高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作的若干問(wèn)題與建議

鄭莉

摘要：檔案的收集和歸檔是教學(xué)檔案管理工作的重要部分，也是基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，現(xiàn)今高校中教學(xué)檔案的收集和歸檔工作不系統(tǒng)、不規(guī)范，直接影響了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量，本文分析了高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作中存在的若干問(wèn)題，提出了加強(qiáng)高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作的一些建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；收集歸檔；問(wèn)題；建議

高校教學(xué)檔案是指高等學(xué)校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，直接反映了高校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，尤其隨著近年來(lái)畢業(yè)生就業(yè)方式發(fā)展多樣化，畢業(yè)生和就業(yè)單位借閱、利用教學(xué)檔案的數(shù)量逐年增加，因此做好教學(xué)檔案的收集與歸檔工作，保證教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性具有重要的意義，本文針對(duì)教學(xué)檔案收集與歸檔工作中存在的若干問(wèn)題提出一些具體措施和建議。

一、教學(xué)檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

教學(xué)檔案的歸檔范圍包括教學(xué)類文件材料和外事類文件材料，前者是在高校招生、課堂教學(xué)等活動(dòng)中形成的，主要產(chǎn)生于教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院、各二級(jí)學(xué)院等教學(xué)管理部門；后者是在國(guó)際交流活動(dòng)中形成的，例如教職工出國(guó)考察、學(xué)習(xí)進(jìn)修的申請(qǐng)材料，國(guó)際留學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生的入學(xué)材料等，主要產(chǎn)生于人事部門與二級(jí)學(xué)院。按規(guī)定高校教學(xué)檔案的歸檔時(shí)間為次學(xué)年6月底前，但是教學(xué)檔案數(shù)量龐大，種類繁多，涉及的歸檔部門眾多，想要按時(shí)歸檔困難重重，具體表現(xiàn)為以下四個(gè)方面：

（一）原始材料收集、保管不到位

高校教學(xué)檔案的歸檔時(shí)間一般規(guī)定在次學(xué)年的3月到6月底，采取定期集中收集的方式，教學(xué)檔案從產(chǎn)生到提交到檔案館通常間隔幾周到幾個(gè)月不等。在高校中，某些領(lǐng)導(dǎo)和部門對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在局限性，認(rèn)為檔案的收集就是到了時(shí)間交一交手頭上的材料，平時(shí)不注意收集文件，有價(jià)值的原始文件和廢紙混放，上級(jí)部門下發(fā)的文件遞交到領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人處理后就不知所蹤，到了歸檔時(shí)間又要在辦公室一大堆材料里面翻翻找找。另外由于歸檔部門對(duì)檔案的保管意識(shí)較弱，文件材料隨意放置，沒有安排專門的保管人員和存放地方，一旦遇到臺(tái)風(fēng)、暴雨等極端惡劣天氣或辦公室年久失修等情況很容易導(dǎo)致文件毀損。最為重要的是例如上級(jí)發(fā)文、外部單位來(lái)文、畢業(yè)生的答辯材料等文件材料一旦丟失或毀損是很難補(bǔ)齊的，即便能夠補(bǔ)齊也要耗費(fèi)大量的人力物力。

（二）歸檔部門內(nèi)部教學(xué)檔案轉(zhuǎn)接不規(guī)范

如教務(wù)處、學(xué)生處等職能部門專門配備有兼職檔案員，部門分配檔案管理任務(wù)作為日常工作之一，在遇到兼職檔案員變動(dòng)時(shí)也能夠做好教學(xué)檔案的移交工作。然而二級(jí)學(xué)院內(nèi)部事務(wù)繁多，學(xué)院的工作人員往往身兼數(shù)職，教學(xué)檔案的管理沒有明確的分工，兼職檔案員更換頻繁，這就可能會(huì)出現(xiàn)教學(xué)檔案的收集是一個(gè)人，保管是另一個(gè)人，而最終將檔案歸檔到檔案館的又是不同的人。同時(shí)教學(xué)檔案的轉(zhuǎn)接也沒有相應(yīng)的程序規(guī)定，只要把文件材料一轉(zhuǎn)手就算完成檔案移交了，接收人也不會(huì)核查，這樣的情況下如果教學(xué)檔案出現(xiàn)遺漏、毀損等情況很難第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，往往都是檔案館接收檔案后在做整理、鑒定時(shí)才能發(fā)現(xiàn)，這時(shí)候想要補(bǔ)救已經(jīng)晚了，也不能確定是在哪個(gè)階段出現(xiàn)問(wèn)題，學(xué)院難以確定責(zé)任人，最終只能不了了之。

