淺析慈善檔案管理工作的問題與對策

張愛華

摘 要：在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的過程當中，慈善事業(yè)是必不可缺的組成部分，同時也是全面構(gòu)建和諧社會當中的重要環(huán)節(jié)。相關(guān)部門不僅要全力加強對慈善事業(yè)的重視，同時也要采取科學的方法全面的加強慈善檔案管理工作。這樣不僅能夠確保慈善事業(yè)能夠規(guī)范有序的展開，同時也能為慈善檔案管理制度的不斷完善提供良好的保障。本文首先分析了慈善檔案管理過程當中存在的主要問題，然后進一步的分析了全面加強慈善檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：慈善；檔案管理工作；問題；對策

1 慈善檔案管理過程當中存在的主要問題

1.1 邊緣化嚴重

在實際的慈善事業(yè)發(fā)展的過程當中，大部分的人員都只注重慈善活動的開展和相關(guān)的組織，卻很少在檔案管理方面花費較多的人力和財力。這主要是由于相關(guān)人員沒有深刻的認識到檔案管理工作，對于慈善事業(yè)發(fā)展以及相關(guān)活動開展的重要性。為了能夠?qū)⒏嗟馁Y金投入到慈善事業(yè)當中，而對檔案管理成本進行大幅度的縮減，從而使得現(xiàn)有的檔案管理設備儀器和工作人員數(shù)量不能夠滿足實際的慈善檔案管理要求。部分的管理人員自身的管理意識和責任心相對較低，這就使得檔案管理工作的邊緣化和隨意化程度不斷加深，又對檔案管理工作的全面發(fā)展造成了嚴重的阻礙。

1.2 制度不健全

在檔案管理工作開展的過程當中，大部分的慈善機構(gòu)都存在檔案質(zhì)量難以提高的現(xiàn)象，這主要是由于相關(guān)人員沒有制定完善的檔案管理制度。某些慈善單位雖然制定了管理制度，但管理人員卻沒有嚴格地將制度的要求貫徹到管理工作當中，從而使得管理規(guī)章和管理制度出現(xiàn)形同虛設的現(xiàn)象。部分的單位沒有對檔案借閱進行詳細的登記，部分的登記內(nèi)容存在較多的錯誤，這使得檔案就是和檔案損壞的幾率大幅提升。慈善單位沒有對檔案管理過程當中涉及的案卷標題、編號、目錄等著內(nèi)容進行嚴格的規(guī)定，這就使得檔案管理工作存在較為嚴重的不規(guī)范和紊亂的現(xiàn)象。

1.3 重視程度低

大部分的檔案管理工作都是由單位當中的閑散人員或者退居二線的工作人員來進行的，這些工作人員雖然具備一定的工作經(jīng)驗，但嚴重的缺乏檔案管理，知識和技能。雖然能夠勉強的完成檔案管理工作，但卻無法解決檔案館工作當中遇到的一系列問題，這將會使得檔案管理的整體質(zhì)量大幅度的降低。另外，單位沒有定期的招聘具有較高專業(yè)水平和管理能力的專業(yè)人才，也沒有與時俱進地為現(xiàn)有的檔案管理人員提供科技化和專業(yè)化的單位培訓，從而使得管理人員本身的信息化檔案管理水平難以得到有效的提升，這將嚴重地阻礙慈善檔案管理工作的高效開展。部分的單位甚至沒有安排足夠的工作人員參與到檔案館工作當中，這將會使得實際的檔案管理與其向事業(yè)的發(fā)展脫節(jié)。

2 全面加強慈善檔案管理的有效措施

2.1 全面加強管理考核力度

現(xiàn)在，人們的檔案沒有一個正確的認識，認為檔案管理的工作也不是十分的重要，不能給與檔案管理足夠的重視。為了使相關(guān)人員都能夠嚴格按照相關(guān)要求和標準來完成檔案管理工作，慈善單位必須要科學合理地制定檔案管理目標，然后有效地將檔案管理情況和業(yè)績考核進行有機組合。在充分的明確檔案管理工作人員的利、責、權(quán)的情況下，有效提升管理工作和薪資福利，以及獎懲措施之間的聯(lián)系。慈善單位可以有效的在年度考核當中融入與政績考核有關(guān)的內(nèi)容，不僅要全面加強管理工作的結(jié)果考核，同時也要詳細的記錄管理人員不同階段的檔案管理過程，并安排專業(yè)人員公正、客觀、嚴格的對評價結(jié)果進行審核。為了全面提升重大檔案管理的規(guī)范性和科學性，相關(guān)人員還可以充分的參考法律法規(guī)和政策的要求，建立科學有效的法律懲罰制度和經(jīng)濟制裁制度。針對因失職和工作失誤而造成重要檔案流失和管理混亂的工作人員，慈善單位必須要根據(jù)相關(guān)的處罰制度和法律法規(guī)追究起的責任，面對造成危害和影響較為嚴重的管理人員，慈善單位可以選擇辭退該管理人員。慈善單位可以引進先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡系統(tǒng)構(gòu)建全面的達信息管理系統(tǒng)，然后利用系統(tǒng)當中的功能對檔案管理進行全面跟蹤，這樣不僅能夠快速的掌握每一階段的檔案管理實際情況，同時也能對管理人員的敬業(yè)精神、思想品德、專業(yè)知識、從業(yè)能力進行綜合的考評。在制定激勵機制的過程當中可以充分的參考不同管理人員的實際需求，為其提供具有針對性的特殊獎勵和激勵。這樣不僅能夠有效地協(xié)助管理人員實現(xiàn)個人價值和職業(yè)生涯規(guī)劃，同時也能使慈善檔案管理工作能夠取得預期的效果。

