基層單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀分析

摘 要：本文以江蘇省泰興市干部人事檔案管理工作為例探討基層單位在干部人事檔案管理中存在的問題、分析其成因以及如何改進(jìn)并合理管理使用干部人事檔案，力求更好地為干部工作提供更為全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：基層單位、干部人事檔案；存在問題；對(duì)策

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是組織人事工作的重要組成部分。是組織對(duì)個(gè)人培養(yǎng)、使用、提升、晉級(jí)的重要依據(jù)。加強(qiáng)干部人事檔案管理，提高利用率，對(duì)加強(qiáng)單位人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展有著重要意義。筆者經(jīng)過近年來開展的干部人事檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)和干部人事檔案專項(xiàng)審核工作發(fā)現(xiàn)基層單位的干部人事檔案工作存一些比較突出的問題，應(yīng)當(dāng)引起足夠重視。

1 干部人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員配備不足，人員素質(zhì)參差不齊。基層單位受人員編制影響，很少有專職的干部人事檔案管理人員，都是“半路出家”、“現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣”的兼職檔案管理員。只能依靠上級(jí)業(yè)務(wù)部門的簡(jiǎn)短培訓(xùn)和自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢積累檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)他們往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)較重，無法一門心思搞好檔案管理工作。江蘇省泰興市擔(dān)負(fù)干部人事檔案管理任務(wù)的單位有70多家，除組織部、人社局、公安局和教育局及部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)外極少有單位配備了專職的干部人事檔案管理員，干部人事檔案管理工作普遍由組織人事干部兼任，檔案管理的專業(yè)化程度不足，管理規(guī)范程度較低。

2.干部人事檔案的管理手段落后，檔案管理效率低下。基層單位人事檔案的管理手段較為原始粗放，以傳統(tǒng)介質(zhì)、手工勞動(dòng)為主，重復(fù)性勞動(dòng)較多。極少數(shù)部門已在探索使用人事檔案管理軟件，但由于管理人員變動(dòng)大，要求錄入內(nèi)容多，且操作復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，影響檔案管理工作效率的提高。從泰興市來看，除組織部和人社局在日常工作中采用了干部人事檔案信息管理系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化外，其他單位基本上還處于手工操作，有的單位雖然購(gòu)買了軟件但是使用率極低，這既不利于檔案的保管，又降低了工作效率。

3.檔案材料收集不全，真實(shí)性存疑。一方面，以前基層干部人事檔案材料收集中涉及的個(gè)人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多。涉及工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)的方面較少。重學(xué)歷、輕能力，重歷史、輕現(xiàn)實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重。導(dǎo)致檔案材料收集不全、新材料補(bǔ)充不及時(shí)的問題十分突出。另一方面部分基層單位檔案材料缺乏真實(shí)性。由于歷史原因，部分干部的人事檔案殘缺不全，往往在出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、歷史結(jié)論上存在差錯(cuò)，甚至于出現(xiàn)了嚴(yán)重的干部人事檔案造假現(xiàn)象。由于管理原因，私自更改出生年月、參加工作時(shí)間；編造假學(xué)歷、購(gòu)買假文憑等等在之前管理松散時(shí)經(jīng)常發(fā)生。 泰興市2013年開始開展干部人事檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)和專項(xiàng)審核工作，在組織人事部門的努力下，基本堵住了漏洞，大部分錯(cuò)誤得到了糾正，但仍然有遺漏之處。

4.對(duì)干部人事檔案的管理不規(guī)范。雖然各基層單位都制定了《干部人事檔案管理工作制度》，但是由于管理水平及工作監(jiān)督方面做的不到位導(dǎo)致無論是在干部人事檔案材料收集，材料鑒別、歸檔，還是在干部人事檔案查（借）閱，轉(zhuǎn)遞制度、保管、保密等方面執(zhí)行的不夠嚴(yán)格，存在許多漏洞。

2 造成這些問題的原因分析

1.單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的理解還停留在安全、保密、會(huì)分類、會(huì)鑒別即可的認(rèn)識(shí)，使之處于說起來重要，用起來需要，忙起來不要的地位。

2.單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)。由于種種原因，檔案人員有“三多”：一是不是專業(yè)檔案管理出生的多，專業(yè)知識(shí)不夠扎實(shí)；二是兼職的多，有的兼的職還很多，無形中分散了精力；三是沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)的多，業(yè)務(wù)上往往是師傅帶徒弟，難以發(fā)展與創(chuàng)新。