（三）歸檔工作效率低下

檔案的收集工作主要是由歸檔部門的兼職檔案員在部門內(nèi)完成，然后在歸檔時(shí)間內(nèi)將收集的教學(xué)檔案歸檔至檔案館，但是由于目前高校兼職檔案員制度不完善，導(dǎo)致檔案館與歸檔部門對(duì)接十分困難，主要存在以下兩種情況：一種情況是歸檔部門未配備兼職檔案員，到了歸檔時(shí)間才臨時(shí)抓一個(gè)工作人員來(lái)收集材料，這類情況在二級(jí)學(xué)院中尤為常見，教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員甚至任課老師都可能成為臨時(shí)的兼職檔案員，且更換頻繁毫無(wú)規(guī)律，更有甚者檔案館的歸檔通知無(wú)人理會(huì)只能由檔案館到學(xué)院追討材料；另一種情況是歸檔部門配備有多個(gè)兼職檔案員，各自獨(dú)立工作，分別與檔案館對(duì)接，這類情況主要存在于教務(wù)處、學(xué)生處、研究生部等高校職能部門。職能部門往往分工較細(xì)，一個(gè)部門需歸檔的幾類文件材料分別由幾個(gè)工作人員保管，到了歸檔時(shí)間分別提交至檔案館。最直接的結(jié)果就是部門歸檔情況混亂，一個(gè)部門部分材料已歸檔，另一部分材料尚未歸檔，檔案館收集一個(gè)部門的檔案需分別與多個(gè)兼職檔案員核對(duì)，工作量增加幾倍，并且記錄混亂容易出現(xiàn)錯(cuò)漏。

（四）缺乏監(jiān)督和追責(zé)制度

高校中各部門歸檔工作的完成情況往往大不相同，有些部門能夠每年按時(shí)完成歸檔工作并且保證文件整齊、分類清晰，有些部門平時(shí)不注意收集和保管原始的文件材料導(dǎo)致需歸檔的教學(xué)檔案缺失，更有個(gè)別部門超過(guò)歸檔時(shí)間不歸檔教學(xué)檔案，有些甚至幾年不做歸檔工作，即便檔案館專職檔案員到部門催促也是敷衍了事。歸根結(jié)底是因?yàn)槿狈?duì)歸檔部門的監(jiān)督和追責(zé)制度，目前高校大多僅對(duì)教學(xué)檔案的歸檔時(shí)間、范圍和要求做了明文規(guī)定，卻忽略了違反歸檔規(guī)定的救濟(jì)措施和懲罰制度，即使出現(xiàn)檔案沒有及時(shí)歸檔，歸檔的文件材料有遺漏、的情況，也不會(huì)追究任何人員的責(zé)任，部門的兼職檔案員難免產(chǎn)生懈怠情緒。

二、加強(qiáng)教學(xué)檔案收集與歸檔工作的建議

（一）完善兼職檔案員制度

兼職檔案員是教學(xué)檔案收集與歸檔工作的主體，要做好教學(xué)檔案的收集與歸檔工作首先要建立一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊(duì)伍，各歸檔部門需配備至少一個(gè)以上的兼職檔案員分管各類歸檔材料的收集和保管，同時(shí)確定其中一個(gè)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門所有教學(xué)檔案的歸檔，與檔案館對(duì)接歸檔事宜；其次，制定兼職檔案員的崗位工作職責(zé)，保證文件材料的及時(shí)收集和妥善保管；再次，兼職檔案員變動(dòng)須做好教學(xué)檔案移交工作并做好書面記錄，接收方有核查接收的教學(xué)檔案的義務(wù)；最后，定期組織兼職檔案員開展檔案知識(shí)宣傳和培訓(xùn)，例如每年歸檔工作開始前開展專業(yè)培訓(xùn)，在國(guó)際檔案日開展檔案知識(shí)宣傳等。