2.2 有效開展專業(yè)管理培訓

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展為慈善事業(yè)的全面發(fā)展提供了良好的環(huán)境，在慈善事業(yè)的規(guī)模不斷擴大的情況之下，各種慈善數(shù)據(jù)和信息不斷的增多，這無疑全面提高的對慈善檔案管理工作的各方面要求。在信息科技快速發(fā)展的當下，慈善企業(yè)也必須要與時俱進地引進先進的信息化檔案管理設備和儀器，并且不斷地提高檔案管理人員的信息管理水平和操作能力。因此，慈善單位就可以定期或者不定期地安排管理人員參加專業(yè)化的檔案管理培訓。在培訓的過程當中，不僅要加強對工作人員的專業(yè)知識和職業(yè)技能的培訓，同時也要利用有效的培訓方法全面提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。另外，慈善單位還需要制定長效的培訓機制，除了安排管理人員參加相應的外部培訓和交流學習之外，還必須要在企業(yè)內(nèi)部利用各種有效的方法和網(wǎng)絡渠道開展日常培訓。企業(yè)還可以根據(jù)實際的其他檔案管理要求有目的性的完成培訓模塊的設置和培訓資料的編輯，并安排專人考核檔案管理人員的實際培訓情況，并將培訓過程當中的培訓結(jié)果、出勤率、評測成績、培訓成績等的相關(guān)內(nèi)容詳細地記錄在案。

2.3 加強規(guī)范制度有效建設

相關(guān)人員必須要充分的參考法律法規(guī)和制度要求，例如《慈善檔案查閱利用制度》、《慈善檔案歸檔制度》等的內(nèi)容，綜合地制定適合實際的檔案管理工作開展的有效制度。這當中不僅要對慈善信息和資料的收集進行詳細的規(guī)定，同時也要對慈善材料和紙張文件的歸檔范圍，以及檔案的保管期限表、分類、收集等各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進行精細劃分。管理人員還需要分別針對檔案管理、檔案借閱、電子信息數(shù)據(jù)庫建立等每個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進行詳細的分析，分別的參考不同管理環(huán)節(jié)的特性和要求完成管理制度的建設，這樣能夠確保每個環(huán)節(jié)的檔案管理工作都能夠按照相應的規(guī)章和制度進行。在全面的提升檔案管理工作的規(guī)范化和合理化水平的同時，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率能夠得到顯著的提升。為了全面的提升檔案管理工作的安全性和可靠性，相關(guān)人員在全面加強電子檔案系統(tǒng)的建設和管理的過程當中，可以利用軟件和設備將紙質(zhì)檔案和文件當中的重要信息錄入電腦，使之形成較為系統(tǒng)而真實的數(shù)字化信息。不僅要對電子檔案信息系統(tǒng)進行有效的維護和管理，同時也要全面加強對紙質(zhì)檔案的管理力度。在全面推行雙套子慈善檔案管理模式的情況下，不斷的提升檔案管理人員的慈善信息開發(fā)和檔案管理保護水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，相關(guān)的工作人員就必須要全面的對檔案管理工作開展過程當中遇到的問題進行深入的研究分析，在充分的結(jié)合慈善事業(yè)的發(fā)展情況和檔案管理要求，有目的性地提出一系列能夠全面提升檔案管理效率和質(zhì)量的有效措施。除此之外，相關(guān)人員還必須要全面加強對檔案管理工作的監(jiān)督，規(guī)范地進行慈善情報和慈善資料的有效收集，然后對其進行統(tǒng)一的整理和歸類。還可以充分地引進先進的數(shù)字化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)絡系統(tǒng)來對檔案進行綜合的管理，從而為慈善檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量的全面提升奠定了基礎。

參考文獻

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