精細化人事檔案管理的必要性分析

李春晨

摘 要：對于所有單位而言，人事檔案管理是對單位人力資源管理有很大的影響，人事檔案管理工作有助于單位人力資源管理水平和質量的提高。信息化時代的到來更加要求單位在人事檔案管理方面要精細化，鑒于此本文主要闡述和分析了精細化人事檔案管理的必要性和重要性。

關鍵詞：人事檔案；精細化管理；必要性

一、引言

科學是第一生產力，而人力資源又是企事業單位在激烈的市場競爭中生存和競爭的關鍵，因此人才智慧的凝聚是提高技術水平和生產力的核心。在互聯網信息時代，知識的力量更是促進和發展生產力的重要內容，那么對于人才的管理就和人事檔案管理密切的聯系在一起了。人才的有效管理實際上是對知識和技能的有效管理，進而傳統的人事檔案管理模式被現代人力資源管理逐步替代。所謂人事檔案就是真實記錄了單位人力資源中個體的工作實踐經歷和經驗積累，有效的保存了人才在學習經歷、學歷、工作經歷及其他實踐活動，并借此反映了人才綜合性經歷的過程和結果，因此認識檔案是重要的人才信息資源。隨著現代人事制度改革的推進，各個企事業單位的生存和發展和人才緊密的聯系在一起，企事業單位的競爭力和人才的管理有效的結合在一起。那么在這種形勢下，對于人事檔案的精細化管理就顯得十分有必要了，通過人事檔案信息的精細化管理，企事業單位可以有機的梳理人才信息，根據人才的數量、技能及知識水平進行合理科學的崗位配置，使得他們能在合適的崗位上充分發揮自己的聰明才智，同時也增強人才在崗位上的工作成就感和自豪感，進而增強他們的工作主動性和積極性，為企事業單位的發展起到積極的推動作用。

二、精細化管理在人事檔案管理中的必要性

精細化管理在人事檔案的管理中的必要性是顯而易見的。通過精細化人事管理，單位在管理理念和思想上提高對人才的重視程度，以合理的人才配置來提高單位的工作效率和質量，最關鍵的是提高了人才檔案管理的合理性和有效性。另外，精細化人事檔案管理可以加強檔案管理的科學性，尤其是人才資料的收集更加專業化和規范化，使得人才信息資源的客觀性和可信度得以提升。傳統的認識檔案管理中常見的資料信息不全，人事信息完整度不高，而且數據更新不及時的現象都要借助于精細化管理得以糾正和改善。隨著互聯網的普及，信息化管理深入到各個單位的管理中，人事檔案管理也要以信息化管理為主，提高人事檔案管理的準確性和完整性，使得管理工作更加高效。

三、精細化管理在人事檔案管理中的作用

精細化管理在人事檔案管理中的作用是顯而易見的，并且對人事檔案管理起到很重要的作用。具體如下：

（一）體現人事檔案管理的科學性

精細化管理在人事檔案管理中首先起到了風向標作用，呈現出企事業單位在人事檔案管理方面的科學性和合理性。人事檔案全面客觀的反應了人才學習及工作經歷的信息，同時也反映了人才的綜合素質，這些人才信息是單位用人時的關鍵點。單位根據人事檔案中的信息進行人才崗位的合理調配，體現了單位對人才資源的有效配置，對單位的日常工作管理起到了風向標的作用。人事崗位的變動體現了根據人才能力進行的合理配置，這對員工的工作積極性和上進心起到了積極的刺激作用。同時人事檔案中也完整的記錄了員工的教育經歷、工作經歷、職稱評定及崗位變遷信息，這也為單位考核和評價員工提供了重要的依據，以便根據人才能力及技能更好的分配人力資源。

（二）有效激勵人才的作用

人事檔案管理在企事業單位的發展中起到了較好的橋梁作用，可以說人才檔案管理不僅反映了單位的用人標準，也反映了單位對人才的重視程度。恰當合理的人才資源配置能有效的激勵員工工作的積極性和主動性，有利于增強員工的心理歸屬感，對單位的忠誠度也會增加。精細化人事檔案管理就是對每一個員工的人事信息進行有效分析，對每一位員工的工作能力和技能進行有效評估，對他們的能力及工作績效做出一個公正客觀的評價，然后根據這些人事信息進行崗位的調整，尤其是適合員工工作能力的崗位升遷。這些都是激勵員工對單位有信心，安心工作的基礎。因此精細化的認識檔案管理可以幫助單位進行人力資源的有效利用，以橋梁的作用為單位的日常管理添磚加瓦。

（三）考核決策作用

任何單位的認識檔案信息包含了員工的專業經歷、技術水平、工作能力及職位變遷等信息。對于員工的考核和崗位變化而言起到了有效的決策作用。通過對人事檔案的考察分析，單位對員工的基本信息就會有所了解，而精細化管理則能更加客觀公正深層次的分析每一位員工的能力和知識水平，進而對他們未來職業發展起到積極的考核和決策作用。

四、結束語

人事檔案管理是單位人事管理中一項必不可少的科學而規范的管理內容，因此人事檔案管理要逐步趨向于精細化管理，這樣才能使得人事檔案信息的可靠性和可信度得以提升，給單位的崗位設定、人事變遷、績效考核等提供準確的信息。精細化人事檔案管理力求做到科學化、規范化、日常化和制度化，并且以信息化建設積極結合起來，有效促進人事檔案管理的先進性。

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