（二）加強(qiáng)檔案館與歸檔部門的溝通協(xié)作

從教學(xué)檔案的形成、收集、整理到向檔案館歸檔是一個(gè)不間斷的過(guò)程，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題必然會(huì)影響到教學(xué)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，想要做好教學(xué)檔案的收集歸檔工作，檔案館與歸檔部門必須建立一個(gè)有效的溝通機(jī)制，保持緊密聯(lián)系。近年來(lái)由于高校不斷擴(kuò)招、教學(xué)管理信息化等原因?qū)е陆虒W(xué)檔案的種類和數(shù)量大量增加，教學(xué)檔案的歸檔范圍不能死板的完全按照高校制定的歸檔工作條例，有價(jià)值的新增文件都需要收集，兼職檔案員在收集檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有新的文件種類無(wú)法判定是否需歸檔的應(yīng)聯(lián)系檔案館確定。兼職檔案員做好教學(xué)檔案的收集工作之后，應(yīng)在檔案館專職檔案員的指導(dǎo)下對(duì)檔案做簡(jiǎn)單的分類整理，一旦發(fā)現(xiàn)收集的教學(xué)檔案缺損或者在保管中出現(xiàn)任何問(wèn)題，兼職檔案員應(yīng)及時(shí)與檔案館聯(lián)系解決。在歸檔時(shí)間內(nèi)，兼職檔案員應(yīng)向檔案館歸檔本部門的全部教學(xué)檔案，并附有檔案清單，若有部分檔案因工作等原因無(wú)法及時(shí)歸檔的應(yīng)當(dāng)在清單下備注。

（三）制定監(jiān)督追責(zé)制度，保證教學(xué)檔案按時(shí)歸檔

每年專職檔案員應(yīng)做好部門歸檔工作記錄，在歸檔時(shí)間截止前兩周通知未歸檔部門，在歸檔時(shí)間截止后仍未歸檔的部門每月向其發(fā)一次通知，三次通知后無(wú)正當(dāng)理由仍不歸檔教學(xué)檔案的，專職檔案員應(yīng)將未歸檔記錄連同與歸檔部門的溝通過(guò)程做成書面文件上交檔案館領(lǐng)導(dǎo)，由檔案館領(lǐng)導(dǎo)直接與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通。同時(shí)學(xué)校應(yīng)將檔案管理工作作為年度部門工作考核的一項(xiàng)內(nèi)容，教學(xué)檔案因故缺失、毀損或未按時(shí)歸檔作為部門考核的一個(gè)扣分項(xiàng)。

三、結(jié)語(yǔ)

想要加強(qiáng)高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作，保證高校教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性必須從思想上、制度上解決問(wèn)題，一方面加大宣傳，提高相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，保證檔案收集與歸檔工作的順利進(jìn)行，另一方面完善制度，注重制度的落實(shí)與監(jiān)督，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]付文偉，劉麗.穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍及發(fā)揮其作用的對(duì)策[J].黑龍江檔案，2008（3）.

[2]林紀(jì)華.高等學(xué)校教學(xué)檔案管理工作思考[J].內(nèi)蒙占民族大學(xué)學(xué)報(bào)，2011（1）.

[3]王冬梅.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].科技視界，2014（3）.

[4]付長(zhǎng)纓.高等教育信息化視域下高校教學(xué)檔案的建設(shè)與開發(fā)利用[J].山西檔案，2015（06）.

（作者單位：上海海事大學(xué)）