管理工作人員定期進行培訓，對其工作質量定期進行檢查，這樣不僅僅可以檢查文書檔案的管理質量，還可以加強文書檔案管理人員的管理能力。

2.2 完善醫院文書檔案與利用的管理制度

完善醫院文書檔案管理與利用的管理制度是保證其管理質量的基礎，在醫院的內部要安排專人負責管理醫院文書檔案。提高文書檔案管理人員在醫院內部的地位，負責人要由專人擔任。同時完善文書檔案管理與利用相關的管理制度，醫院要根據自身實際情況，結合相關文書檔案管理方面的專業知識，制定適合的文書檔案管理與利用的管理制度，使醫院文書檔案信息化管理工作與利用可以有章可依。還要明確文書檔案管理人員的職能，做到責任落實到個人，進而保證醫院文書檔案管理與利用正常穩定的工作運行。

2.3 強化醫院文書檔案的質量管理

（1）嚴格按照文書檔案管理的標準執行

醫院文書檔案管理人員一定要認真學習檔案文件歸檔整理的操作規范，要按照歸檔來設立檔案目錄與統計的臺賬，用科學合理的方法與原則對文書檔案進行收集整理、編目、鑒定、統計、保管與利用等等。還要結合醫院的實際情況，制定工作計劃，并采取相應的方法來規范醫院文書檔案的管理工作。

（2）加強檔案管理的業務指導工作

醫院文書檔案管理人員在日常要積極參加相關的培訓之外，還要經常到每個部門對部門中兼職的檔案管理人員進行業務指導，一邊工作，一邊學習，各部門兼職檔案管理人員要積極參加醫院檔案部門所組織的專業技術培訓，進而提高醫院文書檔案管理工作的質量。在日常工作中，對于那些重要的文書檔案一定要重點管理，文書檔案的移交一定要規范，嚴格按照規定執行。要指導每個部門認真按照文書檔案的規章制度來執行，每個部門在移交檔案的時候一定要嚴格。要按照相關標準認真檢查歸檔的文書檔案，不符合規定的，要根據責任，要求相關責任人負責達標。

（3）加強醫院文書檔案的安全管理

嚴格按照文書檔案的管理時限來進行歸檔管理，規定好查閱的權限，查閱的記錄必須要做好，保密工作也要做好，檔案室的溫濕度要調節控制好，防盜、防火與防蟲等的安全工作一定要做好。

2.4 加強醫院文書檔案的利用

（1）文書檔案資料要認真編輯

醫院文書檔案管理工作一定要不斷創新，認真仔細的編輯整理，歸檔存放。文書檔案一定嚴格按照規范進行編輯，工作方法要不斷創新進步，進而保證文書檔案管理工作順利進行。

（2）醫院文書檔案資源的合理利用

文書檔案資源可以向醫院或者上級部門提供各種想要的數據信息，醫院管理層的決策與規劃、各部門工作總結、各項措施的實施都用的到文書檔案。文書檔案資源可以配合重點學科的人才選拔，也可以用于醫療科研的課題確立。文書檔案資源也可以用在經濟責任的自查與審計，以及醫院的財務部門檢查其債權債務。

3 結束語

總而言之，醫院文書檔案的管理與利用是非常重要的，醫院管理層要高度重視起來，并要加大資金的投入。文書檔案管理人員還要不斷提高自身專業技能水平，醫院各個部門都要緊密配合才行，并有效提高醫院文書檔案的利用率，使其有效發揮其價值，進而為醫院健康穩定的發展做出貢獻。

參考文獻

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[2]黃玉霞.試論醫院文書檔案管理信息化技術[J]，科技信息，2016，28（17）.endprint