淺談檔案鑒定工作存在的問題與對策

摘 要：檔案鑒定工作是檔案歸檔工作的重要環(huán)節(jié)，檔案鑒定的準確度直接影響歸檔材料的完整性。在搜集檔案資料時，檔案管理員最先做的就是對文件進行鑒定，我們要建立在對檔案鑒定充分認識的基礎上，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學安排，確保檔案鑒定工作取得實效。

關鍵詞：檔案鑒定工作；問題；對策

檔案是反應某種工作活動的原始記錄，有其珍貴的價值。檔案鑒定是檔案工作的一項重要內(nèi)容，在搜集檔案資料時，檔案管理員最先做的就是對文件進行鑒定。長期以來，檔案工作者對鑒定工作的認識和實踐尚存一定的局限性。現(xiàn)筆者就檔案鑒定工作存在的問題與對策淺談如下意見。

1 檔案鑒定工作存在的問題

（一）對歸檔文件材料的準確性鑒定有待提高

檔案雖是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為在文件材料的形成過程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時未能全面反映歷史真實，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實，這在不同歷史時期和不同工作領域都不同程度地存在。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。

（二）對歸檔材料的完整性鑒定有待增強

歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個方面：

一是歸檔材料門類不全。無論是進館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其是業(yè)務檔案大都沒有歸檔，而被業(yè)務部門占為己有，其全面反映本公司工作活動的情況大打折扣，為將來提供查閱埋下隱患。

二是歸檔部門不全。公司各部的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，除綜合部形成的紅頭文件外，其他部、所形成的材料雖然較少，但多數(shù)卻有較高的價值，各部、所往往會當成自己部門的檔案存起來，檔案人員在收集這部分文件資料時，往往難以全部收回，給檔案的完整性帶來了影響。

三是歸檔文件材料不完整。編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案，存檔的機率較小，而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要部分。筆者在收集檔案過程中，就出現(xiàn)過這樣的事，往往歸檔者把主件存檔，不加附件（因為附件多數(shù)是文件的復制品），這樣給檔案的完整造成影響，有的附件往往是該份文件的核心件，缺少就可能讓整個文件沒有實質(zhì)意義。因此，要求檔案工作者在對其進行鑒別評價時，應仔細總結(jié)經(jīng)驗教訓，以便在業(yè)務指導工作和收集工作中采取必要的措施，盡量避免或減少此類現(xiàn)象發(fā)生，力求檔案盡可能的完整，為檔案材料的最大利用提供堅實基礎。

（三）沒有對檔案的珍貴程度進行評定

目前對檔案價值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價值是相對價值。就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期。一份具體的檔案材料應當是整個社會的而不是一個公司的，是全面的而不是單項的，是歷史的而不是階段性的價值評定。這樣既有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案，也有利于準確地評定檔案館的檔次和地位，使有限的檔案經(jīng)費用到最需要的地方。

2 檔案鑒定工作對策

基于上述認識，筆者認為檔案鑒定應包括檔案保管期限鑒定、檔案準確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

（一）前期鑒定

所謂前期鑒定是指對文件材料保存價值的鑒定和對歸檔文件材料的準確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是按工作中順序完成的，只需嚴格管理制度，明確管理責任，由責任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負責，共同把關，協(xié)作完成。主要包括：

1.保存價值鑒定。是指對文件材料有沒有保存價值、保存價值大小的鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔、保管期限的長短。這是檔案工作者的常規(guī)性工作，這里不再詳述。

2.準確性鑒定。是指對歸檔文件材料的各種標識的準確性及其所承載的信息的準確性進行甄別評定。前期鑒定中的準確性鑒定，主要是針對工作中因工作疏忽將歸檔文件材料的某些標識如責任者、時間、簽章、竣工章等遺漏丟失或者錯誤，正文與底稿不相符，正本與副本不相符，基建圖物不符，設備圖物不符等諸多情況的檢查。在文件材料歸檔時，由責任人進一步核實鑒別，并在案卷備考表中的案卷檢查人欄簽字或以其它形式確認歸檔文件的準確性。

3.完整性鑒定。歸檔時，責任人圍繞某個事件（如國有企業(yè)在轉(zhuǎn)讓某資產(chǎn)時需要的合同和申請材料等）、某項工程、某個設備、某項任務所產(chǎn)生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁數(shù)、圖片及底稿的完整性進行鑒別并簽字確認，以確保歸檔文件材料的完整性。另外，檔案管理者還應多向職工宣傳《檔案法》，讓大家了解文件存檔的必要性，知道文件存在公司綜合檔案室有利于文件的保存和職工方便查找，盡可能的讓檔案全部存放到公司總部檔案室，以此實現(xiàn)歸檔文件的完整。

（二）后期鑒定

所謂后期鑒定是指專門的鑒定委員會對檔案進行鑒定。后期鑒定，是檔案館（室）的重要業(yè)務環(huán)節(jié)，需要建立專門的、具有權威性的鑒定委員會，按特定的程序進行。其工作內(nèi)容應包括檔案評價、珍貴程度鑒定和保管期限鑒定等。

1.檔案評價。由于歷史原因，許多檔案與事實不很吻合。檔案館應當在不改變原件的前提下，對不同時期的文件材料進行整體和個別評價，并將之納入檔案館指南和各全宗卷，以正視聽，引導利用者恰當?shù)厥褂脵n案，真實地書寫歷史。此項工作，需組織專門人員集中進行，或者檔案局作為一項正常工作列入管理或編入職責范圍，延續(xù)不斷地開展。

2.檔案珍貴程度鑒定。檔案珍貴程度是相對而言的。就國有企業(yè)而言，珍貴的檔案除了企業(yè)成立初期的各類活動記錄檔案外，還包括，企業(yè)領導人的任命，部室的增設、人員編制的核定，職務、職稱、工資的變動情況，申報各類優(yōu)秀企業(yè)等日常事務性檔案資料。企業(yè)經(jīng)營管理過程中的對外投資控股、參股、合資、租賃、承包、轉(zhuǎn)讓、兼并等一系列活動中形成的各類材料，是檔案的重中之重，是很珍貴的檔案。這類檔案一般應列為永久保管，少部分作為長期保管。

3.到期檔案的鑒定。由檔案保管部門根據(jù)自己的館藏特色和館藏情況，成立鑒定委員會，制訂鑒定原則標準和運行程序，有計劃地對到期檔案進行鑒定，確定存毀。這項工作應堅持不斷地開展，真正將有價值的檔案保存好，將失去保存價值的檔案銷毀掉，避免因檔案館（室）重輕不分而形成的管理浪費，提高管理效率。

總而言之，檔案鑒定工作任務重大，只有建立在對檔案鑒定充分認識的基礎上，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學安排，才能取得事半功倍的效果。

參考文獻

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[2].檔案鑒辨學[M].劉耿生 .何莊 .張美芳 .2009（01）

作者簡介

田力丹（1978-），女，中共黨員，土家族，行政管理專業(yè)本科畢業(yè)，中級政工師，助理檔案館員，一級客戶服務管理師，高級職業(yè)經(jīng)理，1998年7月參加工作，現(xiàn)任重慶鴻業(yè)實業(yè)（集團）有限公司行政部部長，集團機關黨支部委員、紀委委員、工會委員。endprint