3.單位檔案管理制度的執(zhí)行有待進(jìn)一步提升。從收集制度看，渠道不夠暢通，材料歸檔時(shí)有拖沓，有些甚至無法彌補(bǔ)；從鑒別制度看，內(nèi)容不夠細(xì)致，有些材料如文憑有效性的認(rèn)定，制度往往滯后于現(xiàn)實(shí)或者問題不突出就沒有專門制度；從管理制度上看，要求與實(shí)際情況有一定脫節(jié)。這些都需要在今后檔案管理上認(rèn)真研究并切實(shí)加以解決。

3 解決問題的對(duì)策

1. 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。一是把好入口關(guān)。選配那些黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、甘于寂寞、不計(jì)名利、勤懇工作的同志從事人事檔案工作。二是定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)定期舉辦相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)班，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)上級(jí)文件，了解業(yè)務(wù)知識(shí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得，以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求。三是鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)，解決“半路出家”、專業(yè)性不強(qiáng)的問題。四是可以適當(dāng)傾斜政策，保證檔案管理人員合理的待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，最大限度地發(fā)揮干部人事檔案在黨的建設(shè)、發(fā)展經(jīng)濟(jì)和干部管理工作中的作用。

2.加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的督查指導(dǎo)。各單位分管領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把它列入議事日程，擺上重要位置，經(jīng)常檢查人事檔案管理人員的工作，根據(jù)其工作實(shí)績(jī)及時(shí)提出表?yè)P(yáng)、批評(píng)與建議，反饋群眾的意見和要求。上級(jí)業(yè)務(wù)部門要因地制宜地對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”的方式，組織他們到檔案管理先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，采取集中授課、座談交流、一對(duì)一輔導(dǎo)等方式，手把手地進(jìn)行傳、幫、帶，幫助他們提高業(yè)務(wù)水平。

3.加強(qiáng)干部人事檔案材料的收集、審查鑒別，確保干部人事檔案的完整、真實(shí)。一方面要完善各種規(guī)章制度。讓操作人員有章可循規(guī)范操作，按制度辦事。 建立檔案管理簿冊(cè)，及接收干部人事檔案材料登記簿、轉(zhuǎn)出干部人事檔案材料登記簿、銷毀干部人事檔案材料登記簿、復(fù)制干部檔案材料登記簿、缺少干部人事檔案材料登記簿。進(jìn)一步完善干部人事檔案材料收集的各項(xiàng)規(guī)章制度。另一方面要廣泛收集材料。屬于干部檔案的材料必須及時(shí)送交檔案室。對(duì)干部工資改革、職稱評(píng)定、干部任免、離退休、干部獎(jiǎng)懲、組織考核、民主評(píng)議等工作中形成的材料，要求及時(shí)遞送檔案室，做到全面、具體、及時(shí)、完整無誤。同時(shí)要加強(qiáng)干部人事檔案材料的審查鑒別，確保干部人事檔案的真實(shí)性。檔案人員平時(shí)要多注意業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的鑒別能力對(duì)收集來的材料要認(rèn)真校對(duì)、審核，把真實(shí)可靠的材料收入干部檔案。要有高度的事業(yè)心，強(qiáng)烈的責(zé)任感，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，在鑒別過程中要能明辨是非，要善于通過對(duì)比、分析、校對(duì)、核實(shí)，去偽存真、去粗存精，堅(jiān)決把那些虛假的材料拒之門外，努力維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性、完整性。

4.逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理信息化，提高干部人事檔案管理工作效率。社會(huì)不斷進(jìn)步，人事檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)、實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。這需要基層檔案管理部門不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，大大提高檔案管理工作的效率。

新時(shí)期加強(qiáng)干部人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，它是一項(xiàng)老課題但是需要新方法，所以就更需要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，不斷提高檔案工作的質(zhì)量，從而推進(jìn)基層干部人事檔案管理改革，管理好、利用好干部人事檔案，不斷開創(chuàng)人事檔案管理工作的新局面，促進(jìn)人才資源開發(fā)和促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)的全面發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介

黃威（1988-），男，漢族，湖北安陸，本科，助理館員，泰興市衛(wèi)生人才服務(wù)中心。endprint