醫院檔案管理工作解析

謝金菊+陳錦娥

摘 要：檔案管理是醫院管理工作當中不可忽視的環節，而醫院的各項檔案信息都是確保醫療衛生事業和醫院長遠發展的財富，必須要規范醫院檔案管理，最大化發揮醫院檔案的應用價值。但是目前醫院的檔案管理還存在一定的問題，使各項工作的實施受到阻礙，也影響到醫院檔案管理的科學性和規范性。對此，醫院必須從實際出發，及時發現檔案管理中存在的問題，并提出針對性的解決對策。

關鍵詞：醫院；檔案管理；問題；建議

檔案是歷史的記錄，醫院檔案從多個方面客觀反映了醫院發展過程中不同時期、不同時代條件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件等等，是醫院發展歷史的見證。不僅如此，醫院檔案在深化醫院改革、提高醫療質量中都起著重要作用。科技興院的目標要求醫療工作者們切實抓好檔案信息開發工作、完整積累檔案資料，以科學化、制度化、規范化、標準化為基本指導思想，大力推動醫院檔案管理工作的進行。所以，針對新時代條件下醫院的特點，探究出醫院檔案管理的新模式、新方法、新理念是醫院管理工作者必須達到的要求，并要以此為基礎，實現現代化醫院管理服務。

1 醫院檔案管理工作存在的問題

（一）認識不足。大部分醫院的管理者認為，醫院的重心為醫療技術水平、科研力量及護理質量，而檔案管理無法產生直接的經濟效應，所以將其忽視，于是醫院的工作重點放在提高醫療水平、大量購進先進設備及提升護理質量上，而對檔案管理的投入甚少，導致檔案管理不完善，進而影響醫院資源的完整性[5]。鑒于醫院管理者對檔案管理的不重視，醫院的工作人員往往也對檔案沒有足夠的重視。部分具有繁重工作的醫務人員，對工作中很多的細節內容沒有進行記錄，同時缺乏對文檔進行保存的習慣，完全不了解檔案完整的重要性，認為檔案的管理工作無關緊要，僅僅為檔案管理員的工作。部分工作人員還以查找資料方便為理由，不愿意把整理的檔案交由檔案室保管，嚴重影響了其他部門對資料的查找和利用。部分檔案管理員對其管理工作也沒有足夠的重視，只是死板地將收集的資料進行整理和歸類，有時也會因為失誤造成檔案整理及歸類錯誤。

（二）制度缺陷。檔案管理制度中存在的缺陷主要表現為管理制度不全及檔案收集工作效率低下。雖然三級醫院對行政、醫療、后勤等均有制定相對健全的管理制度，但對檔案管理而言，尚無完善的管理制度[6]。在醫院的考核工作中，檔案管理也不在范圍內，在這種管理情況下，嚴重打擊了檔案管理員的工作積極性，同時也不存在工作壓力，導致檔案管理員的工作效率低。

（三）能力不足。檔案管理能力不足主要體現在檔案管理員的專業水平不足，對相關的檔案知識匱乏。究其原因，主要是醫院對檔案管理的不重視，進而并沒有選擇比較專業的檔案管理人才入院工作，同時并沒有對醫院的檔案管理員進行相應的教學培訓，提高工作人員的專業素養。因此，檔案管理員只能依靠傳統的工作方式及自身的工作經驗對檔案進行管理，缺乏專業性，不能適應當代的社會要求。

（四）標準混淆。檔案管理標準混淆是指檔案管理工作中，未對檔案的內容進行合理科學的劃分，部分檔案界限不明顯，導致在檔案的收集、整理及歸類工作中，容易出現混淆的情況。

2 改善醫院管理工作的對策

（一）提高檔案管理重視程度。檔案管理是醫院管理環節不可忽視的部分，更是其他各項工作開展的基礎條件和有力依據，因此，做好檔案管理工作是目前的當務之急，而做好當前管理工作的前提條件就是要從思想上進行轉變，也就是要求醫院領導能夠從根本上意識到檔案管理的重要性，加強對這一工作的重視，開發利用好檔案信息資源，認識到醫院的穩定發展離不開檔案管理工作的創新和優化。一方面，醫院在全面推進自身的業務建設時，需要將其和檔案管理工作進行同步的發展和規劃。另一方面，要加大對檔案管理的宣傳，除了要讓醫院領導對其提起高度重視以外，更要讓全體員工都從意識上重視檔案管理，了解檔案和實際工作密不可分的關聯性。

（二）建立健全檔案管理制度。醫院的檔案管理工作十分復雜，各個部門科室對于檔案管理有著差異化的要求，而且專業程度較高，這在很大程度上加劇了管理難度，也使得檔案管理工作的實施沒有有效依據。為了解決這一問題，醫院需要從實際出發，建立完善的檔案管理制度，并在完善制度的前提下形成科學的管理體系。在相關法律法規的制定當中，必須要明確指出檔案管理工作人員的責任和義務，提出檔案管理的細致化要求，進而根據不同科室對于檔案信息的需求進行科學化的管理，保障檔案內容的完善。

（三）提高檔案管理人員素質。醫院檔案管理工作人員的素質不能與當前的檔案管理實際相適應，而且知識的更新速度較慢，都會直接影響到檔案管理工作的實施成果，并帶來一系列的問題。為了有效解決這一問題，必須提高檔案管理人員的素質，使他們能夠具備較高的專業知識技能，同時也需要提升檔案管理人員的職業素養，構建一支復合型高素質的檔案管理工作隊伍，更好地支持醫院檔案管理的規范科學發展。因此，加強對工作人員的教育培訓是當前的重點，也是檔案管理人員綜合素質培養的主要渠道。一方面，要注重建立一個完善的培訓制度，并制定相應的培訓計劃，運用多元化的培訓方式來確保培訓成效，鍛煉工作人員的綜合素質。另一方面，要重視培訓成果的考核和檢驗，并建立相關的激勵機制來增強工作人員的積極性。

（四）推進檔案管理規范建設。檔案管理的規范化發展是醫院管理工作創新改革的重要方向，這也是確保醫療衛生體制改革順利完成的一項重要舉措，而醫院作為一個特殊性的主體，在檔案管理中除了做好文書檔案、音像檔案等之外，還有一項重點內容是抓好病案管理，積極推進并按規范建設，避免醫患糾紛問題的發生，推動醫院的穩定和諧發展。醫務人員在書寫病案時必須要遵循病案書寫規范，保持嚴謹的工作態度，在思想上也要充分重視，保障病案書寫的準確性。同時也需要根據病案書寫規范的要求來加強對醫務人員的培訓，使得他們能夠從根本上意識到病案書寫的嚴肅性，規范他們的實際行為，從而確保病案質量，為檔案管理規范化的實現提供根本保障。除此以外，要全面推行監督制度，定時對病案進行抽查，按照獎懲制度的設定做到賞罰分明，加快醫院檔案管理的規范化進程。

醫院檔案管理工作作為醫院管理基礎性工作之一，應該受到院方領導和相關從業人員的重視。在了解醫院檔案管理工作重要價值之時，深入研究并挖掘醫院檔案管理更深層次的意義。對醫院檔案管理現存問題秉持客觀態度進行審視，運用科學系統管理方法來解決相關問題。緊跟社會與時代發展的步伐，運用信息技術，強化管理手段，從多方面推動與促進醫院檔案管理朝著科技化、人性化的方向發展。

參考文獻

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作者簡介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門人，館員，碩士學歷，從事科研管理工作。endprint